Bestuursassistent

Utrecht heeft jou nodig! In de rol van Bestuursassistent bij de gemeente Utrecht wordt je deel van het kloppend hart van onze dynamische afdeling Bestuursondersteuning. Hier krijg je de unieke kans om een cruciale bijdrage te leveren aan het bestuurlijke proces. Je vaardigheden worden hier niet alleen gewaardeerd, maar krijgen ook de ruimte om verder te groeien in een omgeving waar professionaliteit en positiviteit vooropstaan.

Ben je klaar om deze uitdaging aan te gaan en samen met collega’s frisse energie door onze afdeling te laten stromen? Wij zoeken proactieve teamspelers die klaar zijn om impact te maken. Met jouw expertise en unieke kijk op zaken draag je bij aan een sterker Utrecht. Kom jij ons team versterken, dan werken we samen aan een nog sterkere Gemeente Utrecht.

Dit is je werk

Je werkt als bestuursassistent samen met twee ervaren collega’s voor twee bestuurders. Hierin ben jij een echte, flexibele duizendpoot in een duo functie. Samen met de bestuursassistenten, twee communicatieadviseurs en een bestuursadviseur ondersteun jij meerdere collegeleden over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

• Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van de bestuurder.
• De zeer complexe agenda programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen.
• Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team.
• De workload bewaakt en grip houdt op de agenda.
• Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische zaken.
• Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen.
• Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen.
• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. In ons team van Bestuursassistenten word je een sleutelfiguur binnen de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier dynamische teams: het Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten, die stuk voor stuk bijdragen aan een optimale ondersteuning en advisering van het college van B&W.

Je nieuwe werkplek bevindt zich op de 20ste verdieping van het Stadskantoor, waar je niet alleen van een adembenemend uitzicht geniet, maar ook van een omgeving die zowel letterlijk als figuurlijk hoogstaand is. De werksfeer is prettig en informeel, met een team dat diversiteit in achtergronden, ervaringen en perspectieven omarmt.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. We zijn op zoek naar een dienstverlenende collega die accuraat is, een teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief is ingesteld.

Jij hebt een flinke dosis humor en bent in staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen. Daarnaast houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen. Je hebt interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, daarbij ben je politiek sensitief.

Concreet heb jij:

• Hbo werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of door een stevige portie ervaring in dit werkveld.
• Ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur(der).
• Ervaring binnen een gemeente is een pre, maar geen harde eis.
• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Teams).

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.317,- en € 4.752,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Uitstekende verlofregelingen.