Ambtelijk secretaris Commissies Ondernemingsraad Reizigers

Jij ondersteunt de commissies van de ondernemingsraad NS Reizigers. Met jouw organisatietalent, scherpe verslaglegging en proactieve aanpak zorg je ervoor dat commissies optimaal worden ondersteund en besluitvorming zorgvuldig wordt voorbereid.

Daarom wil je bij NS werken

• Jij hebt impact op NS-medewerkers door de commissies van de OR te faciliteren en bent een belangrijke ondersteunende schakel tussen OR-leden, bestuurder (de gesprekspartner), de business en externen.
• Als sterke organisator zorg jij ervoor dat overleggen soepel verlopen en afspraken worden nagekomen.
• Je krijgt een unieke inkijk in uiteenlopende onderwerpen binnen NS, variërend van sociale veiligheid en arbeidsomstandigheden tot HR- en operationele vraagstukken.

"Als ambtelijk secretaris combineer je jouw focus op de relatie met het bereiken van doelen. Je levert een constructieve bijdrage aan de relatie tussen zeggenschap en medezeggenschap."

Elja, role onbekend

Dit ga je doen

Als ambtelijk secretaris ondersteun je verschillende commissies van de ondernemingsraad OR Reizigers. Jij draagt er zo aan bij dat het proces van medezeggenschap zo soepel mogelijk verloopt en bent een belangrijke schakel tussen OR-leden, bestuurder (gesprekspartners), de business en externen. De commissies hebben regulier overleg met vertegenwoordigers van de bestuurder vanuit de business en houden zich bezig met uiteenlopende thema's binnen NS. Hierdoor werk je in een dynamische omgeving waarin je snel schakelt tussen verschillende onderwerpen en stakeholders.

Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor OR-leden en bestuurders van de verschillende commissies. De grote diversiteit aan onderwerpen binnen de functie schrikt jou niet af; juist daardoor presteer je goed onder druk.

Dankzij jouw analytisch vermogen en organisatorische vaardigheden ben jij van onschatbare waarde bij:

• Het voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen van de verschillende commissies.
• Het opstellen van vergaderschema's en agenda's.
• Het verzamelen, controleren en verspreiden van vergaderstukken.
• Het maken van heldere notulen.
• Het bewaken en opvolgen van actiepunten en afspraken.
• Het onderhouden van contact met OR-leden, bestuurders en andere stakeholders.
• Het snel doorgronden van complexe onderwerpen en deze begrijpelijk vastleggen voor de commissies.

Hier ga je werken

Jij werkt bij HR en maakt deel uit van de afdeling Arbeidsverhoudingen & Arbeidsvoorwaarden. Tot deze afdeling behoort het team Arbeidsverhoudingen, waarvan naast ambtelijk secretarissen ook experts arbeidsverhoudingen deel uitmaken. Gezamenlijk dragen zij bij aan constructief overleg tussen bestuurders en medezeggenschap binnen NS.

De overlegvergaderingen zijn op locatie en van jou wordt verwacht dat je op vergaderdagen ook op locatie werkt. Daarnaast is het mogelijk om in overleg met het dagelijks bestuur van de OR thuis te werken.

Dit zijn de functie-eisen

• Je hebt hbo werk- en denkniveau of beschikt over een afgeronde en relevante mbo 4-opleiding.
• Je hebt ervaring met notuleren, verslaglegging en het werken in een ondersteunende, administratieve of bestuurlijke omgeving.
• Je bent in staat complexe informatie snel te doorgronden, hoofd- en bijzaken te onderscheiden en deze begrijpelijk vast te leggen.
• Je organiseert je werk gestructureerd, bewaakt afspraken actief en neemt initiatief wanneer acties dreigen stil te vallen.
• Je werkt nauwkeurig, integer en bent in staat effectief samen te werken met leden van de medezeggenschap, bestuurders en andere stakeholders.
• Je hebt kennis van en ervaring met Outlook, SharePoint, Teams en andere Microsoft 365-applicaties.
• Affiniteit met medezeggenschap en besluitvormingsprocessen is belangrijk. Ervaring binnen medezeggenschap is een pré.

Bij NS vinden we het belangrijk dat we elkaar durven aanspreken en ons altijd kunnen uitspreken. We zoeken collega's met lef, die open staan voor verandering. Voor deze functie zijn daarnaast nauwkeurigheid, proactiviteit, organisatievermogen en het vermogen om verschillende belangen met elkaar te verbinden belangrijke succesfactoren om je doelen te kunnen behalen in samenwerking met je team en de business.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden.
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.
• De mogelijkheid tot thuiswerken en flexibele werktijden (in overleg).