MT Secretaris Bedrijfsvoering

Functieomschrijving

Wat ga je doen?

Rijksorganisatie Beveiliging en Logistiek (RBL) is voor de afdeling Bedrijfsvoering op zoek naar een MT secretaris. RBL is sinds twee jaar een zelfstandig agentschap binnen BZK, waarbij sinds begin 2024 de afdeling Bedrijfsvoering in de huidige vorm is opgericht. De afdeling bestaat uit de teams HR/L&O, Financiën en Inkoop, Informatievoorziening en huishouding, Managementondersteuning en Facilitaire dienstverlening.

Als MT Secretaris ondersteun je zowel de Manager Bedrijfsvoering als het MT Bedrijfsvoering zowel inhoudelijk als procesmatig. Je draagt zorg voor de structuur, bewaakt afspraken en deadlines, en neemt de leiding over afdelings/MT gerelateerde zaken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opstellen en redigeren van afdelingsrapportages, memo’s en nota’s. Dankzij jouw sterke schrijfvaardigheden ben je in staat heldere, kernachtige en goed gestructureerde stukken te produceren.

Samen met het MT Bedrijfsvoering werk je actief aan de doorontwikkeling van de afdeling, waarbij je bijdraagt aan optimalisatie en de toekomstbestendigheid van de organisatie. Je haalt er plezier uit om vanuit een flexibele houding in te springen op diverse vraagstukken en ook regie te pakken namens het MT BV.

Je geeft gevraagd en ongevraagd inhoudelijk, procedureel en procesmatig advies over actuele onderwerpen en lopende zaken. Om dit te kunnen doen, zorg je ervoor dat je op de hoogte bent van wat er speelt en leg je de verbinding tussen verschillende onderwerpen. Je legt hierbij verbinding met andere stakeholders binnen en buiten RBL.

Binnen RBL zijn er naast deze functie, ook nog een MT Secretaris IPKD en RBL en een Directiesecretaris RBL, die de organisatie ondersteunen en adviseren. Een goede samenwerking met deze functiehouders is essentieel.

Tot slot zijn er binnen bedrijfsvoering (kleinere) projecten waar je een rol in kan vervullen en jouw kwaliteiten ten aanzien van coördineren en helicopterview in kan zetten.

Je werkzaamheden op een rij

• Inhoudelijke en procesmatig ondersteuning aan het MT (Beleids-)ondersteuning en Manager Bedrijfsvoering
• Schrijven van (beleids)stukken, adviezen, rapportages, verslagen, etc.
• Signaleren van knelpunten en aandragen van maatregelen
• Voorbereiding en verslaglegging MT Bedrijfsvoering en overige relevante overleggen inclusief bewaking van de voortgang
• Inhoudelijk klankbord/vraagbaak voor MT leden
• Bijdragen aan de periodieke Projectportfolioboard waarin diverse projecten en programma’s van RBL worden aangestuurd en gemonitord

Functie-eisen

Herken jij jezelf hierin?

Je hebt aantoonbaar hbo werk- en -denkniveau en kennis/ervaring met de rol van MT secretaris. Daarnaast heb je globale kennis van overheidsfinanciën, informatievoorziening en van bedrijfsvoering. Vanwege de centrale en verbindende functie die je in de organisatie vervult, heb je een goed gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen en verantwoordelijkheden. Je bent op de hoogte wat er speelt binnen de organisatie en ben je in staat te schakelen tussen werkvloer en management. Je hebt een hands-on mentaliteit en helpt waar nodig.

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Analyseren
• Samenwerken
• Omgevingsbewustzijn
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Over de Rijksorganisatie Beveiliging en Logistiek RBL is een agentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en levert een belangrijke bijdrage aan onze rechtsstaat. Enerzijds door de beveiliging van (rijks)locaties, rijksevenementen en bijzondere beveiligingsopdrachten en anderzijds door het vervoer van vertrouwelijke of gerubriceerde zendingen. RBL levert haar diensten aan alle organisaties binnen de (rijks)overheid.

Dagelijks zetten ruim 1400 professionals zich in voor een veilige Rijksoverheid en voor tijdig en betrouwbaar vervoer door heel Nederland. De vakgebieden Rijksbeveiliging (RBO) en Rijkslogistiek (IPKD) worden ondersteund door de afdelingen Bedrijfsvoering en Strategie en Bestuurlijke Zaken. RBL is een flexibele organisatie die meebeweegt met de ontwikkelingen in haar omgeving. Dat doet ze met goed opgeleide en betrokken medewerkers.

Samen voor een veilige rijksoverheid De Rijksbeveiliging (RBO) adviseert over een goede inrichting van de beveiliging en draagt zorg voor de uitvoering. Werken aan een veilige rijksoverheid doen we samen met onze partners in de veiligheidsketen en met particuliere beveiligingsorganisaties (PBO’s).

Tijdig en betrouwbaar De Rijkslogistiek (IPKD) is de logistieke partner binnen de rijksoverheid. We vervoeren producten: van onderzoeksmateriaal tot informatiedragers en archiefmateriaal. Aan burgers bezorgen wij rijksdocumenten zoals gerechtelijke brieven en verblijfsdocumenten. Onze goed getrainde chauffeurs gaan zorgvuldig te werk en bezorgen bij elk (huis)adres in Nederland.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Chantal van den Bergh Chantal.Bergh@rijksoverheid.nl

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Carlijne Smits carlijnesmits@minbzk.nl

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties nodigt je uit op hun site te solliciteren. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.