Projectsecretaresse

Vacature: Projectsecretaresse

Ben jij de organisatorische spin in het web die het projectteam naar een hoger niveau tilt? Als projectsecretaresse zorg jij voor structuur, overzicht en een feilloze administratie. Ontdek hier hoe jij het verschil kunt maken!

Wat bieden wij jou

• Salaris tussen €3200 & €4000 obv 40 uur
• Reiskostenvergoeding
• 27 vakantiedagen en 13 ADV dagen
• Pensioenregeling PME

Wie ben jij

Voor deze rol zoeken we iemand die het projectteam optimaal kan ondersteunen. Je bent nauwkeurig, georganiseerd en een kei in communicatie.

• Opleiding: HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring: Aantoonbare ervaring als projectsecretaresse/-ondersteuner of in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Sector: Ervaring binnen de overheid of bij een overheidsgerelateerde instantie is een sterke pré.
• Systeemkennis: Uitstekende beheersing van Microsoft Office en ervaring met ERP-systemen (ervaring met SAP is een pré).
• Competenties: Je werkt uiterst nauwkeurig, bent dienstverlenend ingesteld en communicatief ijzersterk in de Nederlandse taal.
• Taalbeheersing: Je spreekt de Nederlandse taal.

Wat ga je doen

Als projectsecretaresse ben je onmisbaar voor het projectteam én voor de projectmanager. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve, organisatorische en communicatieve fundering van het projectteam. Je werkt nauw samen met diverse stakeholders. Je zorgt dat informatie en planningen altijd up-to-date zijn. Je bent een onmisbare schakel die rust en overzicht brengt in een dynamische omgeving. Jouw proactieve houding en oog voor detail zorgen ervoor dat het projectteam zich volledig kan focussen op hun kerntaken.

• Verslaglegging & opvolging: Notuleren van het IPM-overleg en het borgen van besluiten en acties in Relatics.
• Financiële administratie: Verwerken van orderleveringen in SAP (MIGO) en beheren van de urenregistratie in Clockwise.
• Projectbeheer: Bijhouden van documentatie, de vakantieplanning in SharePoint en het uitvoeren van Bouwpas-beheer en WAV-scans.
• Agendabeheer: Plannen en bewaken van complexe afspraken voor de Stuurgroep Orion en het beheren van vergaderruimtes.
• Communicatie: Coördineren en versturen van de interne nieuwsbrief en het afstemmen van content met partnerorganisaties.
• Stakeholdermanagement: Fungeren als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
• Events & facilitair: Organiseren van ‘Lunch & Learn’-sessies, teamactiviteiten en het coördineren van bestellingen.
• Proactieve ondersteuning: Het signaleren van bijzonderheden en het volledig ontzorgen van het projectteam op administratief vlak.

Waar ga je werken

Bij dit bedrijf werk je in een dynamische omgeving waar jouw bijdrage als projectsecretaresse direct impact heeft op het succes van het project. Je bent onderdeel van een team waarin samenwerking en efficiëntie centraal staan.

• Goede secundaire voorwaarden zoals een telefoon en laptop, 27 vakantiedagen en 13 ADV dagen (bij fulltime dienstverband), reiskostenvergoeding, pensioenregeling PME Metalelektro.
• Een breed pakket aan extra voordelen zoals diverse collectiviteitskortingen (bijv. verzekeringen), jaarlijkse belastingvriendelijke aankopen, fietsplan, diverse sportieve en gezonde initiatieven.