Online Reputatiemanager

Functie­omschrijving

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Dienstverlenen één vacature voor de functie van Online Reputatiemanager (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S11). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een overeenkomst voor onbepaalde tijd.

Binnen de afdeling Communicatie werkt de Nieuwsredactie aan de zichtbaarheid van het belangrijke werk dat de IND op veel vlakken verricht. De Nieuwsredactie bestaat uit circa 25 professionals die zich met de in- en externe corporate communicatie bezighouden.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen in Nederland studeren of werken, bieden hier hun kennis aan, of willen Nederlander worden. De IND beoordeelt deze verzoeken. Dat doen we zorgvuldig. En we zorgen voor een mensgerichte aanpak. Daarbij zorgen we er onder andere voor dat de informatie via onze digitale diensten toegankelijk en gebruiksvriendelijk is.

Als Online Reputatiemanager heb je een rol die tweeledig is: de buitenwereld naar binnen halen én hierop reageren. Je bewaakt de reputatie van de IND door op het juiste moment met de juiste reactie te komen. En door signalen van buiten naar binnen te brengen, en daarmee bij te dragen aan daadwerkelijke oplossingen. Je doet dit vanuit betrokkenheid en deskundigheid, met de nodige creativiteit en charme waardoor je voor iedereen een gesprekspartner kunt zijn.

Wat ga je doen?

Je bent de eerste die het ziet als er op berichten van de IND gereageerd wordt of als we genoemd worden op social kanalen. Je volgt waar de gesprekken online over gaan, en filtert daaruit wat relevant is voor de IND. Je brengt deze inzichten de organisatie in, vertaalt dit naar acties en bepaalt waar antwoord op nodig is en welk antwoord gewenst is.

Je helpt ons daarna om snel de juiste antwoorden te formuleren, af te stemmen en te plaatsen. Als het gaat om inhoudelijk berichten duik je de organisatie in om antwoorden te achterhalen. Bij reputatiegevoelige berichtgeving werk je nauw samen met de woordvoerders om tot een passende reactie te komen. Jij bent daarbij degene die let op de snelheid en toon die past bij het social kanaal. Je speelt daarmee een cruciale rol in het onderhouden van een positieve online aanwezigheid van de IND en draagt bij aan het open karakter van onze organisatie. Op die manier werk je actief aan bescherming van de reputatie van de IND.

Je signaleert trends in de thema’s en vraagstukken die online spelen rond de IND. Je komt met suggesties om content te produceren die aansluit bij wat er in de buitenwereld speelt. Samen met collega’s van de Nieuwsredactie maak je deze content en je monitort hoe onze berichtgeving ontvangen wordt door het publiek, wat onze volgers van ons verwachten en hoe we daar nog beter op in kunnen spelen.

Samen met de omgevingsanalist werk je aan een overall analyse van wat er speelt in de buitenwereld. Je vertaalt jouw analyses naar een vorm die past bij de dagelijkse omgevingsbeelden, zodat de ontwikkelingen op social kanalen daarin meegenomen kunnen worden.

Je komt te werken in het social mediateam dat op dit moment bestaat uit een coördinator en een content creator. Je bent een spin in het web binnen de Nieuwsredactie, want in jouw functie werk je intensief samen met de omgevingsanalist, content creators, content regisseurs, redacteuren en de woordvoerders. Daarnaast werk je samen met communicatieadviseurs om antwoorden uit de organisatie te halen, en om de buitenwereld naar binnen te brengen bij de verschillende directies.

Concreet betekent dat:

• Het monitoren van onze corporate social media kanalen (X, LinkedIn, YouTube, Facebook, Instagram, Threads en Bluesky) om vragen en opmerkingen van het publiek tijdig te signaleren en te beantwoorden;
• Het beantwoorden van reputatiegevoelige vragen en verzoeken van het publiek op een professionele, informatieve, en empathische manier, na afstemming met betrokken collega’s en woordvoering;
• Het optimaal ingericht houden van dashboards en rapporten in Obi4One/Spottler;
• Het verder brengen van signalen online in de organisatie, en collega’s stimuleren en helpen om dit inhoudelijk op te pakken;
• Het bijhouden van statistieken en rapporten over de online interacties om inzicht te krijgen in de behoeften en zorgen van het publiek;
• Rapportages maken waarin het online sentiment over de IND zichtbaar wordt, en die vertaalt kunnen worden naar het dagelijkse omgevingsbeeld;
• Proactief voorstellen doen voor content die past bij de behoefte van onze volgers en het algemeen publiek, en meewerken aan het maken van die content;
• Bredere inzetbaarheid in het social team, zodat achtervang altijd geregeld is.

Functie-eisen

Herken jij jezelf hierin?

We zijn op zoek naar een collega die de buitenwereld binnen brengt én de organisatie helpt om mee te praten met het gesprek dat buiten gaande is. Jij bent proactief en een aanpakker. Wat je signaleert vertaal je snel en soepel naar interne taal zodat de organisatie je begrijpt. Andersom ben je ook in staat om beleidsmatige, juridische teksten te vertalen naar begrijpelijke berichten voor een brede doelgroep.

Je bent een nieuwsjunkie en je houdt ervan om de actuele gesprekken en ontwikkelingen te volgen op de socials. Je kunt goed overweg met monitoringtools, en Obi4One heeft voor jou geen geheimen. De rapportages die je maakt laten niet alleen de cijfermatige statistieken zien, maar geven ook duiding aan de inhoud van de gesprekken. Je maakt ook de vertaalslag naar wat dit betekent voor de IND. Je bent taalvaardig en kunt de organisatie op enthousiaste wijze meenemen in je werk. Je ziet het als een missie om de organisatie te inspireren met wat er buiten de muren van de IND over ons en ons werkveld gezegd wordt. En om namens de IND deel te nemen aan die gesprekken.

• Een afgeronde relevante opleiding op minimaal HBO-niveau, bijvoorbeeld communicatie, woordvoering, journalistiek, of een vergelijkbaar vakgebied;
• Minimaal 3 jaar ervaring met social media beheer en webcare;
• Werkervaring als webcarespecialist bij een (Rijks)overheidsorganisatie;
• Aantoonbare ervaring en kennis van tools zoals Obi4wan;
• Uitstekende schriftelijke communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels;
• Empathisch vermogen en in staat zijn om diplomatiek en respectvol met diverse doelgroepen om te gaan;
• Politieke- en bestuurlijke sensitiviteit;
• Stressbestendig en het vermogen om snel en effectief te reageren op (dringende) situaties;
• Naast dat je nieuwsgierig en leergierig bent, ben je ook een teamspeler en vind je het leuk om met verschillende disciplines samen te werken.

Competenties

• Analytisch;
• Organisatiesensitief;
• Resultaatgericht;
• Proactief;
• Creatief;
• Flexibel.