Coördinator informatiebeheer

Coördinator Informatiebeheer

In de rol van coördinator leg jij de basis voor transparant en toekomstbestendig informatie- en archiefbeheer. Je bent verantwoordelijk voor het zorgen dat alle informatie binnen de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE) volgens de richtlijnen wordt beheerd, gedeeld en gearchiveerd. Hierbij vertaal je wet- en regelgeving naar de dagelijkse praktijk, ontwikkel je richtlijnen en stel je kaders op. Je onderzoekt kansen en risico’s en adviseert het management, zoals over de langetermijnstrategie. Als projectleider coördineer je ook projecten met een sterk informatiebeheer karakter.

Je begeleidt en coacht onze informatieadviseurs. UIE, gericht op de energietransitie en infrastructuur in Amsterdam, telt snelgroeiende teams. De informatieadviseurs werken in deze teams om te zorgen dat de richtlijnen voor informatiebeheer worden gevolgd, zoals het aanmaken van dossiers en het bewaren van e-mails. Jij ondersteunt hen bij complexe vraagstukken en het toepassen van deze kaders.

Een leuk aspect is dat je geregeld kennis deelt in lunchlezingen, presentaties en inspiratiesessies. Je informeert collega’s over wetten zoals de Archiefwet en de AVG, en vertelt over ontwikkelingen en risico’s. Jij zorgt ervoor dat we samen bouwen aan een betrouwbaar en transparant UIE.

• Kennisuitwisseling binnen de gemeentebrede vakgroep Informatiebeheer.
• Schrijven aan het informatiebeheerplan voor UIE.
• Toetsen van een SharePoint site-structuur voor een van de UIE-teams.
• Afspraak met een jurist over een Woo-verzoek, waarvoor jouw expertise op het gebied van informatiebeheer nodig is.
• Controle van projectarchieven die al zijn voorbereid door informatieadviseurs.
• Begeleiden van collega’s in het verwerken van inkomende digitale documenten en up-to-date houden van archieven.
• Overleg met projectleiders en functioneel beheerders over een nieuw digitaal dashboard voor projectarchieven.

Voor deze rol beschik je over de volgende kwalificaties en ervaring:

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Aanvullende certificaten of diploma's in informatiedienstverlening of informatiebeheer (HMDI, MIC of IDM).
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in informatiemanagement, bij voorkeur infrastructurele projecten.
• Minimaal 2 jaar ervaring in coaching en begeleiding van medewerkers.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en Woo.
• Kennis van IT-processen en projectmanagement, zoals ITIL, PRINCE2 Practitioner of Agile PM.
• Ervaring met de inrichting van documentmanagementsystemen (DMS).
• Ervaring met informatiebeheer van IT applicaties van (bouw)projecten, bijvoorbeeld BIM.

• Samenwerkingsgericht: Onderhoudt relaties met informatieadviseurs en werkt samen met IT-professionals, privacy-officers en leidinggevenden.
• Overtuigingskracht: Neemt anderen mee in ideeën en adviezen en kan bijsturen als dat nodig is.
• Omgevingsbewustzijn: Voelt onderlinge verhoudingen goed aan en stemt aanpak af op wat mensen nodig hebben.
• Communicatieve vaardigheden: Complexe materie begrijpelijk uitleggen en vertalen naar praktische adviezen.

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 6.862,00 (schaal 12) op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar met mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via de Amsterdamse School.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris.
• Een pensioenregeling bij ABP.
• Reiskostenvergoeding voor auto, fiets en ov.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag.
• Maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

We verwelkomen iedereen van harte die aansluit bij onze visie van diversiteit en inclusiviteit binnen ons team!