Directiesecretaresse

Directiesecretaresse - Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO)

Ben jij een organisatietalent met oog voor detail en ervaring in agendabeheer en complexe planningen? Solliciteer nu als directiesecretaresse!

Wij zoeken een directiesecretaresse voor de dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) die de algemeen directeur (AD) proactief ondersteunt en adviseert. In deze centrale rol ben je het eerste aanspreekpunt binnen de gemeentelijke organisatie en gebruik je jouw kennis van wat er speelt om de directeur optimaal te faciliteren.

"Je hebt een goed gevoel voor wat er speelt binnen de organisatie en weet dit effectief te vertalen naar je ondersteuning en advisering."
Medewerker bij DSO, managementassistent

Als directiesecretaresse ondersteun je de AD in zijn dagelijkse werkzaamheden, met een sterke focus op agendabeheer. Je beheert de agenda volledig zelfstandig en brengt hierin structuur aan, prioriteert afspraken en handelt vragen, agendaverzoeken en e-mails zoveel mogelijk zelfstandig af. Je hebt daarbij regelmatig contact met medewerkers binnen en buiten de gemeentelijke organisatie.

Naast het agendabeheer speel je een proactieve rol in het organiseren en voorbereiden van overleggen. Je bewaakt afspraken en actiepunten en zorgt waar nodig voor herinneringen. Op deze wijze neem je voortdurend het initiatief om de AD te ondersteunen en te ontzorgen. Indien nodig stem je af met de senior adviseur van de AD.

Je maakt optimaal gebruik van tools zoals SharePoint en iBabs en zoekt voortdurend naar manieren om je werk efficiënter en effectiever te maken. Daarnaast draag je actief bij aan verbeteringen binnen het team.

Functie-eisen

Wij zoeken een directiesecretaresse met een passie voor agendabeheer, die beschikt over een flexibele en dienstverlenende instelling. Je hebt een groot probleemoplossend vermogen, werkt nauwkeurig en hebt een sterk ontwikkeld gevoel voor integriteit. Daarnaast kun je goed omgaan met vertrouwelijke informatie en ben je erop gericht om de AD proactief te ondersteunen en ontzorgen in zijn dagelijkse werkzaamheden.

Daarnaast beschik je over:

• een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 of een hbo-opleiding in een relevante richting, zoals managementassistent, officemanagement of secretariële ondersteuning;
• minimaal 5 jaar ervaring in secretariële ondersteuning, waarbij agendabeheer een centrale rol heeft gespeeld;
• ruime ervaring met Microsoft Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint, MS Teams, SharePoint en iBabs;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• aantoonbare ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, waarbij je regelmatig fungeerde als eerste aanspreekpunt en effectief kon omgaan met complexe interne en externe contacten.

Waarom werken bij DSO?

Een bijzondere baan waarin je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je staat voor de uitdaging om een agenda te beheren die continu onder druk staat vanwege complexe opgaven. Dit biedt jou de kans om je talenten op het gebied van zelfstandigheid, aanpassingsvermogen en nauwkeurigheid ten volle te benutten.

Daarnaast werk je samen met een hecht en collegiaal team. Bij de directiesecretariaten staat een warme samenwerking centraal, gekenmerkt door hoge professionaliteit, betrokkenheid, en een sterke bereidheid om voor elkaar klaar te staan.

Ook kun je rekenen op:

• een 32- tot 36-urige werkweek met een salaris van minimaal € 3.052,- en maximaal € 4.297,- per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 8);
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer.

DSO organiseert de groei en vitaliteit van de stad, in samenwerking én samenspraak met burgers en bedrijven. Veiligheid, gezondheid en duurzaamheid zijn daarbij belangrijke uitgangspunten. DSO staat voor de volgende vier kernwaarden: heldere besturing, klantgericht werken, investeren in mensen en integraal denken en werken. DSO telt ruim 1.000 medewerkers.

De dienst bestaat uit de volgende portefeuilles:

• Ruimte & Economie
• Bestaande Stad en Wonen
• Grondbedrijf
• Gebiedsontwikkeling & Projecten
• Energietransitie & Mobiliteit
• Centrale Vastgoed Organisatie

Als directiesecretaresse werk je bij het Bureau Directie Team. Binnen deze betrokken afdeling werken onder andere managementondersteuners, directiesecretarissen en senior adviseurs. Samen zorgen we voor optimale ondersteuning en advisering van het volledige Directie Team van DSO, met specifieke aandacht voor de AD. Bij ons staat een dienstgerichte, integrale en resultaatgerichte aanpak centraal.

• Hoewel een motivatiebrief niet verplicht is, wordt deze sterk aangemoedigd. Een motivatiebrief kan ons helpen om beter te begrijpen hoe jouw ervaring en vaardigheden aansluiten bij de functie en onze organisatie.
• Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Sollicitatieproces

Solliciteren: Je solliciteert door het invullen van ons online sollicitatieformulier.

Op gesprek: Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.

Arbeidsvoorwaarden: Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.

Aangenomen: Gefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.

Indiensttreding: Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega’s en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.