Administratief contractbeheerder

Zorgen dat onze klanten ongestoord en veilig gebruik kunnen maken van het Rijksvastgoed; daarin vorm jij als administratief contractbeheerder een belangrijke schakel. Van de technische gebouwinformatie tot de financiële gegevens; jij zorgt dat de administratie rondom het contractbeheer met onderhoudspartners volledig up-to-date is. En dat voor de meest bijzondere gebouwenvoorraad van Nederland, die onder meer uit gevangenissen, paleizen en musea bestaat.

Samen met de coördinerend contractbeheerder, technisch contractbeheerder en administratief medewerker vorm je een vast team. Jullie zorgen dat het onderhoud aan de panden tijdig én op de juiste manier wordt uitgevoerd. Samen beheren jullie een aantal onderhoudscontracten voor een deel van de gebouwenvoorraad van het Rijksvastgoedbedrijf. Vaak heb je hierbij te maken hebt met één aannemer of installateur die zorgt voor het totale onderhoud van een of meer gebouwen. Van tijd tot tijd bezoeken jullie de rijksgebouwen en -terreinen om te kijken of afspraken nagekomen worden. Ook bezoeken jullie als team aannemers voor contractbesprekingen.

Binnen jouw contractteam zorg jij dat de administratie volledig op orde is. Een zorgvuldige klus; dankzij jou beschikken we altijd in een handomdraai over de meest actuele gegevens. Dit is van belang als leveranciers bijvoorbeeld niet aan contractuele of wettelijke gestelde verplichtingen voldoen of wanneer een pand in de verkoop gaat. In onze systemen maak je onder meer inkooporders aan en verwerk je mutaties in contracten. Verder beoordeel jij de wettelijke verplichtingen die verbonden zijn aan het onderhoud van vastgoed.

Hebben collega’s periodieke overzichten nodig, bijvoorbeeld over het aantal storingen in panden? Dan haal jij die uit het systeem en maak je heldere overzichten. Op basis hiervan kan een coördinerend contractbeheerder of objectmanager het gesprek aangaan met de onderhoudsleveranciers. Tot slot heb je een belangrijke rol in de contract-overleggen die jij en jouw collega’s met de onderhoudsleverancier voeren. Hierin wordt besproken en geëvalueerd of de afgesproken werkzaamheden zijn uitgevoerd en of de aannemer of installateur aan de contractvoorwaarden voldoet. Jij verzamelt relevante stukken en overzichten, zorgt dat zowel de leverancier als jouw collega’s hierover tijdig beschikken, en zorgt voor de verslaglegging en archivering van de overleggen.

In de rol van Administratief contractbeheerder heb je, naast je werkzaamheden voor je contractteam, ook affiniteit met systeem- en procesontwikkelingen en denkt proactief mee om continue te verbeteren in een lerende organisatie. Naast dat je verantwoordelijk ben voor werkzaamheden binnen je eigen team, ben je ook bereid om waar nodig collega’s te assisteren en ben jij een echte teamspeler.

Nieuwsgierig geworden naar de functie van Administratief contractbeheerder, maar wil je inhoudelijk nog wat meer informatie over deze functie? Bel of app dan met Jan-Hein van der Meer, Clusterhoofd, via 06 – 10 96 01 73.

• Je hebt hbo-werk- en denkniveau in een administratieve richting, of een mbo-diploma met recente werkervaring in een administratieve functie waardoor je op hbo-niveau presteert.
• Je hebt enkele jaren ervaring met de administratie taken van inkoop, contractbeheer en/of contractmanagement, of je hebt een opleiding of training in een van de vakgebieden gevolgd.
• Je hebt een pré als je ervaring hebt met geautomatiseerde (integrale) informatiesystemen, zoals Oracle (EBS), Condor en Apro
• Je hebt affiniteit met technische vakgebieden, zoals bouwkunde of installatietechniek.

• Salarisniveau schaal 9
• Maandsalaris Min €3.484 – Max. €4.868 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• Voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf kan een veiligheidsonderzoek B nodig zijn. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met jouw leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.
• Per 1 juli 2024 wordt de CAO Rijk aangepast. Dit betekent dat de salarisbedragen zoals genoemd bij deze functie 8,5% zullen worden verhoogd, daarnaast worden de schaalbedragen met € 50,- verhoogd en zal het Individueel Keuze Budget 16,5% bedragen.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep Senior Medewerker Vastgoed en Infrastructuur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Sectie Contractvorming en Beheer

Jij gaat aan de slag bij de sectie die verantwoordelijk is voor het contractbeheer en de ontwikkeling, verbetering en implementatie van de landelijke contracten rondom onderhoud. Daarnaast richten we ons op de integrale beheercontracten, de servicecontracten voor de wettelijke keuringen en voor de gebruikersinstallaties van de rijkspanden. Het beheer van deze contracten vraagt om terugkerend preventief en correctief onderhoud én inzicht in wettelijke verplichtingen. Ook implementeren we de contracten in diverse ICT-systemen en dragen we zorg voor autorisatieaanvragen voor leveranciers en medewerkers van het Rijksvastgoedbedrijf. Tot slot vertalen we de onderhoudsbehoeften naar bestekken, contracten en contractaanvragen, waarna de afdeling Inkoop en Contractmanagement deze kan aanbesteden.

Cluster Contractbeheer

Je komt terecht in een enthousiast team, dat graag een stapje extra zet om doelen te bereiken. Binnen je cluster heb je zeer intensief overleg met je coördinerend contractbeheerder, de administratief contractbeheerder en administratief medewerker in jouw contractteam. We bieden elkaar een luisterend oor en kunnen altijd bij elkaar terecht voor vragen of advies. Met de andere administratief contractbeheerders bespreek je eens per maand operationele zaken in een werkoverleg, waarbij jij en je collega’s ook de ruimte krijgen om presentaties te geven over de nieuwste ontwikkelingen. En periodiek overleggen we met het gehele cluster over lopende zaken.

Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK)

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Zie over-ons voor meer informatie over het Rijksvastgoedbedrijf.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Jan Hein van der Meer

[email protected]

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Miranda de Zeeuw - Bregman

[email protected]

Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Technisch adviseur Elektrotechniek

Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK)

• Arnhem
• HBO bachelor
• 32-36
• schaal 11 €4.024 - €6.110 (bruto)