Interne Vacature- Assistent Opleidingscoördinator

Houd je van het oplossen van administratieve puzzels en heb je oog voor details en precisie? Vind je het leuk om ondersteunend te werken? Dan ben jij misschien wel de assistent opleidingscoördinator die wij zoeken!

Join us!

Vanaf 15 januari zijn wij op zoek naar een assistent opleidingscoördinator. Als assistent opleidingscoördinator ben je de rechterhand van de opleidingscoördinator van de bachelor Interdisciplinaire Sociale Wetenschap (ISW). Je houdt je bezig met verschillende administratieve processen, zoals roosteren en het beheren van databases. Je bent hierin nauwkeurig en precies. Omdat je naast de vaste werkzaamheden uit de jaarplanning ook te maken krijgt met ad-hoc klussen, is het belangrijk dat je flexibel weet om te gaan met stress. Je komt terecht in een klein betrokken team en hebt hiernaast nauw contact met de opleidingsdirecteur en de docenten van de opleiding ISW. We vinden het daarom fijn als je iemand bent die het leuk vindt om verbinding te zoeken met anderen.

Kom je bij ISW werken dan begint jouw dag met afstemmen en bijpraten met je collega’s. Afhankelijk van het moment op de jaarplanning zijn er een aantal klussen die jij zelfstandig oppakt. Natuurlijk komen er ook docenten binnen lopen voor een praatje of een vraag. Je weet ondanks dat je regelmatig moet schakelen, je klussen positief af te ronden en gaat met een tevreden gevoel naar huis.

Dit ga je doen

Het takenpakket omvat de ondersteuning bij het organiseren van het onderwijs voor het opleidingsteam Interdisciplinaire Sociale Wetenschap:

• Plannen en notuleren van verschillende vergaderingen
• Archiveren / beheren van onderwijsmanagement-documentatie

• Het inrichten en roosteren van de onderwijsprogrammering in UvANose
• Het inventariseren van de onderwijsroosters en zaalbehoefte
• Het invoeren van de college- en tentamenroosters in het roostersysteem

• Het administratief ondersteunen in GLASS
• Het inrichten en bijhouden van informatie in Excel
• Logistieke ondersteuning van interne/externe voorlichtingsbijeenkomsten (o.a. vastleggen zalen in Web-Room-Booking en het roostersysteem)

Dit vragen we van jou

• We zoeken iemand die complexe databases moeiteloos beheerst en nauwkeurig met gegevens kan omgaan. Je vindt het leuk om een ondersteunende rol te vervullen binnen een onderwijsteam en zet je actief in om alles soepel te laten verlopen. Accuratesse zit in je aard, maar je weet ook situaties te relativeren en het overzicht te bewaren.
• Met een servicegerichte houding sta je klaar om anderen te helpen, terwijl je tegelijkertijd standvastig bent en doorzet als dat nodig is. Je werkt graag zelfstandig aan je eigen taken, maar je voelt je ook op je gemak in teamverband en kunt goed samenwerken.
• Onder druk blijf je rustig en georganiseerd. Je bent geduldig, flexibel en past je gemakkelijk aan veranderende omstandigheden aan. Zowel in het Nederlands als in het Engels weet je je helder en professioneel uit te drukken, zowel mondeling als schriftelijk.
• Microsoft Office heeft geen geheimen voor je; je gebruikt programma’s als Word, Excel en Outlook met gemak. Als je ervaring hebt met systemen zoals UvANose, TermTime, GLASS of SiS, is dat een mooie bonus. Zo niet, dan leer je snel en pak je dit met enthousiasme op.

Dit bieden we jou nog meer

• We bieden een parttime dienstverband voor 16 uur per week voor de duur van één jaar, met proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid en ongewijzigde financiële- en organisatorische omstandigheden, wordt het contract omgezet in een vaste arbeidsovereenkomst. Het UFO-profiel van medewerker studentzaken is van toepassing.
• Deze functie biedt een uitdagende rol met afwisselende werkzaamheden en veel ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling binnen een inspirerende organisatie. Eigen inbreng en ideeën worden hier sterk gewaardeerd. Je komt terecht in een enthousiast en warm team dat nieuwe collega’s met open armen ontvangt. Bovendien werk je in een academische en internationale omgeving, midden in het bruisende hart van Amsterdam.

Bij deze afdeling kom je te werken

De onderwijsinstituten ‘College Sociale Wetenschappen (CSW)’ en ‘Graduate School of Social Sciences’ (GSSS) maken onderdeel uit van FMG en zijn samen verantwoordelijk voor zes bachelor- en elf masteropleidingen en een aantal niet-reguliere programma's, zoals zomerprogramma's en deficiëntieonderwijs. Bij elkaar volgen meer dan 5000 studenten onderwijs aan het CSW en de GSSS.

CSW en GSSS hebben een gezamenlijk Onderwijsbureau. Dit Education Office Social Sciences bestaat uit een aantal centrale ondersteunende diensten (zoals ICT-ondersteuning, Beleid & Kwaliteit, onderwijsadministratie, International Office, Admissions Office, Communicatie, enz.) en vijf ondersteunende opleidingsteams. Voor het ondersteuningsteam van Interdisciplinaire Sociale Wetenschap zoeken we nu een nieuwe collega.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via de website online solliciteren. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand.

De reactietermijn sluit op 9 december 2024. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de website worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.