Projectsecretaris PPO

Wil jij een sleutelrol spelen binnen projecten met maatschappelijke impact, waar jouw organisatietalent, communicatieve kracht en gevoel voor samenwerking echt het verschil maken?

Kom dan werken bij het OM!

Wat ga je doen?

Als projectsecretaris ondersteun je het project van A tot Z en zorg je ervoor dat processen, afspraken en werkzaamheden goed georganiseerd en beheersbaar blijven. Je organiseert en voorbereidt overleggen, stelt agenda’s op, verzamelt stukken en zorgt voor heldere verslaglegging en opvolging van acties en besluiten. Daarnaast bewaak je de planning, houd je zicht op de voortgang van het project en ondersteun je bij rapportages, informatiestromen en administratieve processen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen vanuit collega’s, stakeholders en samenwerkingspartners en zorgt ervoor dat iedereen tijdig over de juiste informatie beschikt.

In deze functie werk je nauw samen met de projectleider, projectteamleden, OM-onderdelen en soms ook externe partners. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Wanneer omstandigheden veranderen, speel je hier flexibel op in en help je mee om processen en planningen hierop aan te passen. Dankzij jouw organisatietalent, communicatieve vaardigheden en gevoel voor samenwerking draag je bij aan een soepel verloop van het project en het behalen van het projectresultaat. Daarmee vervul je een belangrijke rol binnen de landelijke projecten en programma’s van het Openbaar Ministerie en met zichtbare maatschappelijke impact.

Daarnaast ondersteun je bij de financiële en administratieve beheersing van het programma. Je levert bijdragen aan voortgangsrapportages, bewaakt budgetten en ondersteunt processen rondom inhuur en inkoop. Ook onderhoud je actief contact met interne en externe partners en weet je verschillende belangen en samenwerkingen effectief met elkaar te verbinden. Zo zorg je ervoor dat projecten niet alleen goed georganiseerd zijn, maar ook succesvol kunnen worden uitgevoerd.

Wie ben jij?

Jij bent een nauwkeurige en verbindende collega die energie haalt uit het ondersteunen en organiseren van projecten en programma’s. Je houdt overzicht, weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en zorgt ervoor dat werkzaamheden gestructureerd en efficiënt verlopen. Daarbij schakel je gemakkelijk tussen verschillende taken, belangen en gesprekspartners en weet je goed om te gaan met veranderingen of ad-hoc werkzaamheden.

Je werkt graag samen en zoekt actief de verbinding met collega’s, stakeholders en externe partners. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit begrijp je wat er speelt binnen een complexe omgeving en weet je hier passend op in te spelen. Je communiceert helder, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is om processen goed te laten verlopen. Met jouw proactieve houding, oog voor detail en sterke organisatorische vaardigheden lever je een belangrijke bijdrage aan het succes van projecten en programma’s.

Verder vragen wij de volgende kwalificaties:

• Je hebt een relevante opleiding op minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring als (project)secretaris of in een vergelijkbare functie;
• Verdere ontwikkeling binnen het projectmatig werken is daarbij in deze functie mogelijk: je bent in het bezit van een certificaat IPMA D of bereid deze te behalen.

Competenties

Plannen en organiseren | Organisatiesensitiviteit | Voortgangscontrole | Flexibiliteit | Samenwerken | Netwerken |

Werken bij het Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim 6.000 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten.

Over de afdeling

Je komt te werken bij de Landelijke Bedrijfsvoering Openbaar Ministerie (LBOM) in de directie ODI (Ontwikkeling, Data en Innovatie), afdeling PPO (Programma’s, Projecten en Organisatieontwikkeling).

Als LBOM spelen wij vaak ongemerkt een grote rol in het dagelijkse werk van onze bijna 6.000 OM-collega’s. Optimale ondersteuning, dat is wat ons drijft. Zodat iedere OM-collega probleemloos kan werken, elke dag opnieuw. Bij de LBOM werken jonge professionals en ervaren krachten, met uiteenlopende achtergronden en werkervaring. We leveren een breed palet aan diensten waaronder financiële administratie, huisvesting en facilitaire ondersteuning, inkoop, projectleiding en HR. We hechten waarde aan een omgeving waar medewerkers zich gewaardeerd voelen, met plezier (samen)werken en volop ruimte krijgen voor hun professionele en persoonlijke ontwikkeling.

Binnen LBOM fungeert de afdeling Programma’s, Projecten en Organisatieontwikkeling (PPO) als expertisecentrum op het gebied van projectmatig werken en organisatieontwikkeling en -advies. We ondersteunen landelijke programma’s en projecten van idee tot en met implementatie en decharge.

Vanaf 2025 is deze afdeling onderdeel van een nieuwe landelijke bedrijfsvoeringorganisatie. De afdeling bestaat uit programmamanagers, projectleiders, (programma- en project)secretarissen, projectondersteuners, projectcontrollers, implementatiebegeleiders.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Die tijd zijn bovenwettelijke uren, naar rato omvang dienstverband en leeftijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van het budget te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra verlof en andersom, of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Inschaling in schaal 9 CAO Rijk;
• Het betreft een functie met een contract voor bepaalde tijd voor de duur van één jaar voor 36 uur. Bij goed en volledig functioneren wordt dit omgezet naar een vast dienstverband.
• Het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is noodzakelijk.