Adviseur protocol en evenementen (604681)

Als adviseur protocol en evenementen ben je verantwoordelijk voor het coördineren en invullen van de werkzaamheden op het gebied van protocol en evenementen voor de politieke en ambtelijke leiding van Defensie. Geen dag is hetzelfde en jouw werk draagt bij aan de uitstraling van Defensie, zowel intern als extern. In een wereld die steeds complexer wordt, draag je samen met betrokken collega’s direct bij aan de veiligheid van Nederland.

Als adviseur protocol en evenementen ben je de spin in het web als het gaat om het plannen, organiseren en initiëren van de evenementen voor de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie. Daarvoor heb je nauw contact met de betreffende directies en beleidsmedewerkers die betrokken zijn bij de verschillende evenementen. Samen met hen bedenk je de opzet van de evenementen en draag jij de verantwoordelijkheid voor de praktische uitvoering van de evenementen. Hierbij houd je rekening met het (inter)nationale protocol.

Om dit goed te doen heb je veel contact met de ondersteunende diensten (Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), beveiliging, Paresto (catering), inkoop etc.), de verschillende Defensielocaties en externe leveranciers. Dat vergt goede sociale en communicatieve vaardigheden, een groot organisatietalent en flexibiliteit. Daarnaast ben je benaderbaar, oplossingsgericht en weet je je goed staande te houden in een omgeving waar de druk soms hoog is. Je deinst er dan ook niet voor terug aan te pakken en in teamverband altijd te gaan voor het beste resultaat.

In het directe team van het Bureau Protocol en Evenementen (BPE) in oprichting werk je nauw samen met de senior adviseur/het hoofd van het BPE in oprichting en de adviseur Protocol en Evenementen.
Binnen DBOA werk je nauw samen met de bestuursadviseurs, politiek adviseurs, adjudanten, communicatieadviseurs, managementondersteuners, chauffeurs en kamerbewaarders. Daarnaast zal je met veel verschillende collega’s samenwerken die ieder vanuit hun rol betrokken zijn bij evenementen om efficiënt en effectief te kunnen plannen en bijdragen aan de positionering van Defensie.

Werkzaamheden

• Adviseren, coördineren en uitvoeren van processen rondom werkbezoeken, optredens en ontvangsten van de politieke en ambtelijke leiding.
• Met behulp van een planmatige aanpak werkbezoeken en evenementen voorbereiden, activiteiten coördineren en uitvoerende werkzaamheden verrichten.
• Afstemmen met beleidsdirecties en de politieke en ambtelijke leiding adviseren over de inhoud en vorm van werkbezoeken, optredens en ontvangsten.
• In afstemming met de Directie Communicatie mede-adviseren over de centrale boodschap en andere communicatie-uitingen.
• Adviseren van de politieke en ambtelijke leiding t.a.v. (inter)nationaal protocol en evenementen.
• Uitvoering geven aan de organisatie en coördinatie van (inter)nationaal protocol en evenementen.
• Deelnemen aan interdepartementale overleggen over (inter)nationaal protocol en evenementen en over specifieke evenementen waar andere departementen bij betrokken zijn.
• Bijdragen aan gastheerschap en representatie van het ministerie van Defensie in de buitenwereld, zowel nationaal als internationaal.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

• HBO werk- en denkniveau / opleiding HBO Eventmanagement of Facility Management.
• Kennis van evenementmanagement.
• Kennis van of affiniteit met (inter)nationaal protocol.

Vereist

• Inzicht in het brede (inter)nationale veiligheidsdomein.
• Inzicht in functioneren van Defensie in (inter)nationale context en maatschappelijk, politieke en bestuurlijke verhoudingen en ontwikkelingen.
• Vaardigheid in het functioneren in een politiek/bestuurlijke omgeving.
• Vaardigheid in het organiseren van werkbezoeken, bijeenkomsten, optredens en inkomend bezoeken van ambtelijke en politieke leiding.
• Kennis van en ervaring in het ontwikkelen en uitvoeren van (inter)nationaal protocol.
• Vaardigheid in het adviseren van ambtelijk en bestuurlijke top.
• Vaardigheid in het interdepartementaal en multidisciplinair samenwerken.
• Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen.
• Uitstekende mondelingen en schriftelijke vaardigheden.
• Oplossingsgericht en stressbestendig.
• Flexibel in het werk en makkelijk schakelen tussen diverse niveaus en met allerlei collega’s.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede beheersing van de Engelse taal.

Ervaring vereist

• Minimaal 3–5 jaar relevante werkervaring in protocol en eventmanagement.
• Ervaring binnen een bestuurlijke, overheids- of politiek-bestuurlijke omgeving.

Competenties

• Analyseren
• Creatief
• Flexibel
• Omgevingsgericht
• Organisatiegericht
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Stressbestendig

Hier kom je te werken

De Directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) is onderdeel van het kerndepartement en heeft tot doel de omstandigheden te scheppen in, met en voor de organisatie waarin de politieke en ambtelijke leiding van Defensie kan sturen en verantwoordelijkheden kan dragen om te beschermen wat ons dierbaar is. In een veilige en inclusieve omgeving staat DBOA voor integraliteit, verbinding, tijdigheid, kwaliteit en tegenspraak en is DBOA benaderbaar, flexibel en betrokken. DBOA bestaat uit een directeur DBOA, een plaatsvervangend directeur DBOA, een afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Ondersteuning (B&O) die de twee afdelingen Advies & Parlement/Stukkenstroom en Bedrijfsvoering & Ondersteuning aanstuurt.

Over Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.