Programmasecretaris programma Twiin

Gegevensuitwisseling in de zorg vraagt om goede verbinding. Zowel technisch, als van mens tot mens. Daarom zoeken we voor het programma Twiin een ervaren programmasecretaris die samenwerking tussen groepen met diverse belangen willen faciliteren met een afwisselend pakket aan werkzaamheden (28-32 uur). Sta jij stevig in je schoenen en waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan de voortgang en sturing van programma’s die direct bijdragen aan betere zorg?

Het speelveld

Bij VZVZ faciliteren wij projecten en programma’s die bijdragen aan het uitwisselen van medische gegevens in de zorg. Programma’s met grote maatschappelijke relevantie binnen complexe omgevingen en stakeholders met uiteenlopende belangen. De verschillende projecten en programma’s bieden voldoende uitdaging en doorgroeimogelijkheden voor meerdere ervaringsniveaus, van startend projectsecretaris tot ervaren programmasecretaris.

Intern werk je samen binnen het programma Twiin voor het uitwisselen en coördineren van informatiestromen. Je weet precies bij wie je moet zijn en wat er van jou verwacht wordt. Binnen het programma ben je als ervaren secretaris het eerste aanspreekpunt voor de eigen collega’s. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor externe partijen binnen het stakeholderveld van het programma. Je hebt oog voor politiek-bestuurlijke ontwikkelingen en je doorziet de relaties en verbanden en reageert hier adequaat op. Denk daarbij aan regionale samenwerkingsorganisaties, koepels en brancheorganisaties, zorgaanbieders en leveranciers, belangenverenigingen, overheid en zorgverzekeraars.

Jij als mens

Als rechterhand van de programmamanager ondersteun je bij het vormgeven en uitvoeren van het programma. Je ontzorgt de programmamanager en je zorgt dat je net een stap vooruit denkt. Je ondersteunt bij zowel strategische, inhoudelijke en beleidsmatige werkzaamheden, maar ook bij organisatorische zaken. Als programmasecretaris krijg je de kans om kennis te maken met de verschillende facetten van een programma en je hierin te ontwikkelen. Je bent hands-on en hebt een faciliterende houding, maar durft ook door te vragen, nee te zeggen en mensen op de eigen verantwoordelijkheden te wijzen. Je bent nieuwsgierig naar de diversiteit van het vak en geeft aan waar je je verder in wilt bekwamen of waar je juist hulp bij nodig hebt. Met jou in het team zijn er geen open eindjes en is de voortgang transparant.

Je werkt mee aan verdere professionalisering van de processen om zowel intern als extern aan solide relaties te bouwen en een complex stakeholderveld op een heldere manier te informeren en motiveren. Je begrijpt snel de verschillende belangen en weet met de juiste structuur en oplossingen de programmamanager te ondersteunen, waarbij je voor iedereen helder maakt wat de rollen en taken zijn en mensen stimuleert deze ook op te pakken. Hierbij ben je stressbestendig en je kan ermee omgaan als het werk belemmerd wordt en deadlines niet gehaald worden. Met jou in het team weet iedereen wat de actuele stand van zaken is en voelt iedereen zich betrokken. Je hebt een coachende houding naar teamleden.

Het team

VZVZ groeit en ons team Project Management Bureau groeit mee. Niet alleen in diversiteit van de werkzaamheden en complexiteit van de vraagstukken, maar ook in de volwassenheid hoe we hier als team in de rol van programmasecretaris en PMO mee omgaan. We werken intensief samen met het team van programmamanagement. Door processen waar mogelijk te standaardiseren en verbeteren en zo een professionele interne dienstverlening aan te bieden, kunnen de verschillende project- en programmateams excelleren. Dit betekent dat we hands-on faciliteren maar ook helder en actief communiceren en adviseren wat we van anderen verwachten. Het team bestaat uit tien collega’s en dit aantal groeit. We zoeken naar diversiteit in ervaring en achtergrond.

Ons team is organisatie breed verantwoordelijk voor:

• ondersteuning in de rol van projectsecretaris, programmasecretaris en PMO van projecten, programma’s en sectorteams;
• beheer en gebruiksondersteuning van werkmethodieken en bijbehorende tooling, zoals DPF (projectmethodiek), Confluence, JIRA en Confluence (digitale werkomgeving.

Het team Project Management Bureau is onderdeel van Bedrijfsvoering. We werken nauw samen met andere teams om te zorgen voor integratie van werkstromen en efficiënte informatiestromen.

• Programmamanagement voor afstemmen over de project- en programmamethodieken;
• ICT management (incl functioneel beheer) voor een goede afstemming over de tooling;
• HR/ Organisatieontwikkeling voor de inbedding van werkmethodieken in de organisatie;
• Financiën & Control voor de afstemming over (financiele) rapportages;
• CCDA voor doelstellingen en data;
• Communicatie voor website, nieuwsbrieven en events.

Werkzaamheden

We hebben projecten en werkzaamheden op verschillende ervaringsniveaus. VZVZ biedt veel ruimte om binnen deze rol verder te ontwikkelen en specialiseren en om verbetertrajecten met Lean op te pakken. Of als senior juist te verbreden en meer verantwoordelijkheden of een coachende rol te krijgen. Ook zijn er groeimogelijkheden om zelf (deel)projecten of verbetertrajecten te leiden. Je rapporteert aan de teamleider Project Management Bureau.

Je draagt binnen een multidisciplinaire teams bij aan projecten en programma’s. Werkzaamheden stem je af met de programmamanager. Je zorgt voor een goede structuur en voortgang en dat deze ook zichtbaar is voor het management. Binnen het project- of programmateam:

• verzorg je periodiek management rapportages;
• bewaak je samen met de programmamanager en projectleiders de kwaliteit, tijd, planning, processen, standaarden en budget;
• zorg je voor optimalisatie van de inzet van besturingsinstrumenten;
• stuur je het programmabureau aan;
• je organiseert en zorgt voor de voorbereiding en vastlegging van strategische overleggen;
• plan je team afspraken en bereid je de agenda voor;
• organiseer je (externe) bijeenkomsten en strategische sessies;
• voer je communicatie activiteiten uit;
• houd je informatie over het jouw toegewezen project of programma up-to-date in de digitale werkomgeving Confluence.

Wat vragen we van jou?

Om deze functie goed te kunnen vervullen ben je een echte aanpakker. Je bent een praktisch ingestelde teamspeler. Je neemt je initiatief en overziet wat er moet gebeuren, durft vragen te stellen en mensen op verantwoordelijkheden te wijzen. Je hebt een stevige persoonlijkheid en een resultaatgerichte instelling.

Als programmasecretaris beschik je bovendien over uitstekende sociale of communicatieve vaardigheden, in woord en geschrift. Je bent analytisch, kunt overzicht houden en weet hoe je voortgangscontroles kunt uitvoeren. Je bent een gedegen gesprekspartner voor externe stakeholders en het eigen programma managementteam. Je geeft de programmamanager gevraagd en ongevraagd advies. Je hebt een coachende houding richting PMO-ers of wilt dit verder ontwikkelen.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Afgeronde bacheloropleiding op het gebied van Bedrijfskunde (of een variant zoals MER, Business IT & Management), Gezondheidswetenschappen, Bedrijfsinformatica, Zorgmanagement of Schoevers directiesecretaresse met als vooropleiding VWO;
• Relevante werkervaring als programmasecretaris, project coördinator, PMO-er of projectsecretaris;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Uitstekende beheersing van MS Office Tools;
• Ervaring in de zorg is een pré;
• Zelfredzaamheid, ondernemerschap én, de bereidheid om plezier te maken.

Kom je bij VZVZ in dienst, dan vragen we jou een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) in te leveren.

Wat krijg je van ons?

Je komt terecht in een innovatieve en dynamische organisatie die maatschappelijk zinvolle resultaten levert met verschillende programma’s en projecten. De werkzaamheden zijn zeer veelzijdig. We hechten veel waarde aan kennisdelen, fysieke gezondheid en samen lachen. Ook (juist) in tijden van hybride werken.

Wij bieden:

• Een uitstekend salaris inclusief een eindejaarsuitkering;
• Een pensioenregeling;
• Een opleidingsbudget;
• Flexibele werktijden;
• Ontwikkelmogelijkheden naar bijvoorbeeld projectcoördinatie;
• Introductie- en inwerkprogramma en een buddy.

Of mail naar: sollicitatie@vzvz.nl