Divisiesecretaris Divisie Infrastructuurdiensten

DICTU is in transitie en als divisiesecretaris begrijp je de veranderende koers van DICTU als geen ander. Je zorgt ervoor dat de juiste informatie wordt uitgewisseld en afgestemd. Als divisiesecretaris vervul je een centrale rol. Je adviseert en ondersteunt het managementteam, inclusief de divisiemanager, en werkt samen in een team van divisie- en directiesecretarissen. Je werkpakket is te definiëren in drie rollen, te weten:

Jouw rol binnen het Managementteam

Als adviseur en secretaris van het managementteam bewaak je de voortgang en agendeer je

divisiebrede vraagstukken en actiepunten op de juiste tafels. Waar nodig assisteer je door nota’s te redigeren middels het coachen van opstellers en zal je nota’s opstellen over complexe en team overstijgende onderwerpen. Daarnaast verzorg je de voorbereiding, agenda en afhandeling van MT-bijeenkomsten, andere overleggen die met klanten of leveranciers van DICTU plaatsvinden, interne zeepkistsessies, nieuwbrieven. Ook onderhoud je de intranetpagina. Verder zorg je voor eenduidige communicatie en informatievoorziening binnen en buiten onze divisie. Ook zoek je de samenwerking op met de (project)managementondersteuner welke verantwoordelijk is voor het agendabeheer en regelen van locaties. Daarin is het belangrijk dat je overzicht houdt, dat je dwarsverbanden legt en proactief afstemming zoekt in de organisatie. Je signaleert ontwikkelingen binnen de divisie, je bent op de hoogte van wat er speelt binnen de divisie en zorgt dat hier aandacht voor gevraagd wordt door het op de juiste agenda te zetten. Je voert kwaliteitscontroles uit op bestuurlijke stukken die verder de bestuurlijke lijn in gaan en schrijft mee met stukken. Een ideale kans om jouw creativiteit in te zetten om leuke werkvormen te bedenken en te faciliteren.

Jouw rol ten op zichte van de divisiemanager

Je ondersteunt procesmatig, organisatorisch en inhoudelijk. Je bent de oren, ogen en rechterhand van de divisiemanager. Je signaleert ontwikkelingen binnen en buiten het MT en adviseert hierover. Je bent verantwoordelijk voor de totstandkoming en het beheer van onder andere het jaarplan, jaarverslag, rapportages en overzichten waar de divisiemanager initiatiefnemer of eigenaar van is. Je stelt een jaarkalender op waar alle belangrijke momenten voor de divisie samenkomen en zorgt dat dit op elkaar aansluit. Verder zorg je voor het beheer van de begroting. Ook ben je als divisiesecretaris verantwoordelijk voor de communicatie van de divisie (op intranet en over successen, activiteiten en evenementen.

Jouw rol in het besluitvormingsproces van DICTU.

Je bent samen met je collega-divisiesecretarissen en de directiesecretarissen de spin in het web van DICTU.

Je borgt een zorgvuldige besluitvorming en implementatie van de genomen besluiten. Als team beheren jullie de informatiestroom voor de voorbereiding, implementatie en navolging van het besluitvormingsproces binnen DICTU bijvoorbeeld door MT agenda’s op elkaar af te stemmen en te delen wat er binnen de MT’s speelt. Daarbij stemmen jullie de werkzaamheden onderling af, delen kennis en vervangen elkaar bij afwezigheid.

Functie-eisen

Je achterhaalt de kern van de opdracht door de vraag van de klant scherp te krijgen en de vraagstelling bij de klant te toetsen. Tussen gegevens leg je verbanden je signaleert ontbrekende informatie. Daarbij speel je assertief in op de vraag door tijdig informatievragen uit te zetten bij collega’s. Je hebt oog voor tegengestelde belangen en maakt mogelijke consequenties van veranderingen bespreekbaar. Je hebt een aanpak voor ogen om tot het gewenste resultaat te komen en stemt daarover af met stakeholders. Daarin maak je een realistische inschatting van tijd, middelen en capaciteit. Je zorgt ervoor dat de voortgang en resultaten toegankelijk zijn voor collega’s en opvolgers. Je maakt informatie je snel eigen, kent een hoge omschakelfrequentie, en deelt actief de opgedane kennis met collega’s.

Verder beschik je over:

• Een actieve en nieuwsgierige geest.
• Een uitstekende beheersing van tools als Word, PowerPoint en Excel.
• Ervaring met het bewaken van inhoudelijke en financiële voortgang en daarover te rapporteren.
• Een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.

Competenties:

• Daarnaast heb je een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Je bent integer en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt een dienstverlenende instelling.
• Je bent in staat en hebt de durf om de dialoog te faciliteren. Je beschouwend en analyserend vermogen helpen je daarbij.
• Je kan snel kan schakelen en bent op overtuigende wijze in staat de verbinding te leggen tussen de directie Operatie en de directies Strategie & Cybersecurity en Bedrijfsvoering en neemt hierbij initiatief.
• Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en laat je zelf niet gemakkelijk uit het veld slaan.