Personal Assistant Banking

Functiebeschrijving

Allen & Overy is een internationaal advocatenkantoor dat stevig is geworteld in de Nederlandse markt. Het kantoor biedt hoogstaande juridische dienstverlening aan (beursgenoteerde) en grote niet-beursgenoteerde ondernemingen, financiële instellingen, overheidsinstanties en maatschappelijke organisaties. Het Amsterdamse kantoor maakt integraal deel uit van een breed internationaal netwerk. Kenmerkend van het kantoor is de no-nonsense cultuur en open deuren beleid.

Functie

In de rol van PA bij Allen & Overy Amsterdam ben je, samen met vijf andere PA’s, werkzaam binnen de dynamische praktijkgroep Banking en ondersteun je een team van advocaten. De rol omvat uiteenlopende secretariële werkzaamheden, de belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Communicatie: jij bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt. Ons visitekaartje dus. Je werkt in deze functie intern veel samen met internationale collega’s en met afdelingen als finance en marketing. Extern onderhoud je vooral professioneel contact met onze cliënten
• Complex agendabeheer: jij stelt de prioriteiten voor het team dat je ondersteunt. Je bewaakt de deadlines en je plant afspraken in. Ook organiseer je de logistieke aspecten rondom de afspraken zoals vervoer, vergaderruimtes, catering en het voorbereiden van stukken
• E-mail beheer: je screent binnenkomende e-mails. Je filtert ze op acties en gaat hiermee aan de slag, of legt ze ter behandeling voor aan de advocaat
• Organiseren: je organiseert verschillende activiteiten zoals events, presentaties of diners met cliënten. Daarnaast regel jij de zakenreizen van jouw team. Je boekt de vluchten en hotels, zet een reisschema in elkaar en regelt ook meteen het visum als dat nodig is
• Administratief: je bent verantwoordelijk voor de administratieve aspecten van de praktijk. Zoals het intern aanmelden van nieuwe zaken, het opstellen van engagement letters, het maken van PowerPoint presentaties en het voorbereiden van meetings

Wij zoeken

Voor deze afwisselende functie zoeken wij een enthousiaste aanpakker die actief meedenkt en ook onder tijdsdruk secuur werk aflevert. Je vindt het belangrijk jouw team zo goed mogelijk te ondersteunen en verleent moeiteloos uitstekende dienstverlening aan onze cliënten. De werkdagen op kantoor zijn redelijk flexibel in te delen, maar in ieder geval verwachten we je drie dagen op kantoor. De exacte invulling kan nog nader besproken worden. Je staat stevig in je schoenen, bent daadkrachtig, flexibel en een echte teamplayer. Daarnaast voel je goed aan hoe je met verschillende mensen om moet gaan en uiteraard ga je discreet om met vertrouwelijke informatie.

Verder beschik je over minimaal HBO werk- en denkniveau en minstens een jaar relevante werkervaring binnen de zakelijke dienstverlening, bij voorkeur met een partnerstructuur en binnen de advocatuur (dit kan ook in de vorm van een stage zijn geweest). Maar we ontmoeten ook altijd graag enthousiaste, vlotte doorzetters zonder die specifieke ervaring. Vanwege het internationale karakter van onze organisatie is het belangrijk dat je naast Nederlands ook de Engelse taal zeer goed beheerst.

Wij bieden

• Een mooie rol in een hecht team
• Mooi salarispakket en mogelijkheid tot thuiswerken
• Functie voor 40 of 32 uur
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een aantrekkelijke pensioensregeling, goede reiskostenvergoeding, een bedrijfsfitness Nederland abonnement en trainingen als bijvoorbeeld mindfulness of communicatie
• Een goede sfeer in een dynamisch bedrijf
• Winstdeling uitbetaald in de maand juli