Adviseur Bedrijfsvoering Directie Materiaal Vastgoed Leefomgeving en Duurzaamheid (568987)

Als adviseur bedrijfsvoering bij het Ministerie van Defensie werk je bij de Directie Materieel, Leefomgeving, Duurzaamheid en Vastgoed (DMLVD) in Den Haag. Je ondersteunt de directeur en plaatsvervangend directeur in de dagelijkse bedrijfsvoering, adviseert gevraagd en ongevraagd, bewaakt processen en helpt de directie overzicht te houden op uiteenlopende dossiers.

Dit ga je doen

1. Ondersteuning en advies op gebied van bedrijfsvoering aan de directeur, door:

• het opstellen en monitoren van het bedrijfsplan, werkbegroting DMLVD, jaarplan DMLVD en bijbehorende taken, inclusief periodieke controle op de realisatie met de controller;
• het bijhouden en samenbrengen van input voor de directiebijdragen aan de managementrapportages;
• het deelnemen aan informatiemanagement-overleggen en directeur en directie informeren en adviseren;
• het bijhouden van de takenlijst van de directeur;
• als achtervang optreden voor het houden van overzicht op het gebied van brievenstroom, zoals kamerbrieven, antwoorden op Kamervragen en feitelijke vragen, nota's, burgerbrieven, moties en toezeggingen;
• contacten onderhouden met KAB DGB, KAB CDS en defensieonderdelen voor bedrijfsvoering en als achtervang voor parlementaire zaken;
• het uitlezen van DefDoc BSV-inbak voor de directeur en de algemene inbak;
• als achtervang optreden bij het praktisch voorbereiden van debatten;
• het inhoudelijk laten voorbereiden van in- en externe vergaderingen door het verzamelen van vergaderstukken;
• het inrichten en onderhouden van directie-SharePoint;
• het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan directeur en plaatsvervangend directeur.

2. Ondersteuning en advies op het gebied van personeel aan de directeur, door:

• het bewaken van personeelszaken, formatie en bezetting;
• het bewaken van het welzijn van het personeel door signalen op te pikken en deze discreet aan te kaarten bij directeur en plaatsvervangend directeur;
• het opstellen van het handboek onboarding en een handleiding op SharePoint om nieuwe collega's bij DMLVD een goede start te bieden;
• het opvangen en wegwijs maken van nieuw personeel;
• het bewaken van de realisatie van de uitdeelbudgetten, waaronder saamhorigheidsbudget, dibel en lief/leed, met periodieke check met de controller.

Dit krijg je

• Tijdelijke aanstelling voor 3 jaar.
• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, bijvoorbeeld door uitbetaling, extra verlof of besteding aan fiscaal vriendelijke doelen.
• Defensie biedt veel mogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling.
• Diverse verlofregelingen, zoals 75% betaald ouderschapsverlof, en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans tussen werk en privé.
• Je kunt je werktijd tijdelijk enkele uren per week verkorten en extra IKB-uren opbouwen.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Werk- en denkniveau

HBO, voor militair bachelor

Overige kennis en vaardigheden

• ervaring in en met het gebruik van diverse digitale systemen waarmee de werkzaamheden worden uitgevoerd, zoals Outlook, Word, DefDoc, IBABS en SharePoint;
• basisadviesvaardigheden, onder andere adviesrollen en presenteren;
• kennis van taak, organisatie en cultuur van de organisatie-eenheid en klantgebieden.

Ervaring

• bij voorkeur ervaring in de defensieorganisatie;
• werken in teamverband;
• samenwerken met andere werkvelden en kennisgebieden.

Competenties

• Analyseren
• Samenwerken
• Omgevingsgericht
• Plannen en organiseren
• Leervermogen
• Flexibel
• Loyaal en empathisch

Hier kom je te werken

De werkzaamheden worden verricht binnen de Directie Materieel, Leefomgeving, Duurzaamheid en Vastgoed van het Directoraat-Generaal Beleid binnen de Bestuursstaf.

Het DGB heeft als doel het defensiebeleid over de richting en samenstelling van het ministerie van Defensie integraal vorm te geven. Het is verantwoordelijk voor beleidsontwikkeling en -advisering op een breed en divers terrein en zorgt dat het beleid past binnen de politieke en budgettaire kaders.

Binnen het DGB is DMLVD verantwoordelijk voor het opstellen van integraal en uitvoerbaar beleid ten dienste van de krijgsmacht op de gebieden materieel, leefomgeving, vastgoed en duurzaamheid. Op deze gebieden voert DMLVD de regie over het adviseren en ondersteunen van de politieke en ambtelijke top. Ook vertegenwoordigt DMLVD Defensie en haar belangen in internationaal en interdepartementaal verband en bij decentrale overheden en burgers.

De officier toegevoegd/adviseur bedrijfsvoering ondersteunt de bedrijfsvoering van de directie en assisteert de directeuren in hun dagelijkse werkzaamheden door hen te ontlasten van bepaalde taken en te ondersteunen bij het bepalen van prioriteiten. De werkzaamheden variëren per week en per dag, afhankelijk van prioriteiten en spoedtaken.

Over Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf, de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure. Hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) vereist.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat.