Stagiair Protocol bij het ministerie van Justitie en Veiligheid

Lijkt het je het leuk om werkbezoeken en optredens van bewindspersonen voor te bereiden en mede te organiseren? En zou je graag kennis maken met het werken voor een grote organisatie, zoals een ministerie? Lijkt het je uitdagend om dicht op de politieke en ambtelijke top aan de slag te gaan? Dan is deze stage (HBO/WO) bij het team Protocol van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) iets voor jou!

Wie zijn wij en wat doen we?

Bij team Protocol krijg je een unieke kans om deel uit te maken van het adviesteam rondom de algemene en politieke leiding van JenV. Bij JenV zijn er naast drie bewindspersonen (de Politieke leiding) ook een secretaris-generaal, een plaatsvervangend secretaris-generaal en een hoofddirecteur Bedrijfsvoering (de Algemene leiding).

Binnen het team Protocol is elke adviseur gekoppeld aan een bewindspersoon (en portefeuille), maar vervangt men elkaar bij ziekte en verlof en ondersteunt men elkaar daar waar nodig.

Team Protocol is het eerste aanspreekpunt als het gaat om de werkbezoeken en optredens. Wij zijn de schakel tussen de bewindspersonen en Algemene leiding, de externe buitenwereld, de directie Communicatie en de beleidsdirecties. De Adviseurs Protocol adviseren onafhankelijk over de rol, boodschap, planning en de inhoudelijke en visuele vorm van het werkbezoek of optreden en zijn van het begin tot einde de verbindende schakel. Daarnaast verzorgen wij de begeleiding van buitenlandse bezoeken binnen het ministerie van JenV (ontvangsten van buitenlandse bewindspersonen).

Als Adviseur Protocol hebben we een sterk adviserende rol, waarbij we kansen en mogelijkheden signaleren en zelfstandig komen met suggesties voor werkbezoeken en optredens. Daarnaast adviseren we over de strategische planning, rol, boodschap en de inhoudelijke en visuele vorm van het werkbezoek of optreden.

In de aanloop naar een werkbezoek of optreden houden wij de regie en zorgen er met alle betrokken partijen voor dat deze goed wordt georganiseerd en vlekkeloos verloopt. In bepaalde gevallen gaan we mee naar externe locaties en zijn we aldaar het eerste aanspreekpunt voor de bewindspersonen en/of ambtelijke leiding.

We zijn samenwerkingsgericht, hebben een goed netwerk binnen het speelveld van Justitie en Veiligheid.

Wie zoeken we en wat ga je als stagiair doen?

Als stagiair draai je mee in het team van adviseurs en maak je kennis met alles wat komt kijken bij werkbezoeken en optredens van bewindspersonen en ambtelijke top. Daarbij zoeken we iemand die het leuk vindt actief mee te denken en adviseren op uitnodigingen, de vorm van het werkbezoek en alles wat er bij het vak als Adviseur Protocol komt kijken. Je bent daarbij de rechterhand van de Adviseur Protocol. Je zal zowel gezamenlijk als individueel aan overleggen deelnemen met en zonder de bewindspersonen.

Naast deze adviesvaardigheden kun je ook denken aan administratieve, maar ook aan praktische taken ter ondersteuning van het gehele team Protocol. Van het bijhouden van de planning tot het ondersteunen bij werkbezoeken en optredens en eventueel begeleiding van de bewindspersoon op locatie.

Het werk als stagiair bij het team Protocol vraagt om verantwoordelijkheidsgevoel en nauwkeurig werken is zeer belangrijk. Op deze dynamische werkplek wordt gevraagd dat je snel kan schakelen, beschikt over een reflecterend vermogen, creatief en oplossingsgericht bent en het leuk vindt om met verschillende partijen samen te werken. Hierbij houd je rekening met de belangen van de betrokken partijen. Je hebt aandacht voor relatiebeheer, maar verliest daarbij het doel niet uit het oog.

Dit team is op zoek naar een enthousiaste stagiair die ons komt ondersteunen in onze dagelijkse werkzaamheden. Elke dag is weer anders en als stagiair word je dus meegenomen in het gehele proces rondom protocollaire taken.

Hoe zit het met de begeleiding?

Je wordt onderdeel van het team Protocol. Je wordt dagelijks door één Adviseur Protocol begeleid en krijgt daarna algehele begeleiding van de Coördinator Protocol. Naast dagelijkse contactmomenten voor praktische vragen, plannen we ook maandelijks een voortgangsgesprek om te praten over je persoonlijke ontwikkeling. Je werkt verder vooral samen met collega’s van de verschillende secretariaten, beleidsdirecties en de kamerbewaarder van de bewindspersonen en je hebt tijdens de voorbereiding van werkbezoeken of optredens regelmatig contact met externe partijen.

Functie-eisen

• Je kunt jouw aanbevelingen en beslissingen goed onderbouwen en verdedigen.
• Stressbestendigheid – Je zult soms snel moeten schakelen.
• Flexibiliteit – Flexibiliteit in de verschillende soort taken. De ene keer administratieve taken en de andere keer een hands-on mentaliteit bij een werkbezoek of optreden.
• Creativiteit – Je denkt bijvoorbeeld mee over manieren om de programma’s van werkbezoeken zo (inter)actief mogelijk te maken.
• Affiniteit met of interesse in (internationaal) protocol
• Je kunt goed samenwerken
• Zelfstandigheid – Je biedt ondersteuning en zult ook taken zelfstandig uitvoeren. Eventuele andere taken binnen het team zijn in overleg.
• Organisatiesensitiviteit – Je werkt dicht tegen de politieke en ambtelijke top aan. Dat vraagt dat je discreet bent en je bewust bent van je omgeving. Uiteraard kun je bij twijfel altijd overleggen.
• Communicatief vaardig - Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken.
• Interesse in politiek en actualiteit
• Sterk organisatorisch en administratief vermogen.
• Je beschikt over uitstekende computervaardigheden
• Een opleiding in managementondersteuning, bestuurskunde, politicologie, rechten, hotelschool of facilitaire opleiding is een pré.