Beleidsmedewerker Strategie

Wat ga je allemaal doen?

In de functie beleidsmedewerker bij de directie Strategie en Onderzoek (S&O) ligt het accent de komende tijd voornamelijk op de taken van een directiesecretaris. De directie Strategie en Onderzoek is een relatief nieuwe directie binnen de organisatie van de Nationale ombudsman en we kunnen de ondersteuning in de vorm van de rol van directiesecretaris goed gebruiken bij de verdere professionalisering en ontwikkeling van de directie.

Je werkt ondersteunend aan het MT van de directie S&O, voert werkzaamheden uit rond (beleids-) projecten binnen de directie en helpt bij het organiseren van in- en externe activiteiten van de directie. Denk hierbij aan werkzaamheden rondom het opstellen van het jaarplan van de directie en het jaarverslag van de organisatie.

Samen met het hoofd van de afdeling Strategie en de directeur S&O zal jouw precieze takenpakket de komende tijd worden vormgegeven.

Al met al een dynamische functie waarin je gevraagd wordt om veel verschillende werkzaamheden op te pakken en waarin je gevraagd wordt om zelf werkzaamheden te signaleren en deze op te pakken of een voorstel te doen over hoe de werkzaamheden efficiënt kunnen worden belegd.

Dit betekent dat je goed op de hoogte bent van wat er speelt binnen de directie én de rest van de organisatie.

Als beleidsmedewerker in deze rol zien we in ieder geval de volgende taken en werkzaamheden:

• Je ondersteunt het MT Strategie & Onderzoek bij een breed scala van werkzaamheden, zoals het voorbereiden van wekelijkse MT-vergaderingen, inclusief het verzamelen en controleren van vergaderstukken in samenwerking met het secretariaat.
• Je helpt mee bij het organiseren van diverse in- en externe activiteiten.
• Je coördineert de interne communicatie en samenwerking binnen de directie.
• Je ondersteunt de directeur in het sturen op en rapporteren over het jaarplan en de planning & control cyclus.
• Je bent contactpersoon voor verschillende (werk-)processen van de directie S&O. Denk hierbij aan processen rondom de informatievoorziening, signalering, de Woo en AVG.
• Je ondersteunt het MT van S&O in het voorbereiden van de overleggen met ambtsdragers en de Algemeen directeur.

De directie Strategie en Onderzoek is een dynamische directie. Je wordt voor uiteenlopende vragen van collega's binnen en buiten de directie benaderd. Je signaleert en coördineert actief bij vraagstukken vanuit de organisatie. De onderwerpen variëren van vakinhoudelijke tot organisatie brede zaken. Waar mogelijk beantwoord je zelf de vragen, zet je de vragen uit bij de juiste collega's op de afdeling of adviseer je over de te nemen vervolgstap op zo'n manier dat de MT leden snelle besluiten kunnen nemen.

In deze functie ben je de linking pin tussen de afdelingen van de directie en tussen de directie S&O en de andere directies. Je speelt een rol bij de implementatie en ontwikkeling van organisatie brede processen en projecten en je treedt daarvoor op als contactpersoon. Hierbij kun je denken aan data gedreven werken of het signaleringsproces. Deze werkzaamheden zijn deels te plannen maar ook vaak ad hoc.

We verwachten dat jij houdt van afwisseling en hier op een flexibele manier mee om kan gaan. Je vindt het leuk om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden.

Functie-eisen

Wat heb je hiervoor nodig?

• Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
• Je hebt werkervaring in een vergelijkbare rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving;
• Je bent gewend om (snel) te kunnen schakelen tussen verschillende soorten werkzaamheden.
• Je vindt het leuk om de verantwoordelijkheid voor bepaalde organisatieontwikkelingstrajecten op je te nemen en samen met collega's hierin stappen te maken.
• Je bent in staat om overzicht te houden over de activiteiten uit het jaarplan en kunt indien nodig het MT S&O hierin adviseren en scherp houden.
• Je bent in staat om in de hoeveelheid van taken te prioriteren en daarin hoofd van bijzaken te onderscheiden, bovendien ben je flexibel zodat je makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden
• Je hebt een vlotte pen en bent in staat om adviezen te schrijven op basis waarvan het MT S&O besluiten kan nemen.

Daarnaast verwachten we dat je de volgende competenties meebrengt:

• Samenwerken: Heeft interesse in andermans werk of situatie en wisselt actief kennis, informatie en ideeën uit met anderen.
• Zelfontwikkeling en anticiperen: Werkt zich snel in een nieuwe materie of een werksituatie in. Weet wat anderen nodig hebben en ziet waar werk ligt, wat anderen nodig hebben (pro actief en zelf startend).
• Flexibiliteit: Escaleert wanneer dat nodig is en weet een goede prioritering aan te brengen als dat nodig is.
• Klantgericht: Onderzoekt de wensen en belangen van de opdrachtgever/leidinggevende. klant / opdrachtgever. Durft kritisch te zijn en denkt proactief mee met de leidinggevende en dir S&O.
• Netwerken: Onderhoudt contacten met de juiste personen binnen en buiten de organisatie. Benadert de juiste mensen voor medewerking en informatie. Is herkenbaar binnen en buiten de organisatie (profilering).
• Plannen en organiseren: creëert overzicht en kan werkzaamheden goed in de tijd wegzetten. Kan anderen meenemen in die planning en aan de planning houden.
• Organisatiesensitiviteit: heeft begrip van hoe een organisatie werkt en op welke manier resultaten vlot kunnen worden bereikt.
• Analyseren: is in staat om vraagstukken snel te doorgronden en welke stakeholders betrokken moeten worden om resultaten te behalen.