Coördinator Organisatie en Formatie Beheer

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering één vacature voor de functie Coördinator Organisatie en Formatie beheer/ HR Data (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S11). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd. Medewerkers die reeds in vaste dienst zijn binnen het Rijk behouden hun contractrechten.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Om dit goed uit te voeren brengt de inrichting van de organisatie veelzijdige vraagstukken met zich mee, die vragen om een expert op het gebied van organisatie- en formatiewijzigingen. Je hebt ruime ervaring in het adviseren en ondersteunen van opdrachtgevers bij complexe organisatieveranderingen. Analytisch, klantgericht en resultaatgericht zijn sleutelwoorden die jou perfect omschrijven.

Wat ga je doen?

“Onze taak als organisatie is complex en daarmee is de juiste inrichting van de organisatie voortdurend onderwerp van gesprek. Het is belangrijk dat we als afdeling HR de organisatie goed ondersteunen bij inzicht in- en wijziging van de organisatie en formatie. Ik ga hierover in gesprek met collega’s binnen de hele organisatie en onze afdeling.”

Voor deze functie zoeken wij een kandidaat die oog heeft voor detail en processen LEAN kan inrichten en verbeteren. Hij of zij heeft een goed overzicht in de structuur van de organisatie en kan verbanden leggen. Daarnaast is het belangrijk dat hij/zij afstemt met diverse stakeholders, zich in hen kan verplaatsen, hoofd- en bijzaken kan onderscheiden en belangen kan afwegen. Excel en PowerQuery zijn tools waar de kandidaat zeer bedreven mee is. Hij/zij moet kunnen samenwerken met collega’s vanuit verschillende expertises en verantwoordelijken.

Als Coördinator Organisatie en Formatiebeheer/ HR Data bij de IND werk je aan het continu actueel houden van de organisatie-inrichting en de bijpassende formatie. Je bent verantwoordelijk voor het:

• Coördineren van de taken binnen het O&F proces;
• Het voeren van (intake) gesprekken met opdrachtgevers;
• Verhelderen van de wens en het doel van de organisatie- en formatiewijzigingen (O&F);
• Het opstellen van een stappenplan en een adviesrapport, en vervolgens het toetsen van zowel het plan als het rapport met de opdrachtgever. Bewaken van de voortgang van het proces en de planning;
• Samenwerken met alle relevante partijen, zoals HR-adviseurs, managers, medewerkers en externe partijen;
• Informeren van relevante stakeholders binnen de organisatie zoals directies & MT’s
• Het behouden van overzicht over verzoeken binnen de organisatorische context en het uitvoeren van kwaliteitscontroles bij collega O&F Experts. Controleren van de data van je eigen werk en na verwerking in P-Direkt;
• Contact onderhouden met andere O&F teams om van elkaar te leren en best practices te delen.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Coördineren en prioriteren van taken op het gebied van organisatie en formatie beheer;
• Overleg met- en informeren van stakeholders over wijzigingen;
• Zorgen voor tijdige, complete en juiste informatie in P-Direkt.

Functie-eisen

Herken jij jezelf hierin?

• HBO werk- en denkniveau;
• Tenminste 3 jaar ervaring in een adviesrol op het gebied van organisatie- en formatiewijzigingen of vergelijkbaar;
• Ervaring met het voeren van intakegesprekken en het opstellen van adviesrapporten;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, met het vermogen om beknopt en bondig te formuleren;
• Kennis van- en ervaring met HR-processen, -systemen (bij voorkeur P-Direkt) en -wetgeving;
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex, Citrix) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.

Competenties

• Klantgericht
• Communicatief vaardig
• Analyseren
• Voortgangscontrole
• Zelfontwikkeling