Inkoopondersteuner

Beleid, Bedrijfsvoering & Ondersteuning

Ben jij de administratieve kanjer met aantoonbare affiniteit en ervaring met inkopen en aanbesteden? Wil jij doorgroeien in Inkoop? Solliciteer dan!

Bijna 1 miljard euro. Met dat bedrag koopt de afdeling Inkoop van gemeente Den Haag jaarlijks werken, leveringen en diensten in voor de stad. Als inkoopondersteuner voor de inkoopteams Sociaal en Bedrijfsvoering ben jij de spin in het web, help jij de afdeling met diverse administratieve processen en rapportages en ondersteun je de inkoopadviseurs bij hun inkoop- en aanbestedingsprojecten.

Ben jij ambitieus, efficiënt, digitaal behoorlijk vaardig en ook nog eens klantgericht? Solliciteer dan op deze functie.

Verantwoordelijkheden

Je voert zelfstandig specialistische ondersteunende taken uit waardoor onze inkoopadviseurs hun werkzaamheden optimaal uit kunnen voeren. Dit doe je bijvoorbeeld door onze systemen op een slimme manier te vullen en gebruiken. Denk hierbij aan het klaarzetten van documenten in ons inkoopsysteem Mercell en het laten ondertekenen van documenten in Validsign. Ook zorg je ervoor dat onze proces- en projectsites en aanbestedingskalender op Sharepoint beheerd worden en de dossiers volledig en correct zijn. Ook zorg jij voor het bijhouden van data, bijvoorbeeld van onze benchmark gegevens en de inhoudelijke data voor landelijke onderzoeken zoals de MVI Zet tool.

De volgende taken komen met enige regelmaat voorbij:

• Inrichting van de inkoopdossiers en bewaken van de voortgang en afhandeling van dossiers.
• Administratie van afwijkingen en problemen in het inkoopbeleid à vastlegging en dossiervorming.
• Administratieve ondersteuning van het tenderboard Bedrijfsvoering.
• Voorbereidingen en ondersteuning bij communicatieactiviteiten over aanbestedingen en ontwikkelingen bij inkoop.
• Houdt Werknet en de website up-to-date v.w.b. lopende en afgeronde aanbestedingen.
• Administratieve handelingen bij het verwerken van standaard tools en templates.
• Vastlegging, beheer (inclusief dossiers aanleveren op verzoek) en afhandeling audits.
• Registratie, bewaken, najagen en actueel houden van de aanbestedingskalender.
• Registratie van doorbelasting van aanbestedingen.
• Bijhouden inkoop benchmark.
• Expert aanmaken bestelaanvragen in Oracle.
• Verzamelen en aanleveren documenten en contractregistratie.
• Diverse voorkomende ondersteunende werkzaamheden op verzoek van de inkoopadviseur, zoals het voorbereiden van brieven, notuleren van consensusbeoordelingen en dergelijke.
• Beantwoorden van inhoudelijke algemene inkoopvragen en doorgeleiden naar collega’s afdeling inkoop (telefonisch, beheren mailbox en fysiek regelmatig aanwezigheid).

Vereisten

Allereerst heb je veel zin om bij ons te komen werken en je onder te dompelen in het Inkoopvak! Je houdt van data, ordenen en structureren. Je bent klantvriendelijk, hands-on en meer dan gemiddeld digitaal vaardig. Je wilt je graag verder ontwikkelen in het inkoopvak en bent bereid tot het volgen van een inkooptraining.

Daarnaast:

• kan je goed samenwerken;
• heb je ervaring met het werken met data en rapportages;
• kan je goed luisteren;
• werk je precies en nauwkeurig;
• ben je zowel mondeling als schriftelijk zeer vaardig;
• ben je resultaatgericht;
• heb je een hands-on mentaliteit waarbij je goed zelfstandig kan werken;
• ben je niet bang om initiatief te nemen en proactief oplossingen aan te dragen.

Ook neem je mee:

• aantoonbare affiniteit met het liefst 1 jaar werkervaring in het vakgebied (overtuig ons als je de werkervaring nog niet hebt!);
• hbo werk- en denkniveau;
• uitstekende kennis over en ervaring met Microsoft applicaties zoals teams en in het bijzonder Excel;
• ervaring met het proces inkopen tot betalen (purchase to pay) en Oracle EBS is een pre;
• kennis over het inkoopproces en aanbestedingswetgeving is een pre;
• ervaring met Tenderned en Mercell is een pre;

in bezit zijn van Nevi -MIL of andere relevante inkoopopleiding is een pre. Zo niet, ben je bereid deze te volgen

Wat wij bieden

Een mooie opstapfunctie om verder te groeien in het Inkoopvak en de kans om je dit vak echt eigen te maken!

Werken bij de afdeling Inkoop van de gemeente Den Haag betekent dat je, samen met heel wat leuke inkoopcollega’s, van inkopen een feestje maakt voor onze klanten en voor onszelf. Ook krijg je de ruimte om mee te denken over de doorontwikkeling van de inkoopfunctie van de gemeente. Binnen de afdeling wordt veel gedaan aan teambuilding, zo zijn er vaak (gang)borrels en andere (sportieve) activiteiten.

Ook kun je rekenen op:

• een 32 tot 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €3.052,- en maximaal €4.297,- bruto per maand (schaal 8, per 1 oktober 2024), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• werken in het stadhuis, midden in de binnenstad en op loopafstand van station Den Haag Centraal;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer.

Over ons

De afdeling Inkoop van de gemeente Den Haag bestaat uit ongeveer 45 collega’s en vier teams, waarvan drie uitvoerende inkoopteams en een strategisch en kader stellend team.

De afdeling Inkoop is continu in ontwikkeling en jij kan in jouw functie mee ontwikkelen. Wil je bij ons komen werken dan moet je van een feestje houden, want wij maken van inkoop een feestje voor onze klanten en onszelf. Wij doen veel als afdeling samen, omdat we samen verder komen en het niet alleen kunnen, het wij-denken en doen moet in je genen zitten.

Jij komt te werken binnen het team Inkoop Bedrijfsvoering, maar ondersteunt van daaruit ook de inkoopadviseurs van team Inkoop Sociaal. Als inkoopondersteuner werk je zelfstandig én samen met behulpzame en sociale collega’s met allerlei leeftijden en ervaringsniveaus. Je werkt zowel op kantoor als thuis en je krijgt van ons de faciliteiten (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid om je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past. En na werktijd? Dan drink je samen nog een drankje op de inkoopgangborrel of vinden we wel een leuk plekje op het Plein.

De laatste jaren is werk gemaakt van het neerzetten van een professionele afdeling. Inkoop staat steeds meer op de kaart. Zo heeft de afdeling sinds een eigen hoofd Inkoop, waarmee we stevig aan tafel zitten. Met elkaar bouwen we verder aan de toekomst, binnen de regels, buiten de gebaande paden. En dat doen we graag samen met jou.

Prosper Becker, Recruiter

Sollicitatieproces

• Wacht niet met solliciteren. Gedurende de publicatieperiode plannen wij al gesprekken in.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Solliciteren: Je solliciteert door het invullen van ons online sollicitatieformulier.

Op gesprek: Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.

Arbeidsvoorwaarden: Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.

Aangenomen: Gefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.

Indiensttreding: Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega’s en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.