Bestuurssecretaresse (0,8 fte)

Onze organisatie

Toekomst maken doen we samen. Met zo’n 39.000 studenten en ruim 4.200 docenten, onderzoekers en medewerkers vormen we een kennisinstelling van toekomstmakers. Met ons onderwijs en onderzoek leiden we studenten op voor de banen van vandaag en morgen en geven we samen met het werkveld vorm aan praktijkgerichte oplossingen voor grote maatschappelijke vraagstukken. 🎓

Het team

Als team ondersteunen jullie het College van Bestuur (CvB) dat bij Hogeschool Rotterdam uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden. Je focus als bestuurssecretaresse ligt bij de ondersteuning van één van de leden, maar je werkt ook voor het college als geheel en voor de bestuurssecretarissen met wie je, samen met twee andere bestuurssecretaresses één team vormt. Samen ontzorgen en adviseren jullie het CvB, zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de hogeschool.

Ter uitbreiding van het team zijn wij op zoek naar een bestuurssecretaresse. In deze veelzijdige en uitdagende functie ben jij de spin in het web. Lees je dit en word je er enthousiast van, dan nodigen we je van harte uit te solliciteren.

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaresse ben jij verantwoordelijk voor het agenda- en mailboxbeheer van het bestuurslid/de bestuursleden. Ook verzorg jij de uitvoering van de administratieve en secretariële ondersteuning voor het CvB en de bestuurssecretarissen. Je zorgt dat deelnemers aan vergaderingen hun stukken tijdig ontvangen, draagt zorg voor correspondentie, beantwoordt e-mail, en doet tekstvoorstellen voor berichtgeving en brieven of redigeert deze. Als bestuurssecretaresse ben jij het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van het CvB (telefonisch, per mail en bezoekers). Kortom, jij bent het visitekaartje van het CvB!

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opstellen van jaarplanningen voor diverse vergaderingen en bijeenkomsten. Je maakt hierover afspraken met alle belanghebbenden, zowel intern als extern. Ook werk jij samen met de bestuurssecretarissen bij het voorbereiden, notuleren en afronden van overleggen, denk hierbij aan de CvB vergaderingen, directeuren- en bilaterale overleggen en de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Tot slot denk je mee over project- en procesondersteuning waarbij je de administratieve en secretariële werkzaamheden voor het CvB evalueert om vervolgens verbetervoorstellen te doen.

Ben jij wie we zoeken?

Jij bent proactief ingesteld en denkt in jouw werk een aantal stappen vooruit. Servicegericht werken past bij jou en je haalt er voldoening uit om degene waarvoor je werkt optimaal te ontzorgen. In je werk heb je oog voor detail, je legt snel verbanden en je hebt een praktisch ingestelde werkhouding waarbij je hoofd- en bijzaken goed van elkaar weet te onderscheiden. Daar waar je naaste collega's hulp nodig hebben, spring jij bij. Je bent gewend en krijgt er energie van om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken en deinst niet terug voor wat reuring en tempo.

Ook beschik jij over:

• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse en/of executive assistent in een grote organisatie waarbij de directeur of bestuurder eindverantwoordelijkheid droeg;
• Theoretische en praktische kennis van administratieve processen;
• Uitstekende beheersing van de verschillende programma’s van Office 365 en MS Teams en hebt ervaring met systemen zoals Ibabs en Unit4. Ook ben je handig in het je eigen maken van systemen die je nog niet kent;
• HBO werk- en denkniveau en dit is aantoonbaar in een relevante opleiding en relevante werkervaring;
• Sterke communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk. Je pakt gemakkelijk de telefoon om zaken te regelen, maar je kunt je ook goed schriftelijk uitdrukken. Hierbij communiceer je net zo gemakkelijk met directeuren, stagiaires, je teamleden, het CvB als met collega’s in de rest van de organisatie en met externen.

Wat bieden we jou?

• Een tijdelijk contract voor 1 jaar (D4 cao hbo);
• Het salaris is gebaseerd op schaal 9; minimaal € 3.609,94 en maximaal € 4.909,21 bruto per maand bij een volledig dienstverband. Inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring;
• Een dienstverband voor 32 uur per week;
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
• 9 weken vakantie op basis van 1 FTE bij een fulltime dienstverband;
• 45 duurzame inzetbaarheidsuren bij een fulltime dienstverband. Er is volop gelegenheid een goede balans tussen werk en privé te vinden.
• Uitstekende scholings- en ontwikkelmogelijkheden;
• Een mooie werkplek in een dynamische werkomgeving, deze functie is niet op afstand in te vullen;
• Aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP.

Is dit je droombaan?

Spreekt de omschrijving van deze functie je aan? En herken je je zelf in de taken en werkzaamheden? Dan gaan we graag met je in gesprek! We kijken uit naar je sollicitatie en wensen je veel succes! De sluitingsdatum is 6 maart 2025.

Delen is sportief

Ken je iemand die zeker warmloopt voor deze vacature? Geef het door.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.