Medewerker Bedrijfsvoering/Project (Senior)

Dit ga je doen

Werken bij het ministerie van Defensie, maar niet als militair?

Word (Sr) Medewerker Bedrijfsvoering/Project voor Defensie IT projecten in het I&V-domein. Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 40.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 16.000 burgers bij Defensie. Help jij een succes te maken van IT projecten en als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Wat ga je doen?

Als Sr. Medewerker Bedrijfsvoering/Projecten ben jij de enthousiaste spil in het subdomein en lever je primair ondersteuning aan het kernteam en de medewerkers van het subdomein, waar je op dagelijkse basis nauw mee samenwerkt en daarnaast een hechte band mee opbouwt. Jij bent de drijvende kracht en onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning van het subdomein. Je vervult een centrale rol in het soepel laten verlopen van interne bedrijfsprocessen en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van directe collega’s binnen het subdomein. Je werkzaamheden zijn veelzijdig, dynamisch en sterk afwisselend. Je ondersteunt de collega’s ondermeer met het opstarten en uitvoeren van projecten/voortbrenging in een SAFe/Agile context en draag je bij aan kwaliteitsverbeteringen binnen het domein.

Je bent daarnaast op het gebied van PMO (Project Management Ondersteuning) de eerste vraagbaak. Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega die samen met ons team de (SAFe/Agile voortbrenging) voortbrenging, project- en portfoliomanagement binnen de organisatie naar een hoger plan gaat trekken en PMO binnen de afdeling “op de kaart” zetten.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Opzetten, voeren en beheren van (project)administraties; o.a. Sharepoint, Confluence en Jira);
• Het bijstellen, uitwerken, vastleggen en uitvoeren van afspraken en (rand)voorwaarden ten behoeve van (project)producten;
• Signaleren en rapporteren van knelpunten in planning, capaciteit, voortgang en budget;
• Ondersteunen bij projectafsluitingen en rapportages (FCC);
• Leveren van operationele adviezen en deelproducten voor management en projectleiding;
• Adviseert en ondersteunt bij de voortbrenging;
• Het optreden als teamleider t.a.v. een specifiek onderdeel binnen het project waarbij sprake is van meer routinematige werkzaamheden;
• Ondersteunen bij werving & Selectie van collega’s;
• Organiseren en ondersteunen van evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen, (ook notuleren/actiepuntenlijsten/besluitenlijsten);
• Proactief meedenken en werken aan diverse in- en externe procesverbeteringen;
• Agendabeheer van diverse kernteamleden;
• Onderhouden en ondersteunen van on- en offboarding voor collega's;
• Ondersteunen bij het tot stand komen van diverse interne formele documenten en rapportages;
• Administreren van projectplanning, voortgang, documentatie en correspondentie (o.a. nieuwbrieven).

Dit bieden we nog meer

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Wat vragen we?

Opleiding: HBO werk- en denkniveau (bij voorkeur Bedrijfskunde, Bedrijfseconomie of vergelijkbaar)

Ervaring:

• Kennis van project- en systeemmanagement;
• Aantoonbare kennis van Prince2/SAFe/Agile;
• Goed cijfermatig en analytisch inzicht;
• Werkwijzen voor Projectbeheersing (Plannen, Risicomanagement, Archivering);
• Zeer sterke communicatieve vaardigheden;
• Project rapportage Tools (bv. FCC);
• Samenwerking Tools (DWRD / SharePoint / Confluence)

Voor deze superleuke, gevarieerde functie zijn we op zoek naar iemand die het leuk vindt om met heel diverse collega’s samen te werken, zelfstandig is en wanneer nodig initiatief neemt. Iets organiseren zit je in het bloed en als het even lastig is dan zet je door. Je werkt nauwkeurig en komt afspraken na.

Competenties (niveau 3 tenzij anders aangegeven):

• Communicatieve vaardigheden;
• Analyseren;
• Resultaatgericht;
• Stressbestendigheid;
• Samenwerken;
• Initiatief;
• Plannen en organiseren;
• Lef;
• Ondernemerschap.

Hier kom je te werken

Meer over Commando Materieel en IT

Waar ga je werken?

• Je gaat aan de slag binnen het JIVC (Joint Informatievoorziening Commando), een onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Binnen JIVC werk je in een van de meest gevoelige en technologische domeinen van Defensie: COC2 & I&V (Inlichtingen & Veiligheid.).
• Je wordt onderdeel van het de sectie Projecten en Ontwikkeling van COC2/I&V binnen JIVC, dé plek waar alles op het gebied van de project-, programma- en portfoliomanagement bij elkaar komt om IT-projecten te ondersteunen.
• Je bent onderdeel van zowel de sectie Projecten en Ontwikkeling als een van de “Sub-domeinen” en werkt samen met het kernteam van het Subdomein aan de SAFe/Agile transitie.

Wie zijn wij?

Een sectie van IT-Managers, testers en Project Ondersteuners werkzaam de sectie of in 1 van de 5 subdomeinen van de afdeling. In totaal gaan we met de “Project” ondersteuning groeien naar een volwaardige Vakgroep PMO van 14 VTe, bestaande uit;

• 1 x IT-Manager Mdr S11 (CDR PMO);
• 7 x Bedrijfsvoering/Projectmedewerker S09 (Sectie, SD’en, incl Cyber);
• 5 x PMO S08 (SD’en);
• 1 x Domeinsecretaris S10 (SD G&M)

die voornamelijk werkzaam zijn in Utrecht, Soesterberg, Den helder en Maasland of waar het project/team haar werkzaamheden verricht.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).