Directiesecretaresse

Directiesecretaresses zijn echte alleskunners. Jij bent als zeer ervaren directiesecretaresse dé rechterhand van een van onze directeuren en helpt haar om onder optimale omstandigheden te kunnen acteren. Jij ondersteunt en ontzorgt, dat vind je leuk én daar ben je een ster in. Voor onze directeur ben je daarom goud waard. WAT GA JE DOEN?

Als directiesecretaresse draag jij met jouw kennis en ervaring bij aan het ontzorgen van onze directeur. De agenda’s zijn complex, de dynamiek in deze functie is groot en deadlines zijn er altijd.

Ben je benieuwd wat er op een gemiddelde werkdag op jouw to-do lijst staat? Denk dan bijvoorbeeld aan het (complexe) agendabeheer van de directeur, het beheren van de stukkenstroom in iBabs en Digijust, de organisatie van werkbezoeken, het voorbereiden en notuleren van diverse overleggen, het opvolgen van de actie- en besluitenlijst maar ook aan het reserveren van in- en externe vergaderruimtes en hotelovernachtingen.

Je werkt samen met een buddy, zodat de directeur iedere dag van de week ondersteuning heeft. Jij werkt waarschijnlijk op dinsdag, donderdag en vrijdag.

• Wij stellen een aantal vragen om je beter te leren kennen. Je hoeft dus geen sollicitatiebrief te schrijven.
• Het kennismakingsgesprek is op donderdag 16 januari en het 2de gesprek op maandag 20 januari.

Wat lezen we op jouw CV?

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau.
• Jij hebt aantoonbaar meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke rol.
• Je beschikt over goede kennis van MS-Office, met name in het werken met Excel, Word en Outlook.
• Ervaring met iBabs en Digijust is een pré.

Waarmee maak jij het verschil?

• Je bent stressbestendig en beschikt over een dienstverlenende instelling.
• In houding en gedrag geef je het goede voorbeeld. Je bent laagdrempelig benaderbaar, tactisch en integer omdat je in een politiek-bestuurlijk gevoelige omgeving werkt.
• Je werkt accuraat en bent in staat om op efficiënte wijze problemen op te lossen.
• Naast zelfstandig werken ben je ook een teamspeler, want op de afdeling vervang je elkaar bij afwezigheid.
• Je ben in staat de juiste prioriteiten te stellen en kunt goed omgaan met uiteenlopende belangen.

WAT BIEDEN WIJ?

• Hybride werken: Hybride werken is het uitgangspunt. Voor deze functie is de agenda van de directeur leidend en ook voor teambijeenkomsten (dinsdagochtend) ben je op kantoor. Voor het overige kun je zelf jouw werklocatie bepalen.
• Informele cultuur en inclusieve werkomgeving - Een gedreven en behulpzaam team met korte lijntjes naar leidinggevenden en/of directie. Een rode draad uit gesprekken met nieuwe collega's is dat iedereen zeer behulpzaam is om elkaar te helpen.
• Persoonlijke ontwikkeling- De mogelijkheid om te werken aan je eigen talent, persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling, met oog voor de mens, vinden we bij Justid vanzelfsprekend.
• Maatschappelijke opgave - Samen en in verbinding werken we met vele ketenpartners in het Justitie en Veiligheidsdomein aan een veilige samenleving.

• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• We beginnen met een arbeidsovereenkomst voor een jaar. Bij ongewijzigde omstandigheden en gebleken geschiktheid wordt deze omgezet in onbepaalde tijd.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig.
• Bij Justid is de voertaal Nederlands.
• Een social media onderzoek kan plaatsvinden.
• Een assessment of casus kan deel uitmaken van de procedure.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het (directie)secretariaat valt onder de afdeling stafbureau, waar ook de teams HRM, communicatie, huisvesting en facilitair onder vallen. Het directiesecretariaat bestaat uit zeven directiesecretaresses en het secretariaat uit drie secretaresses. Er is een goede samenwerking tussen beide secretariaten, we weten elkaar te vinden en zijn er op gericht om ieders kwaliteiten te versterken. Met plezier dagen we elkaar uit om alles steeds slimmer en beter te doen. Er is een hoge verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en continuïteit van de diensten. Het team is gedreven en behulpzaam waarbij de lijntjes met de leidinggevenden en/of directie kort zijn.

JUSTID.

Meer dan ooit vraagt de samenleving om betrouwbare informatie en slimme (ICT) oplossingen om Nederland veilig en rechtvaardig te houden.

Justid is dé specialist op het gebied van het ontvangen, verzamelen, verwerken, verrijken, bewaren en verspreiden van strikt vertrouwelijke digitale informatie. We zorgen dat onze partners in met name de strafrecht- migratie- en jeugdketen beschikken over cruciale informatie, op het juiste moment. Daartoe zetten we onze kennis in en werken we dagelijks met grote hoeveelheden data en slimme IT-oplossingen. Het zorgen voor een juiste informatiepositie is immers heel belangrijk. Denk aan informatie over een strafverleden, de geldigheid van een verblijfsvergunning of om slachtoffers van misdrijven te kunnen informeren.

Met onze ruim 500 professionals in Almelo, Zutphen, Leeuwarden, Den Haag of thuis, werken we aan producten met innovatieve tools en technieken, vanuit deskundigheid en vakmanschap. Zo is ons voortbrengingsproces agile ingericht en werken we continue aan verbetering van onze diensten.

Als jij geniet van grote hoeveelheden data en innovatieve IT-technieken en vraagstukken en dit wil combineren met een goede en behulpzame werksfeer, dan kom je hier zeker tot je recht.

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Rianda Geerdink vacatures@justid.nl

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

HRM vacatures@justid.nl