Secretaris

De afdeling Advies van de directie Bestuursadvisering zoekt een dg-secretaris ter ondersteuning van de directeuren-generaal Openbaar Bestuur en Democratische Rechtsstaat (dgOBDR) én Volkshuisvesting en Bouwen (dgVB).

Als dg-secretaris ben je een cruciale schakel in de directe dagelijkse ondersteuning van een dg; jij weet hoe intern de hazen lopen, hoe een dg opereert en jij kunt deze informatie goed omzetten in een advies op het gebied van bedrijfsvoering en de interne organisatie. Je werkt nauw samen met adviseurs, secretarissen en secretariaten, binnen en buiten de directie Bestuursadvisering. Waar de adviseurs de dg beleidsinhoudelijk van advies dienen, adviseer jij als secretaris met name op organisatorisch vlak en de interne processen. Je schakelt veelvuldig met de dg over de prioriteiten, de korte- en lange termijn agenda en de te ondernemen acties. Jij bent een belangrijk aanspreekpunt voor de dg en geeft hem of haar gevraagd en ongevraagd advies. Je hebt voornamelijk contact met adviseurs uit de staf op het gebied van HRM, organisatieontwikkeling, financiën en met de directiesecretarissen binnen de directoraten-generaal waar jij voor werkt. Door dit contact ben je in staat signalen af te geven die je oppikt en die relevant zijn; je bent de oren en ogen en een betrouwbare sparringpartner van de dg.

Het feit dat je voor twee dg’s werkt maakt dat je veel ballen in de lucht te houden hebt, maar dat je ook heel goed voor kruisbestuiving en informatie-uitwisseling kunt zorgen. Iedere dg werkt anders, heeft andere interesses en prioriteiten binnen het werk en vraagt om andere ondersteuning. In het vervullen van je functie vraagt dit dus om maatwerk. Vaak heb je een coördinerende rol als informatiemakelaar. Je speelt informatie door tussen partijen wanneer nodig, je dient dus goed zichtbaar en benaderbaar te zijn, maar tegelijkertijd is het niet de bedoeling dat je simpelweg fungeert als doorgeefluik tussen partijen.

Je woont overleggen (van de dg) bij om zo acties uit te kunnen zetten en om jouw eigen informatiepositie op peil te houden; jij weet wat er speelt en hebt het overzicht. Het (proactief) zelf oppakken of bij een collega uitzetten van ad hoc klussen vormt een dagelijkse bezigheid. Samen met je collega’s zorg je voor tijdige voorbereiding van de diverse overleggen en waar nodig verzorg je de agenda en verslagen. Als dg secretaris ben je op het gebied van bedrijfsvoering/staf-zaken het eerste aanspreekpunt voor de dg. Dit betekent dat een dg jouw hulp zal vragen bij zaken omtrent capaciteit, budgetten, informatievoorziening, en organisatie ontwikkeling. Voor ieder van deze zaken heeft de dg binnen de staf ook adviseurs rondlopen bij verschillende stafdirecties Als dg secretaris ben je het eerste aanspreekpunt en zal je vaak gevraagd worden om iets te regelen, door te geven of op te halen. Dit kan iets zijn wat je zelfstandig kunt doen of iets wat je met behulp van de andere staf-adviseurs doet.

De functie biedt daarnaast de mogelijkheid om een rol te spelen bij BZK-brede taken die (mede) worden aangestuurd door de afdeling Advies, bijvoorbeeld de Algemene Politieke Beschouwingen en de begrotingsbehandelingen. Je bent nadrukkelijk onderdeel van een team rondom beide dg’s en door goede samenwerking en onderlinge uitwisselbaarheid vangen we pieken in werkdruk op en verdelen we de werklast.

Functie-eisen

Functie-eisen dg-secretaris:

• Je beschikt over een HBO/universitair werk- en denkniveau en minimaal drie jaar relevante werkervaring
• Je kunt goed prioriteren, blijft rustig, houdt overzicht en handelt effectief en efficiënt.
• Je bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en onverwachte klussen met daarbij soms hoge werkdruk.
• Je bent in staat snel een netwerk op te bouwen.
• Je kunt uitstekend organiseren en plannen, en hebt een goed gevoel voor communicatie op verschillende niveaus.

Pré’s:

• Je kent de organisatie goed en is zich bewust van de (in)formele regels, verschillende posities en belangen die relevant zijn voor het eigen werkterrein.
• Je brengt humor en relativeringsvermogen mee.
• Je bent energiek.
• Je hebt ervaring en/of affiniteit met IT-gerelateerde zaken.

Competenties:

• Omgevingsbewust
• Servicegericht
• Verbindend
• Proactief
• Adviseren
• 
  
• Je komt te werken in een dynamische omgeving met gezellige collega’s. Je weet je daarin te bewegen, het overzicht te houden en steeds mogelijkheden te zien om op die veranderende omstandigheden in te spelen. Binnen het team van adviseurs en de directie Bestuursadvisering als geheel heb je een eigen inbreng en draag je actief bij aan het goed functioneren van het team als geheel. Collegialiteit, openheid en flexibiliteit zijn vanzelfsprekende eigenschappen. Een kennismakingsgesprek met de dg’s is onderdeel van de procedure.

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveau schaal 11, schaal 12
• Maand­salaris Min €3.662 – Max. €6.320 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
• Minimaal aantal uren per week32
• Maximaal aantal uren per week36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over de functiegroep (Senior) Adviseur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuursadvisering (BA) is een stafdirectie en adviseert en ondersteunt de bewindspersonen, (plaatsvervangend) secretaris-generaal en directeuren-generaal van BZK. Door het benutten van de kracht van het hele departement zorgt BA er, in samenwerking met andere stafdirecties, voor dat de politieke en ambtelijke leiding hun taken optimaal kunnen uitvoeren en hun verantwoordelijkheden kunnen waarmaken. Dit doet zij onder andere door politieke en bestuurlijke advisering, regie op de stukkenstroom en andere processen, coördinatie van de Ministerraad, onderraden en het verkeer met de Eerste en Tweede Kamer en managementondersteuning van de politieke en ambtelijke leiding.

De directie bestaat uit drie afdelingen: Advies, Openbare orde, Inlichtingen en Veiligheid (OIV) en Parlementaire Zaken en Managementondersteuning (PMZO). De directie wordt aangestuurd door de directeur BA.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.