Coördinator Bedrijfsvoering

Ben jij de collega die makkelijk coördineert en het overzicht houdt? Ben jij degene die focus heeft op de ondersteunende processen die het verschil maken in de kwaliteit van onze dienstverlening? Die een bijdrage wil leveren aan circulariteit in een studentenomgeving? Dan is dit je kans.

De stafafdeling Bedrijfsvoering van de Bibliotheek UvA/HvA zoekt een enthousiaste en gemotiveerde coördinator bedrijfsvoering als kwartiermaker bedrijfsvoering voor de nieuwe universiteitsbibliotheek.

Wat bieden we

Voor deze functie bieden we een dienstverband van 30,4 uur per week (0,8fte) voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid behoort een vast dienstverband en een uitbreiding van het aantal uren tot de mogelijkheden.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €3.502 tot €4.812 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de gezellige en flexibele werkomgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld:

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek) en extra vakantiedagen tussen Kerst en de jaarwisseling;
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Wat ga je doen

In 2025 opent de nieuwe universiteitsbibliotheek haar deuren. Voor de realisatie hiervan wordt gebruik gemaakt van twee monumentale gebouwen, het voormalige Zusterhuis en de Tweede Chirurgische Kliniek. In combinatie met een verbinding middels een nieuw atrium, een nieuwe kelder en een nieuwbouwvleugel worden de gebouwen gereedgemaakt voor toekomstig gebruik. In het gebouw gaan studenten, docenten, onderzoekers leren en (samen)werken, medewerkers van de UB krijgen hier een inspirerende werkplek.

Tot de opening van de nieuwe bibliotheek in 2025 ben je actief als kwartiermaker. Je gaat werken aan de (proces)voorbereiding van de bedrijfsvoering nieuwe bibliotheek en relevante administraties en bent medeverantwoordelijk voor de nazorg bij de oplevering. Je werkt mee in het projectteam Nieuwe Universiteitsbibliotheek.

De bibliotheek met een oppervlak van 15.000 m2 zal nagenoeg het gehele jaar geopend zijn, we verwachten dagelijks enige duizenden bezoekers. De publieksdienstverlening wordt door de afdeling Campusdiensten van de Universiteitsbibliotheek georganiseerd en mede mogelijk gemaakt door de collega diensten ICT Services en Facility Services. De coördinator Bedrijfsvoering is actief op het snijvlak van publieksdiensten, beheer van het gebouw en voorzieningen en facilitaire dienstverlening en hiermee ben je de spin in het web van de facilitaire inrichting en huisvesting van de Bibliotheek.

Als coördinator bedrijfsvoering ga je:

• bijdragen aan de voorbereiding/ontwikkeling van de processen op het gebied van de bedrijfsvoering; adviseren en ondersteunen van belanghebbenden en betrokkenen binnen de over thema’s op het gebied van bedrijfsvoering;
• voorbereiden, begeleiden en (mede)uitvoeren van projecten op het gebied van huisvesting en inrichting van ruimten;
• evalueren van de werkprocessen en bij knelpunten het formuleren van verbetervoorstellen;
• coördineren, begeleiden en bewaken op correcte nakoming van de uitvoering van de contracten voor meubilair. Binnen dit kader het geven van operationeel advies ter verbetering;
• fungeren als aanspreekpunt voor Facility Services en afstemmen volgens richtlijnen met de UB-afdelingen Communicatie en Campusdiensten;
• analyseren van en periodiek rapporteren en adviseren aan management en inkoop omtrent de prestaties van leveranciers inzake geleverde goederen en diensten;
• uitvoeren, in overleg met Arbocoördinator, van alle voorkomende Arbo gerelateerde werkzaamheden inbegrepen de daarbij behorende werkplekaanpassingen.

Je bent verantwoordelijk voor:

• administratief voorzieningenbeheer: in een inventarisbestand worden de ruimtes en alle voorzieningen en wijzigingen gedocumenteerd;
• het beheer/onderhoud en vervanging van vast en los meubilair, objecten en/of kunst en groen (planten), kluisjes en AV-middelen;
• organisatie en beheer (fysieke) ordentelijke medewerkers kantooromgeving.

Wat neem je mee

Als coördinator bedrijfsvoering ben je in staat om veranderingen te initiëren en te begeleiden. Je toont daarbij organisatiesensitiviteit, zelfstandigheid en communicatieve vaardigheid. Ook ben je daarbij stressbestendig en proactief in denken en doen.

Voor deze functie zoeken we iemand met:

• minimaal hbo werk- en denkniveau;
• twee jaar werkervaring in het facilitaire werkveld;
• ervaring met het ondersteunen van (facilitaire) projecten.

Verder vinden we het belangrijk dat je een ‘hands on mentaliteit hebt, zorgvuldig, accuraat en integer bent en dat je open staat voor feedback.

We zijn ons ervan bewust dat we voor deze functie veel kennis en ervaring vragen, mocht je niet volledig aan het profiel voldoen, schroom niet om toch te solliciteren. We investeren graag in jouw persoonlijke groei.

Onze kernwaarden (open, professioneel, vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht, samenwerken, leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening.

Over ons

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

De Bibliotheek UvA/HvA is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten, off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek voor de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek. Het Allard Pierson, als onderdeel van de Bibliotheek, beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek, en presenteert ze aan een breder publiek.

Wij brengen ‘kennis verder’ en helpen de kwaliteit van het hoger onderwijs in Amsterdam te verbeteren en dragen zo bij aan het studiesucces van onze studenten.

Vragen

Voor vragen over de functie kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:

• Youssef Achahbar, adjunct-directeur Bibliotheek UvA/HvA, y.achahbar@uva.nl

Sollicitatie

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand.

De reactietermijn sluit op 30 september 2024. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.