Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad

De Ambtelijk Secretaris vervult een ondersteunende en adviserende rol binnen de Ondernemingsraad. Het doel van deze functie is om de OR te ondersteunen bij zowel de organisatorische en administratieve processen als de inhoudelijke werkzaamheden. Dankzij jouw inzet verlopen OR-werkzaamheden efficiënt en zorg je voor een effectieve communicatie.

Wat ga je doen?

Het takenpakket is onderverdeeld in volgende aandachtsgebieden: Secretariële en organisatorische ondersteuning.

• Voorbereiden en plannen van OR-vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het organiseren van vergaderlocaties en -faciliteiten.
• Opstellen, redigeren en verspreiden van vergaderstukken, agenda’s, notulen en actielijsten.
• Zorgdragen voor een gestructureerde en toegankelijke administratie van OR-documenten, verslagen en andere relevante stukken.
• Bewaken van deadlines, actiepunten, gemaakte afspraken en besluiten.
• Bijdragen aan het totstandkoming van het jaarverslag.

• Bewaken van de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende de medezeggenschap.
• Signaleren van relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving omtrent medezeggenschap (bijv. WOR), en hierover informeren en adviseren aan de OR.
• Ondersteunen van de OR bij de inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en het formuleren van adviezen, besluiten en initiatiefvoorstellen.
• Initiëren en doen van voorstellen m.b.t. het beleidsplan, het jaarwerkplan en de strategie van de OR.
• Bijdragen aan het proces van besluitvorming door het aanleveren van relevante en actuele informatie en analyses over organisatie- en personeelsbeleid.
• Adviseren over en bewaken van de naleving van de WOR en interne procedures van de OR.

• Zorgdragen voor de naleving van procedures en het tijdig opvolgen van besluiten en afspraken binnen de OR.
• Voorbereiden van vorming en scholing van leden van de OR en het inwerken van nieuwe OR leden.
• Ondersteunen van de OR bij de voorbereiding en organisatie van de verkiezingen, je bent de secretaris van de verkiezingswerkgroep.
• Optreden als contactpersoon tussen OR en achterban.

• Creëren en beheren van content over de OR-activiteiten voor de intranetpagina van de OR. Denk hierbij aan nieuwsberichten, filmpjes en het houden polls, die de achterban uitnodigen om te reageren.
• Redigeren van communicatie en bewaken eenduidige communicatiestijl in (online) te publiceren berichten.
• Ontwikkelen en uitvoeren van een communicatieplan voor de OR, gericht op zichtbaarheid voor en betrokkenheid van medewerkers. Bewaken van de uitvoering van het communicatieplan.

Met wie ga je werken?

In deze baan werk je tussen 13 leden van de Ondernemingsraad. De Ambtelijk Secretaris vormt samen met de voorzitter en de vice-voorzitter het Dagelijks Bestuur van de Ondernemingsraad. De huidige OR is gestart in maart 2023 met voornamelijk nieuwe leden, zonder ervaring met medezeggenschap. We werken in goed overleg en positief kritisch samen met de bestuurder en zijn interne adviseurs. We hebben bereikt dat we aan de voorkant betrokken worden bij ontwikkelingen en hierdoor medezeggenschap optimaal kunnen inzetten. We zoeken actief contact met de achterban, die ons weet te vinden als ze de OR nodig hebben. Kortom: een laagdrempelige werkwijze en aanpak. We bieden het OR-team en individuele leden volop kansen tot groei. Als OR zijn we een jong team dat nog volop in ontwikkeling is.

Wat zegt je collega?

“Binnen de gemeente Gouda voel ik mij echt op mijn plek. Er is ruimte voor je eigen ideeën en creativiteit. Daarnaast wordt er vanuit vertrouwen gewerkt, wat maakt dat er een prettige samenwerking is, tussen alle lagen binnen de gemeente. Er is voldoende ruimte om je te kunnen ontwikkelen en te groeien. Zo werk ik sinds een jaar voor de OR naast mijn huidige functie als Regisseur. Binnen de OR wordt er veel geïnvesteerd in het groeien als team en het mogen leren van elkaar. Binnen de OR pakken we onderwerpen aan, waarvan wij het belang van de werknemers mogen behartigen. Ik vind dit enorm leerzaam en uitdagend.” Michelle Driessen, Regisseur Jeugd en OR lid

Wat heb jij in huis?

• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau. Bij voorkeur heb je meerdere leergangen voor ambtelijk secretaris afgerond en heb je ervaring als ambtelijk secretaris een adviserende rol.
• Je hebt kennis van wettelijke regelingen (Wet op de Ondernemingsraden) en jurisprudentie op het gebied van medezeggenschap, arbeidsrecht, Arbowet en cao.
• Je bent een echte organisator en kan alle afspraken en activiteiten goed stroomlijnen. Je werkt zelfstandig, zorgvuldig, gestructureerd en planmatig. Je denkt mee, hebt goede ideeën, durft in te grijpen tijdens vergaderingen en durft feedback te geven waar nodig.
• Schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden: Uitstekende vaardigheden in het opstellen en redigeren van teksten en het duidelijk overbrengen van informatie. Het is een pré als je ervaring hebt met communicatie en contentcreatie in deze rol.
• Adviesvaardigheden: In staat om gevraagd en ongevraagd advies te geven en OR-leden te ondersteunen bij beleidsvorming en besluitvorming.
• Proactief en oplossingsgericht: Signaleert knelpunten en komt met concrete voorstellen om processen en communicatie te verbeteren.
• Integriteit en vertrouwelijkheid: Discreet omgaan met gevoelige informatie en onafhankelijk handelen in het belang van de OR en de medewerkers.
• Samenwerkingsgericht: Kan goed samenwerken met OR-leden, medewerkers en externe partijen, en weet anderen te enthousiasmeren en te betrekken bij het werk van de OR.

De OR komt bijeen op maandagen en donderdagen. 10 maal per jaar heeft de OR een vergadering op maandag en 10 maal per jaar een Overlegvergadering op donderdag. Verder heeft de OR een werkmiddag eenmaal per maand op maandagmiddag. Als ambtelijk secretaris ben je op kantoor aanwezig bij deze overleggen. De overige werkzaamheden kunnen op kantoor of in overleg op afstand worden verricht. Wij geven je graag de ruimte om bij ons verder te groeien en te ontwikkelen. Voldoe je nog niet aan bovenstaande maar wil je daar wel naar toe, solliciteer dan ook. We horen graag wat je meebrengt aan ervaring en hoe je dat kunt inzetten in deze rol, en wat je bij ons wilt komen leren.

Dit bieden wij:

Gouda is van oudsher de stad van kaas en stroopwafels. Smaakvol en divers! Een leuke, middelgrote stad met grootstedelijke uitdagingen; want Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Daarom zijn we ook zoek naar #smaakmakers, want jouw ideeën en kennis kunnen we goed gebruiken! Welke smaak voeg jij toe aan Gouda? Wat bieden wij naast smaak?

• Hybride werken, waarbij we een goede werk-privé balans centraal stellen;
• Ons Huis van de Stad met #smaakvol bedrijfsrestaurant en pal naast het treinstation Gouda;
• Goede ICT voorzieningen met o.a. een keuze in smartphones die je voor werk en privé mag gebruiken;
• Een duurzame reiskostenvergoeding waarbij we stimuleren om op een duurzame manier naar kantoor te reizen;
• Platte organisatie met veel ruimte voor eigen inbreng;
• Een individueel keuzebudget van 17,05 %, inzetbaar voor bijvoorbeeld een opleiding, extra salaris of verlof;
• Een eigen ontwikkelbudget om jouw persoonlijke ontwikkeling te stimuleren/vorm te geven;
• Groot aanbod op het gebied van jouw ontwikkeling en vitaliteit via de GoudAcademie, zoals opleidingen, (online)trainingen, e-learnings, webinars, masterclasses en e-books;
• < 35 jaar? Sluit je aan bij ‘Jong Goud’ voor persoonlijke ontwikkeling en netwerkborrels.