Adviseur Onboarding en Offboarding

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Adviseur Onboarding en Offboarding

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 21.000 burgers bij Defensie. Hou jij van een mensgerichte aanpak, het bevorderen van de medewerkersbeleving en een dynamische omgeving? Dan is deze functie iets voor jou!

Als Adviseur Onboarding en Offboarding draag je zorg voor de kennismaking van nieuwe medewerkers met het Grensverleggend IT-programma en adviseer je hoe de medewerkersbeleving verbeterd kan worden.

Wat ga je doen?

Als Adviseur On- en Offboarding heb je een belangrijke rol in het verbeteren en uitvoeren van de on- en offboardingsaciviteiten voor medewerkers van het ‘Grensverleggend IT-programma’ (GrIT). Dit is één van de grote IT-programma's van het Joint Informatievoorzieningscommando (JIVC), waarbij we gezamenlijk bouwen aan de nieuwe IT-Infrastructuur van Defensie en daarmee werken aan een veilig Nederland.

Je werkt samen in een team dat verantwoordelijk is voor de onboardingsjourney van medewerkers die starten op het GrIT-programma.

Vier keer per jaar organiseer je met het team de GrIT-Onboardingsdag. Hiervoor regel je de locatie, stel je het programma op, regel je sprekers, nodig je mensen uit, faciliteer je de dag en analyseer je de feedback die mensen geven aan het einde van de dag.

Je zorgt ervoor dat alle nieuwe GrIT-medewerkers na 1 maand en na 3 maanden gecontacteerd worden om van hen te horen hoe hun onboarding is verlopen: zijn ze goed ontvangen, zijn ze voldoende geïnformeerd, hoe verloopt de samenwerking, enz. Je analyseert de rode draden in hun feedback en stelt aanbevelingen op.

Daarnaast werk je met het team aan de invulling van de offboardingsjourney, waarbij je feedback verzamelt van vertrekkende GrIT-medewerkers feedback verzamelt om de ervaring van toekomstige GrIT-medewerkers te verbeteren.

Ook draag je zorg dat de informatie voor GrIT-medewerkers, omtrent het programma, up-to-date blijft waaronder het informatiepakket, de onboardingsapp en de onboardingspagina op het intranet.

Eén keer per kwartaal stel je rapportage op om de bevindingen van de GrIT-medewerkers te delen, trends te signaleren en te adviseren over mogelijke verbeteringen.

Het team houdt wekelijks een brainstormmeeting rondom nieuwe initiatieven en verbetering van de dienstverlening. Er vindt wekelijks een werkoverleg plaatst om de voortgang van de activiteiten te bespreken. Als aanspreekpunt On- en Offboarding neem je deel aan het aanspreekpunten overleg waar informatie met elkaar wordt uitgewisseld en afstemming plaatsvindt over gezamenlijke acties.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• Het fungeren als aanspreekpunt en coördineren en uitvoeren van de werkzaamheden in het On- en Offboardingsteam;
• Het jaarlijks opstellen van een jaarplan en het zorgdragen voor de uitvoering;
• Het proactief mee verbeteren van het team en het starten van nieuwe initiatieven;
• Het analyseren van feedback en het doen van aanbevelingen voor verbetering;
• Het geven van algemeen advies voor het on- en offboardingsprogramma;
• Het zorgdragen voor informatievoorziening naar nieuwe medewerkers en het beheer van onze SharePoint-pagina met dat doeleinde;
• Het zorgdragen voor de data kwaliteit van het GrIT-dashboard en opstellen van periodieke rapportages;
• Het rapporteren aan de Senior Adviseur die verantwoordelijk is voor Resource Management, Onboarding, Educatie, Cultuur en Offboarding.

Functie-eisen

Wat vragen we?

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en ervaring in een soortgelijke functie waarbij je verantwoordelijk was voor een succesvolle on –en offboarding van medewerkers;
• Je hebt ervaring met het opstellen van informatievoorziening naar nieuwe medewerkers en kunt je goed inleven in hun situatie;
• Je bent gewend te rapporteren en dit met feiten te onderbouwen;
• Je bent teamgericht en een aanpakker;
• Je bent proactief, creatief en durft met verbeterinitiatieven te komen.
• HBO+ werk- en denkniveau (schaal 10)

De volgende competenties zijn nodig voor de uitoefening van de functie:

• Analyseren
• Initiatief
• Beïnvloeden
• Omgevingsgericht
• Mensgericht
• Planning en organiseren
• Samenwerken
• Verantwoordelijk