Management Adviseur / Divisiesecretaris

Ben jij een enthousiaste en communicatiefvaardige adviseur en secretaris? En zie jij jezelf als een procesmatige verbinder die energie krijgt van een spilfunctie met veel verantwoordelijkheid? Dan zijn wij van DICTU op zoek naar jou!

DICTU is één van de grootste ICT dienstverleners van de Rijksoverheid en levert diverse en complexe ICT diensten voor Economische Zaken (EZ), Klimaat en Groene Groei (KGG) en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Op dit moment zijn we bij maar liefst drie verschillende divisies op zoek naar een Management Adviseur / Divisiesecretaris. In deze rol ben je de rechterhand van de divisiemanager, bewaak je de voortgang en agendeer je divisiebrede vraagstukken en actiepunten op de juiste tafel. Waar nodig assisteer je door nota’s te redigeren middels het coachen van opstellers en zal je nota’s opstellen over complexe en teamoverstijgende onderwerpen. Je hebt overzicht, legt dwarsverbanden en zoekt proactief afstemming in de organisatie. Ook geef je (on)gevraagd advies en ondersteun je het managementteam (MT).

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de totstandkoming en het beheer van onder andere het jaarplan, jaarverslag, rapportages en overzichten waar de divisiemanager initiatiefnemer of eigenaar van is. Je stelt een jaarkalender op waar alle belangrijke momenten voor de divisie samenkomen en zorgt dat dit op elkaar aansluit. Ook ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding van events zoals heidagen, MT tweedaagse, bijeenkomsten binnen de divisie en help je mee met eventuele evenementen met klanten. Een ideale kans om jouw creativiteit in te zetten om leuke werkvormen te bedenken en te faciliteren!

Verder ben je als divisiesecretaris verantwoordelijk voor de communicatie van de divisie. Zo ben je eindredacteur van de nieuwsbrief en zit je regelmatig met de communicatieadviseur om het overzicht van alle communicatie te bewaken. Je bent daarnaast initiatiefnemer om de intranetpagina's te actualiseren en ervoor te waken dat de successen van de divisie bekend zijn binnen de organisatie.

Tot slot speel je als secretaris een cruciale rol in het faciliteren van de frequente stand-ups en de team reviews, een rapportage-meeting waarin het functioneren van een team wordt getoetst.

In deze rol ben je samen met je collega-divisiesecretarissen en de directiesecretarissen de spin in het web van DICTU. Je borgt een zorgvuldige besluitvorming en implementatie van de genomen besluiten. Als team beheren jullie de informatiestroom voor de voorbereiding, implementatie en navolging van het besluitvormingsproces binnen DICTU bijvoorbeeld door MT agenda’s op elkaar af te stemmen en te delen wat er binnen de MT’s speelt. Daarbij stemmen jullie de werkzaamheden onderling af, delen kennis en vervangen elkaar bij afwezigheid.

• HBO/WO werk- en denkniveau.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Beheersing van diverse MS Office hulpmiddelen, waaronder: Excel, PowerPoint en Word.
• Affiniteit met informatievoorziening, ICT en Agile werken.

Pre’s:

• Ervaring met het bewaken en aanjagen van inhoudelijke en financiële voortgang, en de beschikking over vaardigheden om zelfstandig over die voortgang en risico’s te rapporteren.
• Kennis van de (Rijks)overheid en (Rijks)uitvoeringsorganisaties.

De competenties die wij wensen voor deze functie, zijn:

• Creatief en klantgericht
• Analytisch en nauwkeurig
• Anticiperend, organisatiesensitief en omgevingsbewust
• Sterk in plannen en organiseren
• Samenwerkend
• Zelf ontwikkelend

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Herken jij jezelf in deze functie? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet! Ook zien we in jouw motivatiebrief graag terug of je voorkeur hebt voor een specifieke divisie en waarom.

Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Een assessment kan onderdeel zijn van het selectieproces. Na de periode van de tijdelijke arbeidsovereenkomst is de intentie de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Direct een contract voor onbepaalde tijd behoort tot de mogelijkheden.

DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Over Divisie Generieke Diensten (standplaats Den Haag): De divisie Generieke Diensten, onder leiding van Freek Makkelenberg, speelt in op de steeds veranderende wereld om ons heen door de klant te helpen met de ondersteuning van hun primaire proces. Dit doen ze door het aanbieden van functionele bouwblokken aan meerdere klanten die voor de specifieke klant op maat kunnen worden toegepast.

Over Divisie KODA (standplaats Assen): De divisie KODA, onder leiding van Geert Dedden, staat voor het leveren van ondersteunende diensten aan de teams en het management van de directie Operatie. Onze toegevoegde waarde is het adviseren, beheren en toezien op kwaliteitsaspecten zoals architectuur, informatiebeveiliging, processen en de verschillende methodieken.

Over Divisie Klantrelatie (standplaats Den Haag): De divisie Klantrelatie, onder leiding van Merel Berling, heeft als doel om meer uniformiteit qua uitvoering te creëren en het meer invulling geven aan klantfocus als één van de doelstellingen van DICTU. Deze divisie is verantwoordelijk voor de kwaliteit in de gehele keten van dienstverlening en organiseert de juiste randvoorwaarden om tot verbeteringen te komen.

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)

DICTU is een van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid. Ruim 1.800 gedreven professionals werken in Den Haag, Assen en Zwolle vol enthousiasme en met focus op de klant aan voor Nederland belangrijke IT-systemen.

Wij ondersteunen vooral de ministeries van Economische Zaken, Klimaat en Groene Groei en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur, inclusief hun uitvoeringsorganisaties zoals de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. Daarnaast leveren wij bepaalde ICT-diensten ook aan andere organisaties binnen het Rijk.

DICTU legt zich toe op het ontwikkelen en beheren van systemen en applicaties en de bijbehorende dienstverlening. Dat kunnen bedrijfsvoeringsapplicaties, websites en apps zijn, maar ook digitale werkplekken en applicaties op het gebied van subsidies, inspecties en registers. Wij maken daarbij gebruik van moderne technieken en ontwikkelingen zoals Cloud, Mobile en Big Data.

Wij stellen kwaliteit, betrouwbaarheid, continuïteit en informatieveiligheid centraal. Niet voor niets voldoen onze processen en systemen aan de internationale beveiligingsnorm ISO 27001. De Nederlandse burger mag erop vertrouwen dat de data en systemen die DICTU beheert niet in verkeerde handen komen.

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Joyce Groeneveld - den Dekker

Geert Dedden