Managementassistent Bibliotheek UvA/HvA

Ben jij een organisatorisch talent en ben je op zoek naar een dynamische uitdagende baan als managementassistent? De Universiteit van Amsterdam (UvA) is een ambitieuze, creatieve en betrokken organisatie die continu in beweging is. Als managementassistent ondersteun je het managementteam en lever je een belangrijke bijdrage aan het succes van de UvA. Wij bieden je een inspirerende werkomgeving waarin jij je thuis voelt en alle ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Voor het secretariaat van de Bibliotheek UvA/HvA zoeken we een enthousiaste en gemotiveerde management/office-assistent voor 32 tot 38 uur per week.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben je een belangrijke schakel binnen de Bibliotheek UvA/HvA. Je maakt deel uit van het directiesecretariaat en ondersteunt de directie en het managementteam bij de uitvoering van allerlei dagelijkse werkzaamheden, zoals:

actieve deelname aan belangrijke vergaderingen (waarbij je verantwoordelijk bent voor leesbare notulen);

• administratieve ondersteuning (je houdt overzicht over de planning en agenda’s van de directeur en het management en zorgt ervoor dat afspraken tijdig worden ingepland);
• ondersteuning van de bedrijfsvoering (je helpt op het gebied van personeelsadministratie, de planning en afhandeling rondom vacatures, reserveren van zalen, verzorgen van catering en organiseren van (buitenlandse) reizen);

daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opstellen van rapportages en presentaties en bewaak je de voortgang van eventuele projecten.

Maar dat is nog niet alles:

ook het beheer van de post, het op peil houden van de voorraden en het regelen van bijeenkomsten kan tot jouw takenpakket behoren.

Kortom, je bent samen met je twee collega’s de drijvende kracht binnen onze afdeling!

Wat neem je mee?

Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen, plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je stelt de juiste prioriteiten, voelt je betrokken en kunt anticiperen op te nemen acties. Je bent gewend om snel te schakelen tussen de diverse ad hoc zaken en om proactief werkzaamheden naar je toe te trekken. Belangrijk is ook dat je goed kunt samenwerken en met je persoonlijkheid en je servicegerichte instelling een positieve bijdrage levert aan het team.

Je bent onze ideale collega als je een afgeronde mbo- of hbo-opleiding of ruime werkervaring als management/office-assistent hebt. Verder herken je je in onderstaande punten:

• uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• ervaring met Microsoft Office-programma's (met een bijzondere nadruk op Word, Teams en Outlook);

• sterk gericht op samenwerken;
• stressbestendig, proactief en in staat om prioriteiten te stellen;
• een scherp gevoel voor verhoudingen en organisatie-sensitiviteit.

We zijn ons ervan bewust dat we voor deze functie veel kennis en ervaring vragen. Mocht je niet volledig aan het profiel voldoen, schroom dan niet om toch te solliciteren. We investeren graag in jouw persoonlijke groei.

Waar kom je te werken?

De Bibliotheek is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten, off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek voor de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek. Het Allard Pierson, als onderdeel van de Bibliotheek, beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek, en presenteert ze aan een breder publiek.

Bij de Bibliotheek UvA/HvA werken meer dan 250 medewerkers verdeeld over verschillende locaties. Wij brengen ‘kennis verder’ en helpen de kwaliteit van het hoger onderwijs in Amsterdam te verbeteren en dragen zo bij aan het studiesucces van onze studenten.

Hier kun je meer lezen over werken bij de Bibliotheek.

Wat bieden we jou?

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 32 tot 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Als we je functioneren positief beoordelen, volgt aansluitend een vast contract.

Je bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 2.693 tot € 3.636. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op één van onze locaties in Amsterdam bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen de kerstdagen en 1 januari;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• zeven weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Vragen?

Voor vragen over de functie kun je tijdens kantooruren contact opnemen met Prof. Dr. Fred Weerman, Directeur Bibliotheek UvA/HvA a.i., F.P.Weerman@uva.nl.

Sollicitatie

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand. Je kunt via onderstaande link solliciteren.

De reactietermijn sluit op 12 mei 2024. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitie niet op prijs.