Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad NS Stations

Jij ondersteunt de Ondernemingsraad van NS Stations en zorgt ervoor dat de medezeggenschap soepel verloopt. Met jouw organisatietalent, scherpe verslaglegging en gestructureerde werkwijze ben je een onmisbare schakel tussen OR, bestuurder en organisatie.

Daarom wil je bij NS werken

• Jij levert een directe bijdrage aan een goed functionerende medezeggenschap binnen NS Stations.
• Je werkt nauw samen met het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad en bent een belangrijke organisatorische en administratieve spil binnen het besluitvormingsproces.
• Je krijgt een unieke inkijk in de ontwikkelingen, vraagstukken en besluitvorming die spelen binnen NS Stations.

Elja: "Als ambtelijk secretaris combineer je jouw focus op de relatie met het bereiken van doelen. Je levert een constructieve bijdrage aan de relatie tussen zeggenschap en medezeggenschap."

Dit ga je doen

Als ambtelijk secretaris ondersteun je de ondernemingsraad NS Stations. Jij draagt er zo aan bij dat het proces van medezeggenschap zo soepel mogelijk verloopt en bent een belangrijke schakel tussen OR-leden, bestuurder, de business en externen. Jouw werkzaamheden zijn voornamelijk organisatorisch en uitvoerend van aard.

Je bent als ambtelijk secretaris een belangrijk aanspreekpunt voor OR-leden en bestuurder. Je werkt intensief samen met het Dagelijks Bestuur (DB) van de OR en voert je werkzaamheden in nauwe afstemming met het DB uit. De grote diversiteit aan onderwerpen binnen de functie schrikt jou niet af. Sterker nog: hier veer je van op en daardoor weet je onder druk goed te presteren.

Dankzij jouw analytisch vermogen en organisatorische vaardigheden ben jij van onschatbare waarde bij:

• Het voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen van de OR.
• Het opstellen van vergaderschema's en agenda’s en het verzamelen, controleren en verspreiden van vergaderstukken.
• Het verder inrichten, beheren en duurzaam op orde houden van een toegankelijk en betrouwbaar archief.
• Het maken van heldere notulen.
• Het bewaken en opvolgen van actiepunten en afspraken.
• Het onderhouden van contact met OR-leden, bestuurder en andere stakeholders.
• Het snel doorgronden van complexe onderwerpen en deze begrijpelijk vastleggen.
• Het ondersteunen van de OR bij de medezeggenschapsverkiezingen; de eerstvolgende verkiezingen vinden plaats in 2027. Je speelt zowel in de voorbereidingen een essentiële rol als na de verkiezingen bij de opstart van de nieuwe leden van de OR.

Hier ga je werken

Jij werkt bij HR en maakt deel uit van de afdeling Arbeidsverhoudingen & Arbeidsvoorwaarden. Tot deze afdeling behoort het team Arbeidsverhoudingen, waarvan naast ambtelijk secretarissen ook experts arbeidsverhoudingen deel uitmaken. Gezamenlijk dragen zij bij aan constructief overleg tussen bestuurders en medezeggenschap binnen NS.

De overlegvergaderingen zijn op locatie, in de regel iedere dinsdag en meestal in Utrecht, en van jou wordt verwacht dat je op vergaderdagen ook op locatie werkt. Daarnaast is het mogelijk om in overleg met het dagelijks bestuur van de OR thuis te werken.

Dit zijn de functie-eisen

• Je hebt hbo werk- en denkniveau of beschikt over een afgeronde en relevante mbo 4-opleiding.
• Je hebt ervaring met notuleren, verslaglegging en het werken in een ondersteunende, administratieve of bestuurlijke omgeving.
• Je bent 16-20 uur beschikbaar. In verband met de vergaderdagen van de OR ben je in ieder geval beschikbaar op dinsdagen en bij voorkeur ook op maandag en donderdag.
• Je bent in staat complexe informatie snel te doorgronden, hoofd- en bijzaken te onderscheiden en deze begrijpelijk vast te leggen.
• Je organiseert je werk gestructureerd, bewaakt afspraken actief, neemt initiatief wanneer acties dreigen stil te vallen en werkt nauwkeurig en integer.
• Je werkt effectief samen met leden van de medezeggenschap, bestuurders en andere stakeholders.
• Je staat stevig in je schoenen. Met een OR die bestaat uit 19 leden, een bestuurder en ook vaak nog andere stakeholders heb je regelmatig te maken met verschillende belangen en/of meningen. Je kunt daar goed mee omgaan.
• Je bent digitaal vaardig, maakt je nieuwe systemen en applicaties snel eigen en hebt kennis van en ervaring met Outlook, SharePoint, Teams en andere Microsoft 365-applicaties. Affiniteit met medezeggenschap en besluitvormingsprocessen is belangrijk; ervaring binnen de medezeggenschap is een pré.

Bij NS vinden we het belangrijk dat we elkaar durven aanspreken en ons altijd kunnen uitspreken. We zoeken collega's met lef, die open staan voor verandering. Voor deze functie zijn daarnaast nauwkeurigheid, proactiviteit, organisatievermogen en het vermogen om verschillende belangen met elkaar te verbinden belangrijke succesfactoren om je doelen te kunnen behalen in samenwerking met je team en de business.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

• Een salaris tussen € 3.159,- en € 5.321,- bruto per maand (schaal 59) op basis van een 36-urige werkweek.
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden.
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.
• De mogelijkheid tot thuiswerken en flexibele werktijden (in overleg).