Management assistent

In deze rol maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor onze afdelingshoofden of managers. Dit krijg jij voor elkaar, omdat je hun agenda's optimaal plant en organiseert, vergaderingen voorbereidt en de communicatie per mail, post en telefoon perfect regelt. Daarom kunnen zij focussen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit Rijkswaterstaat. Zo draag ook jij bij aan een beter leefbaar, bereikbaar én veilig Nederland!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

Jij bent de sparringpartner waar de afdelingshoofden of managers op kunnen bouwen. Je ondersteunt het afdelingshoofd van een van onze organisatieonderdelen. Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Je voert zelfstandig uitvoerende werkzaamheden uit. Zo houd je je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer, uiteraard in goede afstemming met de afdelingshoofden.

Ook plan je diverse afspraken en bijeenkomsten met de stakeholders van jouw contactpersoon. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Problemen die zich voordoen, los je zoveel mogelijk op eigen initiatief op. Je hebt regelmatig contact met je collega-management assistenten tijdens (landelijke) bijeenkomsten en vergaderingen. Daarnaast vorm je een team met je directe collega’s, waar de collega's elkaar tijdens afwezigheid waarnemen.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

De agenda is echt jouw domein. Niks ontgaat je. Hierbij ben je de steun en toeverlaat bij meetings (voorbereiden, plannen, organiseren, voortgang bewaken). Deze afwisseling in taken geeft jou energie!

Jij straalt wanneer je anderen kunt ontzorgen en dat merken de mensen met wie je werkt. Dankzij jou kunnen zij op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek.

Je houdt ervan om zelfstandig bezig te zijn, maar staat wel graag in contact met je collega's. Je neemt graag je verantwoordelijkheid en durft de juiste vragen te stellen waarbij je een prettige gesprekspartner bent op elk niveau.

Wat wij aan jou waarderen

Als management assistent ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden. Daarbij is jouw drive onze kracht. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.

Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. Je kunt goed samenwerken en je stelt je flexibel op bij veranderingen.

Bovendien is het veelzijdige vak van management assistent sterk in ontwikkeling: vanuit jouw nieuwsgierigheid zoek je naar mogelijkheden in de digitale en vakinhoudelijke ontwikkelingen om jouw werk gemakkelijker te maken. De kennis die je daarin opdoet, deel je actief met je collega’s.

Dit zijn de vragen:

1. Waarom kies je voor een functie als management assistent? En waarom juist bij Rijkswaterstaat?

• Je hebt een afgeronde opleiding in een secretariële of administratieve richting
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in een soortgelijke rol
• Je kunt prioriteiten stellen, voor jezelf of voor anderen
• Je kunt, door je ervaring, snel inspelen op de wensen van de klanten
• Je zorgt ervoor dat de benodigde mensen en middelen op het juiste moment beschikbaar zijn
• Je beheerst programma's van Microsoft Office

Wat kan en mag je verwachten als je gaat werken bij 1 van de grootste werkgevers van Nederland? Veelzijdig werk en heel diverse banen en de belofte dat jij meewerkt aan een beter Nederland. Je mag je welkom voelen binnen een unieke mix aan collega's. Natuurlijk kun je óók rekenen op goede arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar o.b.v. 36 uur
• Mobiele telefoon en laptop
• Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag
• € 750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning
• 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en Greenwheels
• Fietsreiskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer
• Elke 5 jaar € 500,- om fiets(accessoires) aan te schaffen
• Voor je elektrische fiets kun je elke 3 jaar € 300,- gebruiken voor een nieuwe accu
• Individueel Keuzebudget van 16,50 % van je salaris
• Trainingen, cursussen, opleidingen: van persoonlijk leiderschap tot certificeringen op je vakgebied verlofregelingen per situatie, zoals zorgverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof
• Sportdagen met collega’s en een gezonde keuze in het bedrijfsrestaurant

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Jij komt te werken als management assistent bij Rijkswaterstaat. Rijkswaterstaat kent zijn eigen organisatiestructuur en is opgedeeld in landelijke – en regionale organisatieonderdelen. Deze organisatieonderdelen bestaan weer uit verschillende soorten afdelingen en hun medewerkers. Als management assistent ga je werken voor één van deze onderdelen. In jouw rol ontzorg je de manager waar mogelijk. Daarnaast maak jij ook deel uit van een pool van management assistenten. Elke pool wordt aangestuurd door een poolmanager.

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit 6 landelijke en 7 regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat.

Talent als basis, diversiteit als kracht Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Daarom nodigen wij jou graag uit, als jij je herkent in deze vacature, om te solliciteren.