Management assistant

Als Management assistent bij Rijkswaterstaat maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor meerdere directeuren, zodat zij de focus kunnen leggen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit Rijkswaterstaat. Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging? Lees dan snel verder, we leren je graag beter kennen!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

Het meest essentiële aan jouw baan is dat jij die sparringpartner en rechterhand bent van onze directeuren en de directe vervanger bent van de management assistent van de CFO van Rijkswaterstaat, en dat het team op je kan bouwen. Binnen onze pool van management assistenten werk je nauw samen met je directe collega’s. Samen met hen ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het hele directieteam en voor de directeur; jij bent het eerste aanspreekpunt.

Je houdt je bezig met het agendabeheer, de prioritering en afhandeling van e-mailverkeer. Ook maak je afspraken waarbij diverse partijen van binnen en buiten de overheid betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Je ziet de problemen voordat die zich voordoen en lost deze problemen zelfstandig op.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

De agenda is echt jouw domein. Niks ontgaat je. Hierbij ben je de steun en toeverlaat bij meetings: voorbereiden, plannen, organiseren, voortgang bewaken. Jij straalt wanneer je anderen kunt ontzorgen en dat merken de mensen met wie je samenwerkt. Dankzij jou kunnen zij op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek. Je houdt ervan om zelfstandig aan het werk te zijn, maar staat ook graag in contact met je collega’s.

Wat wij aan jou waarderen

Als management assistent ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden. Daarbij is jouw drive onze kracht. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. Je kunt goed samenwerken en bent flexibel inzetbaar. Daarnaast neem je ook jouw verantwoordelijkheid en durf je de juiste vragen te stellen waarbij je een prettige gesprekspartner bent op elk niveau.

Tot slot is het veelzijdige vak van management assistent sterk in ontwikkeling. Vanuit jouw enthousiasme loop je voorop in de ontwikkelingen en neem je je collega’s hierin mee. Je draagt bij aan de vakontwikkeling en houdt mogelijkheden tot verdere digitalisering in de gaten.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!

Wil je eerst meer informatie over deze functie voordat je gaat solliciteren? Maak dan vrijblijvend kennis met een toekomstige collega, bel of app met Carolien Verschoor, via 06-15044018. Zij staat je graag te woord!
Carolien Verschoor, Afdelingshoofd

Let op: voor deze functie moet je een Verklaring Geen Bezwaar (VGB) kunnen overhandigen. Een veiligheidsonderzoek maakt dan ook onderdeel uit van de procedure.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding in een secretariële of administratieve richting.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als management assistent of directiesecretaresse.
• Door je ervaring heb je snel inzichtelijk wat de wensen zijn van de klanten en je speelt hierop in.
• Je zorgt voor de benodigde mensen en middelen op het juiste moment en stelt prioriteiten voor jezelf en anderen.
• Je informeert alle betrokkenen over de voortgang en onderneemt acties als zich afwijkingen (dreigen) voor (te) doen.
• Je beheerst Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, etc.) en staat open om je andere systemen eigen te maken.

Overige arbeidsvoorwaarden

Wat kan en mag je verwachten als je gaat werken bij één van de grootste werkgevers van Nederland? Veelzijdig werk en heel diverse banen en de belofte dat jij meewerkt aan een beter Nederland. Je mag je welkom voelen binnen een unieke mix aan collega's. Natuurlijk kun je óók rekenen op goede arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar o.b.v. 36 uur.
• Mobiele telefoon en laptop.
• Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.
• € 750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning.
• 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en Greenwheels.
• Fietsreiskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer.
• Elke 5 jaar € 500,- om fiets(accessoires) aan te schaffen.
• Voor je elektrische fiets kun je elke 3 jaar € 300,- gebruiken voor een nieuwe accu.
• Individueel Keuzebudget van 16,50 % van je salaris.
• Trainingen, cursussen, opleidingen: van persoonlijk leiderschap tot certificeringen op je vakgebied. Verlofregelingen per situatie, zoals zorgverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof.
• Sportdagen met collega’s en een gezonde keuze in het bedrijfsrestaurant.

Bijzonderheden

• Je standplaats is Den Haag. Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega’s vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toelaat.
• In verband met de bezetting, zijn wij op zoek naar een kandidaat die op vrijdag kan werken.
• De (online) selectiegesprekken vinden plaats op een nader te bepalen datum.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Heb je binnenkort je eerste kennismakings- of sollicitatiegesprek? Dit vindt bij voorkeur online plaats. Daarmee stimuleren wij ‘slim’ reizen. Zo dragen we bij aan minder druk op snelwegen en OV én minder CO2-uitstoot. Heb je toch liever een gesprek op een van onze kantoren? Laat het ons weten, dan kijken we natuurlijk wat mogelijk is.

Ben je toe aan het gesprek voor de 2e ronde of het arbeidsvoorwaardengesprek? Dan ontvangen wij je graag op locatie. Heb je dit gesprek liever online? De adviseur Werving en Selectie inventariseert wat jouw wensen zijn waarna een definitieve afspraak wordt gemaakt.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen de Bestuursstaf (BS)? Dit organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie als geheel. De BS ondersteunt de directeur-generaal bij de landelijke aansturing van de organisatie en zorgt voor een goede verbinding tussen Rijkswaterstaat en zijn omgeving. Zo wordt er binnen de BS van buiten naar binnen gekeken en wordt Rijkswaterstaat in contact gebracht met externe ontwikkelingen. Verder ondersteunt de BS het bestuur door te adviseren op basis van overzicht, samenhang en integraliteit.

In totaal werken ongeveer 120 mensen binnen de BS, verspreid over vier stafdirecties: Omgeving, Communicatie & Strategie, Productie & Informatievoorziening, Financiën & Control en HRM & Organisatie.

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit 6 landelijke en 7 regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat.

Talent als basis, diversiteit als kracht. Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Daarom nodigen wij jou graag uit, als jij je herkent in deze vacature, om te solliciteren.