Administratieve coördinator voor het postacademisch onderwijs

Ben jij een zelfstandige, proactieve duizendpoot, een echte spin in het web, dienstverlenend en vind je het leuk zaken tot in de puntjes te verzorgen? Solliciteer dan bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Jouw functie

Voor de afdeling VU Law Academy zijn we op zoek naar een proactieve en zelfstandige coördinator die zorg draagt voor de logistieke, operationele, financiële en administratieve werkzaamheden van de cursussen en leergangen. VU Law Academy is een onderdeel van de faculteit Rechten en verzorgt het onderwijs voor (juridische) professionals. Klantvriendelijkheid is een kernwaarde van onze organisatie.

Je hebt er plezier in anderen te helpen, bent accuraat, communiceert makkelijk zowel mondeling als schriftelijk, vindt het leuk om mee te denken bij de verbetering en uitvoering van diverse processen en bent hier proactief in. Je weet de rust te bewaren, werkt zelfstandig, maar ook graag samen in een team.

Het is een zeer diverse functie en de uitdaging zit in het goed kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden en de juiste prioriteiten weten te stellen. Je bent coördinator van de cursus- en financiële administratie, die je samen met één collega uitvoert. Iedereen binnen het VU Law Academy team heeft zijn eigen werkzaamheden waar hij of zij verantwoordelijk voor is, maar we helpen en ondersteunen elkaar waar nodig.

Jouw taken

• Coördineren van de cursus- en financiële administratie
• Financiële taken, zoals het versturen van declaraties en facturen en het verwerken van betalingen van deelnemers in het administratiesysteem
• Logistieke coördinatie van de cursussen, zoals het inplannen van de cursussen (aanvragen zalen en uitnodigen van docenten)
• Operationele werkzaamheden, zoals het gezamenlijke beheer van de mailbox, het beheer van het administratiesysteem (Promptus), het versturen van certificaten en het verbeteren van processen

Jouw profiel

• Hbo-werk/denkniveau
• Je communiceert open en duidelijk en werkt graag samen in een team
• Je vindt het leuk om contact te hebben met docenten en (potentiële) deelnemers
• Goede beheersing van de Nederlandse taal
• Je bent pro-actief, flexibel en steekt de handen uit de mouwen
• Je werkt zelfstandig, maar bent niet bang om hulp of advies te vragen
• Je kunt goed prioriteiten stellen, werkt gestructureerd en kan overzicht bewaren
• Bij voorkeur ervaring met ICT-systemen zoals Canvas, Teams, Office 365 en SAP
• Minimaal 3 jaar (vergelijkbare) ervaring op dit gebied

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan.

• Een salaris van minimaal € 3.382,00 (schaal 8) en maximaal € 4.484,00 (schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Medewerker studentenzaken 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

VU Law Academy

VU Law Academy verzorgt in samenwerking met de docenten van de juridische faculteit een groot aantal postacademische cursussen, trainingen en specialisatie-leergangen voor advocaten, notarissen, bedrijfsjuristen of juristen werkzaam bij overheden. Jaarlijks volgen 2.500 deelnemers een opleiding; zij geven een hoge waardering aan de opleidingen. VU Law Academy heeft een enthousiast en resultaatgericht team met deskundige en zelfstandige medewerkers (8,5 fte, 16 medewerkers).

Kom je werken bij Rechtsgeleerdheid? Dan werk je in een actieve en inspirerende academische omgeving. Samen met je collega’s draag je in een prettige werksfeer en collegiale samenwerking bij aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Je werkt samen met ruim 400 medewerkers voor 4.500 studenten.