Contractmanager FCO & CCE

Word jij enthousiast van een leerzame, afwisselende functie met veel vrijheid? Vind je het leuk om in een veranderende organisatie te werken en daarover mee te denken? Dan is dit misschien jouw nieuwe uitdaging als contractmanager binnen FCO en CCE.

Jouw functie

Binnen de Facilitaire Campus Organisatie (FCO) van de Vrije Universiteit en het Coördinatie Centrum Energie (CCE) is de mogelijkheid ontstaan om gezamenlijk een contractmanager aan te stellen. Je werkt voor beide organisaties, waarbij we voor een gelijk aandeel gebruik maken van je mogelijkheden, kennis en ervaring op het gebied van contractmanagement. Bij FCO ligt het accent op contractmanagement en bij het CCE is het een combinatie van commercie (inkoop) en contractmanagement.

Als contractmanager ben je het contractuele geweten binnen FCO en het CCE. Je wordt ingezet op de uitnutting en het functioneren van afgesloten overeenkomsten. Deze contracten hebben betrekking op (bouw)projecten en het dagelijks en meerjarig onderhoud. Je werkt 50% voor FCO, voor de afdelingen Realisatiemanagement en Vastgoedbeheer, en 50% voor het CCE binnen de afdeling Asset Management & Onderhoud, waar met raamovereenkomsten wordt gewerkt. Zowel FCO als het CCE kennen contracten op het gebied van werken, installatieadviseurs en adviesbureaus.

Bij het CCE is het aan jou om ervoor te zorgen dat contractmanagement met deze contractpartijen verder geïmplementeerd wordt. Je bent daar de enige contractmanager; bij FCO kun je terugvallen op een team van collega-contractmanagers.

Je trekt op met alle relevante stakeholders, zoals projectleiders, coördinatoren E&W die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud, collega’s van de Continudienst voor calamiteitopvolging en, indien nodig, inkopers die commerciële en rechtmatige deals voor FCO en het CCE willen sluiten. Ook onderhoud je contacten met de interne controllers om de financiële uitnutting van de overeenkomsten te monitoren. Kortom: aan jou om ervoor te zorgen dat afspraken correct worden vastgelegd én uitgevoerd. Je voert de regie over de volledige contractcyclus. Wat spreken we af over de aanlevering van goederen, retourprocessen of onderhoud van diverse installaties? Hoe halen we de meeste waarde uit onze contracten? Het belangrijkste doel is het verkrijgen van de gewenste leveranciersprestaties, mede op basis van een optimale samenwerking met leveranciers.

Omdat we willen dat alle stakeholders blij worden en blijven van de overeenkomsten, schakel je niet alleen intensief met leveranciers, maar ook met interne afdelingen en afnemers. Er wordt een fors beroep gedaan op je samenwerkingsvaardigheden, soft skills en commerciële instinct. Bovendien stroomlijn je het contractmanagementproces, met name binnen het CCE, en ben je aanspreekpunt voor alle contractgerelateerde vragen.

Je bent verantwoordelijk voor de beheersing van de raamovereenkomsten en bent binnen FCO onderdeel van het team contractmanagers. Dit doe je in nauwe samenwerking met andere disciplines en natuurlijk ook de opdrachtnemers. Je stelt jezelf steeds de vraag of de doelstellingen worden gerealiseerd, of de opdrachtnemer voldoet aan de contracteisen en of de opdrachtgever voldoende invulling geeft om het contract goed te laten werken. Worden bepaalde doelstellingen niet behaald of afspraken niet nagekomen, dan ga je een open en eerlijk gesprek aan over de afspraken rondom tijd, geld en kwaliteit. Hierbij ben je standvastig en heb je tegelijkertijd oog voor behoud van de goede relatie.

Met jouw proactieve houding stuur je op een goed verloop van de werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat de Plan-Do-Check-Act-cyclus wordt toegepast en dat verbeteringen worden aangestuurd. Je kunt goed plannen en organiseren en weet wat er speelt binnen en buiten de organisatie. In jouw communicatie leg je zaken duidelijk uit, kun je anderen overtuigen en kun je zowel feedback geven als ontvangen.

Als contractmanager

• geef je verder vorm aan het contractmanagementbeleid binnen het CCE
• ben je verantwoordelijk voor het afsluiten en managen van diverse contracten op het gebied van gebouw-, installatie-, bouw- en energietechniek, waaronder electra, WTB, bouw, advies, inhuur, onderhoudscontracten van machines en installaties, energiecontracten en preferred suppliers op het gebied van bouwwerkzaamheden
• stel je SLA’s op, met bijbehorende KPI’s
• bewaak je bij het CCE samen met beheerders en collega’s van de Continudienst en Assetmanagement & Onderhoud de leveranciersprestaties in relatie tot de opgestelde KPI’s
• geef je advies aan de contracteigenaren over verlenging of stopzetting van contracten en adviseer je het MT
• ben je verantwoordelijk voor een compleet en volledig contractendossier en managementinformatie
• ben jij het vaste aanspreekpunt voor het (project)team en opdrachtnemers
• ben je verantwoordelijk voor de toepassing en invoering van kaders, richtlijnen en nieuwe methodes en methodieken
• bewaak je op methodische wijze de contractdoelstellingen en of de opdrachtnemer voldoet aan de contracteisen
• bewaak je de invulling van goed opdrachtgeverschap door het Coördinatie Centrum Energie
• fungeer je als projectlid bij (Europese) aanbestedingen en verzorg je mede de mini-tenders

Jouw profiel

Wat neem je mee

• je hebt hbo werk- en denkniveau
• je bent in bezit van CATS CM Foundation, hebt kennis van Maximo en/of bent bereid deze te volgen na aanstelling
• je hebt een aantal jaar ervaring in een commerciële rol, bij voorkeur op het gebied van inkoop en contractmanagement
• je hebt kennis van onder meer Europese aanbestedingswetgeving, risicomanagement, projectbeheersing en inkoopcontractering
• ervaring in het opstellen van technische programma’s van eisen, SLA’s en KPI’s is een pré
• je bekijkt en beoordeelt situaties vanuit meerdere invalshoeken en voelt goed aan wat er speelt
• je bent nauwkeurig, assertief en handelt proactief
• je beschikt over uitstekende analytische en proactieve vaardigheden, maar bent ook in staat om in praktische oplossingen te denken
• affiniteit met vastgoed en techniek is een pré

Wat wij aan jou waarderen

• je geeft sturing op het naleven van de overeenkomsten en gaat gezamenlijk op zoek naar oplossingen wanneer het anders loopt
• je bent vastberaden en duidelijk in je communicatie
• je houdt van samenwerken, anderen verbinden en coachen, en je collega’s meenemen in veranderingen; je kunt omgaan met conflicthantering
• je krijgt energie van het optimaliseren van rapportages naar de juiste stakeholders

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te reageren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan.

• een functie voor minstens 0,8 fte; je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging
• de arbeidsovereenkomst wordt aangegaan bij de Vrije Universiteit en je wordt voor 50% van je werktijd gedetacheerd naar het CCE
• aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen
• bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar; als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren; bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

Over ons

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam is een maatschappelijk betrokken werkgever waar je bijdraagt aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening. We werken vanuit een veilig en respectvol werk- en studieklimaat en bieden een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Welkom bij de dienst Facilitaire Campus Organisatie

Als dienst Facilitaire Campus Organisatie (FCO) zijn we verantwoordelijk voor de moderne stadscampus van de Vrije Universiteit Amsterdam. Nieuwbouw, onderhoud, herhuisvesting, facilitaire dienstverlening, beveiliging, schoonmaak, catering en technisch beheer: FCO ondersteunt de VU. Kom je werken bij FCO, dan werk je samen met zo’n 200 enthousiaste en betrokken collega’s die bijdragen aan een inspirerende omgeving waar werken, leren en ontmoeten centraal staan.

Welkom bij het CCE

Het CCE verzorgt de opwekking en distributie van energie en gerelateerde producten zoals elektriciteit, warmte, koeling, perslucht en gedemineraliseerd water voor de VU en het VUmc. Daarnaast verzorgt het CCE de coördinatie bij calamiteiten op het campusterrein via haar continudienst en deelname in de BHV-organisatie van de VU. Buiten kantoortijden worden ook de gebouwinstallaties gemonitord en beheerd, inclusief aansturing van eventuele contractors.

De verantwoordelijkheid voor het continu leveren van energie, tegen zo laag mogelijke productiekosten en met een zo hoog mogelijke betrouwbaarheid en duurzaamheid, ligt bij het CCE. Leverbetrouwbaarheid heeft de hoogste prioriteit, omdat het CCE levert aan een ziekenhuis en diverse laboratoria van zowel de VU als het ziekenhuis. Tevens draagt het CCE zorg voor de noodstroomvoorziening van het ziekenhuis en de universiteit.

Het CCE is een zelfstandige BV met twee aandeelhouders: de Stichting VU en de Stichting Amsterdam UMC, die tevens ook klanten zijn. Het CCE heeft als doelstelling om energieproducten tegen zo laag mogelijke kosten te leveren en kijkt daarbij mee in de gebouwinstallaties om samen met afnemers de beste inzet van machines en installaties te realiseren. Dit vraagt om coördinatie en begrip voor elkaars mogelijkheden en beperkingen.

Energiemodaliteiten

De producten die het CCE levert, maken het mogelijk dat universiteit en medisch centrum 24 uur per dag en 7 dagen per week ononderbroken functioneren. Voor het leveren van deze producten zijn er in de energiecentrale verschillende installaties in bedrijf:

• 4 gasolie aangedreven noodstroomaggregaten (DRUPS)
• 5 elektrische koelmachines, waarvan er momenteel 3 nieuw geplaatst worden
• 3 aardgasgestookte verwarmingsketels voor hoge en lage temperatuur
• 1 reverse osmose-installatie voor gedemineraliseerd en permeaat water
• meerdere persluchtcompressoren, uiteindelijk leidend tot 2 persluchtcompressoren
• 4 WKO-installaties met warmtepompen (3 bij VU en 1 bij Amsterdam UMC)

Duurzame ambitie

De ambitie is om voor 2040 op het gebied van duurzame, betaalbare en betrouwbare energie in de top-3 te staan van universiteiten en academische ziekenhuizen in Nederland. Om dat te bereiken, worden stapsgewijs WKO’s toegevoegd. Het gebruik van aardgas wordt daarmee gefaseerd teruggebracht, met als doel in 2040 volledig duurzaam en aardgasvrij te zijn, met uitzondering van specifiek aardgasgebruik voor laboratoriumtoepassingen.

De afdelingen Bedrijfsvoering, Assetmanagement & Onderhoud, Energiemanagement/WKO, Secretariaat, Finance, Contractmanagement en HR vormen samen het CCE.