Personal Assistant Corporate

Allen & Overy is een internationaal advocatenkantoor dat stevig is geworteld in de Nederlandse markt. Het kantoor biedt hoogstaande juridische dienstverlening aan beursgenoteerde en grote niet-beursgenoteerde ondernemingen, financiële instellingen, overheidsinstanties en maatschappelijke organisaties. Het Amsterdamse kantoor maakt integraal deel uit van een breed internationaal netwerk. Kenmerkend van het kantoor is de no-nonsense cultuur.

PA Corporate (32 – 40 uur)

In de rol van PA ben je, samen met vier andere PA’s, werkzaam binnen de dynamische praktijkgroep Corporate en ondersteun je een team van advocaten. De rol omvat uiteenlopende secretariële werkzaamheden, waaronder:

• Communicatie: jij bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt; ons visitekaartje. Je werkt in deze functie intern veel samen met internationale collega’s en met afdelingen als Finance en Marketing. Extern onderhoud je professioneel contact met onze cliënten;
• Complex agendabeheer: jij stelt de prioriteiten voor het team dat je ondersteunt. Je bewaakt de deadlines en plant afspraken in. Ook organiseer je de logistieke aspecten rondom de afspraken zoals vervoer, vergaderruimtes, catering en het voorbereiden van stukken;
• E-mail beheer: je screent binnengekomen e-mails. Je filtert ze op acties en gaat hiermee aan de slag, of legt ze ter behandeling voor aan de advocaat;
• Organisatie: je organiseert verschillende activiteiten zoals events, presentaties of diners met cliënten. Daarnaast regel jij de zakenreizen van jouw team. Je boekt de vluchten en hotels, zet een reisschema in elkaar, en regelt ook meteen het visum als dat nodig is; en
• Administratie: je bent verantwoordelijk voor de administratieve aspecten van de praktijk. Denk hierbij aan het intern aanmelden van nieuwe zaken, het opstellen van engagement letters, het maken van PowerPointpresentaties en het voorbereiden van meetings.

De werkdagen op kantoor worden in overleg afgestemd. Daarnaast is er een mate van flexibiliteit in de werktijden. We verwachten je in ieder geval drie dagen op kantoor. De exacte invulling kan nog nader besproken worden.

Onze toekomstige collega

• is proactief en levert ook onder tijdsdruk secuur werk af;
• heeft een professionele werkhouding, is servicegericht, en een sterke planner;
• staat stevig in zijn/haar schoenen, is daadkrachtig, flexibel en een echte teamplayer;
• heeft het vermogen om goed met verschillende type mensen om te gaan en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie;
• beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau. Het is een pré wanneer je relevante werkervaring hebt binnen de advocatuur of andere zakelijke dienstverlening; en
• heeft een uitstekende beheersing van de Nederlands en Engelse taal.

Wij bieden

• een mooie rol in een hecht team;
• goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een goed salaris met winstdeling, een aantrekkelijke pensioensregeling, reiskostenvergoeding, een sportabonnement en diverse trainingen;
• een dynamische internationale werkomgeving;
• een mooie werkplek in een monumentaal pand met uitstekende kantoorfaciliteiten, zoals een uitgebreide lunch en koffie van onze barista;
• de mogelijkheid om deel te nemen aan kantoorevenementen, zoals de vrijdagmiddagborrel en het zomer- en winterfeest; en
• de kans om je in te zetten voor goede doelen.