Wethoudersondersteuner

Wethoudersondersteuner

• Zorgen voor de dagelijkse ondersteuning van meerdere wethouders, waarbij je zorgt voor agendabeheer, gestructureerd mailbeheer en goed voorbereide vergaderingen.
• Bijdragen aan efficiënte besluitvorming, zodat het bestuur zich effectief kan inzetten voor bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad.
• Werken in een fijne, open omgeving waar veel ruimte is voor het uitwisselen van ideeën met collega’s.

De functie

Als wethoudersondersteuner ben je een belangrijke schakel binnen de bestuurlijke ondersteuning en werk je nauw samen met een of meerdere wethouders. Je bent verantwoordelijk voor uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische taken en speelt een cruciale rol in het soepel verlopen van hun dagelijkse activiteiten. Daarbij zorg je voor de organisatie en coördinatie van hun afspraken, de voortgang van dossiers en de communicatie met diverse interne en externe partners.

In deze functie werk je niet alleen direct met de wethouders, maar ben je ook een belangrijk onderdeel van het bredere team van bestuurlijke ondersteuning. Je werkt samen met bestuurssecretarissen, clusterdirecteuren en andere betrokkenen en ondersteunt daarmee de beleidsvoering.

Je hebt ruimte om actief mee te denken over procesverbeteringen en nieuwe manieren om het werk efficiënter en effectiever te maken. Hierbij speelt jouw betrokkenheid bij bestuurlijke processen een grote rol; je ondersteunt niet alleen administratief, maar levert ook een bijdrage aan het verbeteren van de dienstverlening in een steeds veranderende omgeving.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Actief complex agendabeheer van de wethouder(s) en flexibel in en uitplannen van afspraken die dagelijks kunnen verschuiven of veranderen;
• Accuraat beheren van de mailbox van de bestuurder(s): lezen, doorzetten, monitoren en beantwoorden van uitnodigingen en berichten;
• Voorbereiden van vergaderingen: doorgeven van data waarop directies overleggen kunnen inplannen; monitoren of stukken en of opstapformulieren door diensten zijn aangeleverd;
• Deelnemen aan de kleine stafvergadering en doen van voorstellen voor het agendabeheer in relatie tot prioritering, uitnodigingen, logistieke en facilitaire zaken;
• Proactief en zorgvuldig samenwerken met alle betrokkenen: gericht werken in de complexe omgeving van het bestuurssecretariaat. Hier spelen organisatorische, maatschappelijke en politieke (omgeving) factoren een duidelijke rol;
• Doen van verbetervoorstellen voor bestaande (werk)processen en actief bijdragen aan vernieuwingen en innovaties.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het team bestuurlijke- en ambtelijke ondersteuning is onderdeel van de directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) en valt in de afdeling Staf GMT/Gemeentesecretaris (GS). Deze directie bestaat naast Staf GMT/GS uit de afdelingen Bestuursadvisering, Public Affairs en Bestuurlijke Projecten, Kabinet Burgemeester en Strategie. De collega’s van BMA adviseren en ondersteunen het college, het Gemeentelijk Management Team (GMT) en organisatieonderdelen/stadsdelen, over de verschillende beleidsterreinen van de gemeente. Zij verzorgen de bestuurlijke en strategische advisering voor de besluitvorming van het college van Burgemeester en wethouders. BMA hanteert de drie basisprincipes van "samen voor Amsterdam": opgave gericht, wendbaar en met vertrouwen als leidraad voor haar professionele ontwikkeling. Team bestuurlijke- en ambtelijke ondersteuning bestaat uit twee teams: ondersteuning bestuur en ondersteuning ambtelijke leiding.

Dit breng je mee

Voor deze functie wethoudersondersteuner beschik je over:

• Minimaal 2 jaar ervaring als managementondersteuner/assistent/secretaresse in een organisatie met formele bestuurlijke lagen, zoals een overheidsinstantie, zorginstelling of non-profitorganisatie, waarbij je een iemand ondersteunde die betrokken was bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Uitstekende kennis van en ervaring met Microsoft 365 en je kunt vlot met (nieuwe) digitale systemen werken.
• Je bent bereid om tijdens recesperiodes verlof op te nemen en verlof af te stemmen op afwezigheid van de wethouders.

Aan competenties breng je mee:

• Omgevingsbewustzijn: je bent goed geïnformeerd over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere factoren die van invloed zijn op je werk.
• Samenwerken: je haalt voldoening uit het creëren van een prettige sfeer en werkomgeving. Je wil graag dat iedereen zich welkom voelt: collega’s, gasten en andere bezoekers. Daarom bouw je een goede relatie met anderen op en sta je voor hen klaar. Je fungeert op deze manier als visitekaartje voor de wethouder, collega’s en gasten.
• Stressbestendig: je blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: je bent aanspreekbaar op je eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
• Flexibel: je kunt effectief omgaan met veranderende omstandigheden en kunt snel schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten. Daarnaast ben je flexibel bereikbaar.
• Communicatieve vaardigheden: je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal, aangezien dit de voertaal voor de functie is. Je zorgt voor zorgvuldige opvolging van de communicatie en bent altijd goed bereikbaar.
• Anticiperen: je signaleert tijdig of er knelpunten of problemen gaan ontstaan in de werkprocessen van zichzelf en van het team en zorgt vakkundig voor oplossingen. Je hebt scherpe aandacht voor details en lost problemen ad hoc op als deze zich voor doen. Je houdt ervan om onvoorziene situaties snel en praktisch op te lossen, zodat iedereen weer verder kan of er geen last van heeft gehad.
• Verantwoordelijkheid: je bent aanspreekbaar op je eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Dit bieden we jou

Als wethoudersondersteuner kom je ons 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.359 tot maximaal € 4.811 (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd indien je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij Gemeente Amsterdam.
• Indien je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de Gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Hybride werken: in deze functie kun je in overleg deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.
• Een mobiele telefoon en werklaptop.