Management Assistent GER/ Europese Studies

Management Assistent

Het secretariaat geschiedenis van afdeling Geschiedenis, Europese studies, Religiewetenschappen en CEDLA (GER) van de Faculteit der Geesteswetenschappen, zoekt een enthousiaste management assistent. Midden in de stad, in het Bushuis en Oost Indisch Huis, vind je de zeer actieve en levendige afdeling GER waaronder de capaciteitsgroep Europese Studies. Als management assistent vervul je een centrale rol binnen deze groep van wetenschappers, docenten, studenten en ondersteunende staf. Je maakt deel uit van een kundig en collegiaal team management assistenten.

Wat ga je doen?

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers binnen de organisatie en voor contacten van buiten. Zo ondersteun je collega’s en treed je op als gastvrouw/-heer voor bezoekers. Je verricht algemene secretariële en administratieve taken in samenwerking met de vijf andere management assistenten en maakt deel uit van het managementassistententeam van de afdeling GER.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Zelfstandig uitvoeren van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden (denk aan: behandeling inkomende e-mail, post en telefoon, het boeken van zalen en catering, het aanschaffen van kantoorartikelen en meubilair, postzaken, etc.);
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers;
• Organiseren en inhoudelijk notuleren van vergaderingen binnen de afdeling vergaderingen van programmateams of van capaciteitsgroepen;
• Voorbereiden en begeleiden van evenementen (seminars, lezingen e.d.), regelen van accommodatie en tickets voor internationale gasten;
• Ondersteuning bij sollicitaties;
• Gebouw- en werkplekbeheer (interne verhuizingen);
• Het organiseren van de cyclus van jaargesprekken inclusief bewaking van archivering van verslagen van jaar- en beoordelingsgesprekken;
• Het ondersteunen van hoofd en assistent bedrijfsvoering bij personeelswerk en/of financiën, zoals het opstellen van aanmeldings- en mutatieformulieren of het verzamelen van gegevens voor financiële overzichten en begrotingen.

Wat vragen we van jou?

Je bent doortastend en proactief in het oppakken van zaken en verplaatst je in de positie en de behoefte van degene die jij ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen. Jouw plannings- en organisatievermogen is ijzersterk, en je kunt indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en werkt graag samen collega’s met diverse achtergronden en vaardigheden.

Jouw ervaring en profiel:

• Een hbo-werk- en denkniveau;
• Ervaring in een soortgelijke functie is een pre;
• Aantoonbaar ICT-vaardig: goede kennis van MS Office en Teams; gemak in omgaan met zich steeds vernieuwende digitale mogelijkheden en Social Media is een pre;
• Accuraat en planmatig kunnen werken, zowel zelfstandig als in teamverband; consciëntieuze werkhouding;
• Goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en discreet kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Goed kunnen schakelen tussen (kortlopende) taken van verschillende aard;
• Dienstverlenende instelling, sociaal, flexibel en communicatief sterk;
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.

Wat bieden we jou?

We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van een jaar met uitzicht op vast, met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 november 2024. Het dienstverband is voor 30.4 uur per week.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2.793 tot € 3.771 bruto per maand, op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering.

Wat bieden we je verder?

• Een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• Een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s;
• Uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• Een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Over ons

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Vragen?

Voor vragen over de functie of afdeling kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:

• Andrea Haker, hoofd bedrijfsvoering afdeling GER
• a.haker@uva.nl

Sollicitatie

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. Je kunt online solliciteren. Je brief en cv ontvangen we graag in 1 pdf.

De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal plaatsvinden in de week van 23 september.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.
Collega, Hoofd Human Resources