Coördinator Documentatie en Registratie

Ben jij een gedreven coördinator met een passie voor archiefbeheer? Wil jij een belangrijke rol spelen bij het beheren van documentstromen en advisering op het gebied van archiefvorming? Dan zijn wij op zoek naar jouw! Jouw inzet is essentieel voor het succesvol navigeren van de digitale toekomst.

Wat ga je doen?

Het cluster Documentatie en Registratie is verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening (DIV) en het up to date houden van de bibliotheek & documentatie voor het Parket-Generaal (PaG). Als coördinator documentatie en registratie ben je verantwoordelijk voor het beheer van het archief van het PaG en de continuïteit van de dienstverlening door het cluster Documentatie en Registratie (D&R). Samen met de collega’s van het cluster werk je dagelijks aan een archief waarop de collega’s van het PaG kunnen vertrouwen. Je coördineert de werkzaamheden en voert deze, als meewerkend voorman, zo nodig uit op het gebied van documentaire informatievoorziening. Je voert ook werkzaamheden uit met betrekking tot archiefbeheer van het PaG zoals het adviseren en instrueren van medewerkers van het PaG ten aanzien van archiefvorming.

Een gedegen inzicht in de organisatie van informatiehuishouding stelt jou in staat aanbevelingen te doen voor aanpassingen en verbeteringen, zowel op het gebied van proces als kwaliteit. Jij waarborgt de voortgang en kwaliteit van het archiefbeheer bij het PaG door monitoring en evaluatie. Daarnaast ben je proactief in het delen van kennis en kunde, waarbij jouw enthousiasme en gedrevenheid als inspiratie dienen voor verdere professionalisering van onze afdeling. Je volgt externe ontwikkelingen op gebied van techniek en wetgeving van de documentaire informatievoorziening en doet zo nodig voorstellen ter uitvoering en implementatie hiervan binnen het PaG.

De belangrijkste elementen uit jouw functie zijn:

• Coördineren en uitvoeren van de werkzaamheden binnen het cluster Documentatie en Registratie.
• Beheer en onderhoud van het archief van het Parket-Generaal.
• Adviseren over digitaliseren van het archief van het PaG.

Wat het werk leuk maakt is dat je een belangrijke bijdrage levert aan een betrouwbare informatie huishouding voor het Openbaar Ministerie. Dit doe je samen met een team van bevlogen, betrokken en gezellige collega’s. De functie is afwisselend waardoor geen dag hetzelfde is. Zo kun je op een werkdag samen met de collega’s van het cluster bepalen welke werkzaamheden er liggen welke prioriteit hebben of meewerken aan de registratie en archivering van documenten. Op een andere werkdag leid je een overleg met betrekking tot digitalisering van het archief van het PaG, geef je demo’s aan collega’s over het documentenmanagementsysteem of geef je een presentatie over het belang van archiveren aan de leiding van het Parket-Generaal. Kortom, een veelzijdige rol waarin je bijdraagt aan een betrouwbaar en toekomstbestendig archief voor onze organisatie.

Functie-eisen

Je bent op de hoogte van actuele trends en ontwikkelingen en bent niet alleen een expert in archiveren, maar ook loop je voorop in de ontwikkelingen op het gebied van informatiehuishouding. Een belangrijke taak is dat je die signaleert en analyseert.

Daarnaast beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling. Je bent in staat om politieke en bestuurlijke gevoeligheden, risico’s en kansen te herkennen en daarnaar te handelen. Ook ben je in staat om hoofd- en bijzaken te onderscheiden en ben je klantgericht. Je redt je prima zelfstandig, maar ook samenwerken met andere collega’s is voor jou belangrijk.

Verder beschik je over:

• Aantoonbaar academisch/hbo-werk en denkniveau. We staan open voor diverse richtingen zolang je maar affiniteit met dit werkgebied hebt;
• Werkervaring op het gebied van documentaire informatievoorziening. Het is een pré als je kennis hebt van het justitiële beleidsterrein.
• Aantoonbare vaardigheid in het leggen en onderhouden van relevante contacten binnen en buiten de organisatie.

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveau schaal 10
• Maand­salaris Min €3.091 – Max. €4.921 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur 1 jaar
• Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Salarisschaal 10 conform CAO Rijk.
• Het betreft een functie voor 36 uur per week, hybride werken is mogelijk.
• Deze functie heeft een contractduur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Indien je momenteel een vast dienstverband binnen de Rijksoverheid hebt, zal hier uiteraard rekening mee gehouden worden.
• Het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is noodzakelijk.
• De selectiegesprekken vinden plaats op dinsdag 21 mei in Den Haag.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Parket-Generaal is gelegen in het centrum van Den Haag vlakbij het Centraal Station. Werken bij het Parket-Generaal betekent werken in het bestuurlijke centrum van Nederland. Een kleurrijke stad met een rijke historie en cultuur. Met meer dan 180 collega’s lever je een bijdrage aan het werk van het Openbaar Ministerie. Samen zijn we het Parket-Generaal en wij geloven in de kracht van diversiteit en inclusie, in alle lagen van de organisatie. Met medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, seksuele geaardheid, arbeidsbeperking en verscheidenheid in opleiding en ervaring. Een organisatie waar we gebruik maken van elkaars verschillen, kwaliteiten en talenten. Een organisatie waar iedereen ertoe doet, zichzelf kan en mag zijn, gerespecteerd en gewaardeerd wordt.

Het Parket-Generaal bestaat uit de volgende afdelingen: Beleid & Strategie, Bestuurlijke en Juridische zaken, Communicatie, Wetenschappelijk Bureau, Finance & Control, Bedrijfsvoering &Staf, Kwaliteitsontwikkeling -advisering & –toetsing en de Afdeling Internationaal.

Aan het hoofd van het Parket-Generaal staat een directeur. Daarnaast faciliteren drie concerndirecteuren het College van procureurs-generaal om in control te zijn op de concernbrede bedrijfsvoeringsonderdelen Finance & Control, HRM&O en Huisvesting & Facilities.

Ministerie van Veiligheid en Justitie, Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim zesduizend medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei