Directiesecretaresse Wenckebachinstituut voor Onderwijs en Opleiden

Als directiesecretaresse ben je de rechterhand van het Dagelijks Bestuur van het WIOO en het eerste aanspreekpunt voor partijen die contact zoeken. Het betreft uiteenlopende contacten binnen het grote en complexe netwerk van Onderwijs en Opleiden. Naast de contacten binnen de betrokken organisaties UMCG en RUG gaat het om regionale, landelijke en internationale contacten. Je beheert complexe agenda’s, maakt actie- en besluitenlijsten en zorgt voor archivering van genomen besluiten. Je verzorgt de tijdige informatievoorziening richting de DB leden, je stelt de juiste prioriteiten en bent in staat de werkzaamheden voor 2 tot 3 DB leden te managen. Je brengt structuur in de dag, beheert deadlines en speelt in op ad-hoc situaties. Je maakt onderdeel uit van een team van secretaresses dat wordt aangestuurd door een coördinator. Je werkt dedicated voor een aantal DB leden maar gezamenlijk heb je een verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van het bestuurssecretariaat. Secretaresses vangen pieken in de werkdruk op en vervangen elkaar bij afwezigheid. Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het Bedrijfsbureau WIOO.

Je hebt een HBO werk- en denkniveau. - Je hebt minimaal 4 jaar ervaring in een soortgelijke functie in een omgeving van vergelijkbare omvang en complexiteit. - Je bent in het bezit van een diploma directiesecretaresse, officemanagement of managementassistent. - Je beheerst de Nederlandse en de Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk. - Je hebt een zelfstandige werkhouding maar kan ook goed samenwerken. - Onder snel veranderende omstandigheden blijf je gestructureerd werken en wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep doen op de dienstverlening kun je dat goed managen. - Je zorgt ervoor dat zaken ordelijk en efficiënt kunnen worden afgewerkt. - Je presenteert jezelfop een professionele wijze die overeenkomt met de wijze waarop de organisatie in- en extern gezien wil worden. - Je kunt snel schakelen tussen verschillende onderwerpen, beleid en uitvoering. - Bij het uitvoeren van de taken wordt een beroep gedaan op jouw flexibiliteit, creativiteit, regelvermogen, pro-activiteit en doortastendheid. - Je handelt te allen tijde integer en discreet en kan omgaan met bestuurlijke verhoudingen. Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen. Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.