Recordmanager

Functieomschrijving

Contract: 1 jaar met uitzicht op vast dienstverband

Als recordmanager breng je structuur aan in de digitale informatie van de gemeente, zodat je collega’s makkelijk de juiste informatie kunnen terugvinden én zodat de gemeente voldoet aan de Archiefwet. Verdiep je je graag in thema’s als zaakgericht werken, hotspotlijsten, of de archivering van chatberichten? En vind je het leuk om dagelijkse beheertaken te combineren met nadenken over de ontwikkeling van informatiebeheer op de lange termijn? Word dan recordmanager bij de gemeente Zuidplas.

Wat ga je doen als Recordmanager?

Als recordmanager draag je bij aan het duurzaam toegankelijk houden van de informatie van de gemeente. Je neemt daarbij uitvoerende taken op je, maar buigt je ook over de ontwikkeling van archief- en informatiebeheer op de lange termijn. Zo help je nieuwe collega’s in het werken met het DMS en denk je mee over de implementatie van zaakgericht werken bij de gemeente.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Je ondersteunt collega’s in digitaal samenwerken, zoals bij het gebruik van Microsoft Teams.
• Je voert werkzaamheden uit rond de selectie, vernietiging en overdracht van archiefgegevens.
• Je beheert de zaaktypecatalogus in i-Navigator en werkt samen met functioneel beheerders aan verbeterslagen in het DMS en zaaksysteem.
• Je adviseert over de inrichting van informatiebeheer bij digitaliseringsprojecten, of bij de komst van een nieuwe applicatie.
• Je draagt bij aan de ontwikkeling van beleid voor archief- en informatiebeheer, bijvoorbeeld over e-mailarchivering.
• Je draagt bij aan de ontwikkeling van een kwaliteitssysteem, en zet de kwaliteitsnormen om in procedures en werkinstructies.
• Je werkt samen met medewerkers van het Streekarchief Midden-Holland, bijvoorbeeld bij het opstellen van een hotspotlijst of het uitvoeren van websitearchivering.

Als recordmanager maak je deel uit van het team E-dienstverlening, samen met een tweede recordmanager en de functioneel beheerders van het DMS en Microsoft 365. Het team E-Dienstverlening valt onder het cluster Informatievoorziening & Ondersteuning, dat de digitale systemen draaiende houdt en alle medewerkers voorziet van een prettige werkplek. Het cluster huist collega’s uit diverse disciplines, waaronder documentbeheer, online dienstverlening, informatiebeveiliging en facilitaire zaken.

Wie ben jij?

Je hebt hart voor informatiebeheer en je haalt er plezier uit om te schakelen tussen dagelijkse werkzaamheden en meedenken over de toekomstige inrichting van de informatiehuishouding. Je bent leergierig en nieuwsgierig, en je volgt ontwikkelingen in het vakgebied van digitaal informatiebeheer op de voet. Je bent graag onderdeel van een team, maar kan ook goed zelfstandig aan de slag.

Dit verwachten wij verder van jou:

• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt een relevante opleiding op het gebied van archief- en informatiebeheer afgerond.
• Je vindt het leuk om collega’s te helpen bij vragen over de omgang met informatie.
• Je hebt kennis van de selectielijst en ervaring met het beoordelen van archiefgegevens.
• Je bent communicatief vaardig en kan de belangen van archief- en informatiebeheer behartigen.

Heb je nog niet de gevraagde ervaring, maar ben je enthousiast over informatiebeheer en bereid om een opleiding te volgen? Ook dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Ons aanbod

• Een uitdagende rol in een ambitieuze gemeente waar je werkt in een omgeving die energie geeft en ruimte biedt om het verschil te maken.
• Een salaris tussen de €3.524,- en de €5.033,- bruto per maand o.b.v. 36 uur (schaal XX).
• Een Individueel Keuze Budget van 17.05% van het bruto jaarsalaris dat je helemaal naar eigen wens kan inzetten. Denk hierbij aan de mogelijkheid van het laten uitbetalen of het kopen van extra vakantiedagen.
• Een goede werk- privébalans en 5 weken vakantie bij een fulltime werkweek zodat je even goed tot rust kunt komen.