Adviseur informatiehuishouding

Wil jij bouwen aan een moderne en betrouwbare informatiehuishouding? Vind je het leuk om mee te denken, te verbeteren en collega’s te helpen informatie veilig, duurzaam en toegankelijk te maken? Dan zoeken wij jou!
Als adviseur Informatiehuishouding werk je mee aan het op orde brengen en houden van onze informatie. Je ondersteunt afdelingen, zorgt dat we voldoen aan wet- en regelgeving en je helpt de organisatie steeds een stap verder te komen in digitalisering en datagedreven werken.

Wat ga je doen?

Uitvoering en verbetering van het IHH‑beleid
In deze functie ligt de nadruk op het verbeteren en inrichten van informatieprocessen. Dit betekent dat processen, procedures en werkinstructies steeds worden bekeken en aangepast waar dat nodig is. Informatiebehoeften uit de organisatie worden vertaald naar een passende inrichting van informatiesystemen en hulpmiddelen. Daarnaast worden risico’s binnen de informatiehuishouding in beeld gebracht en worden verbeteracties georganiseerd. Zo draagt de functie dagelijks bij aan de doorontwikkeling en uitvoering van het IHH‑beleid.

Zorgdragen voor tijdige vernietiging en overbrenging
Een belangrijk onderdeel van het werk is het bewaken van bewaartermijnen en het tijdig laten vernietigen of overbrengen van informatie. De Specialist signaleert het moment waarop informatie moet worden verwijderd of doorgestuurd en houdt overzicht over blokkades die verwijdering tijdelijk tegenhouden. Ook worden rapportages opgesteld die inzicht geven in de staat van de informatiehuishouding. Daarnaast hoort het adviseren over de overbrenging van archieven naar het Nationaal Archief bij deze rol, inclusief het zorgen voor goede koppelingen tussen systemen en een correcte documentatie van alle stappen.

Borgen van duurzame toegankelijkheid
De functie richt zich ook op het duurzaam toegankelijk houden van informatie. Dit omvat het adviseren over digitale archivering en het vinden van oplossingen wanneer beleid nog geen richting geeft. De kwaliteit van informatie wordt actief bewaakt; wanneer data of documenten dreigen te verouderen, wordt ingegrepen met passende maatregelen zoals migratie of verrijking. Incidenten binnen de informatiehuishouding worden afgehandeld in samenwerking met Integrale Beveiliging en, wanneer nodig, gemeld bij de Inspectie O&E.

Ondersteunen van openbaarmaking en datagedreven werken
Binnen de organisatie wordt actief gekeken welke documenten en datasets openbaar gemaakt moeten worden volgens de Woo en Who. De Specialist helpt bij het gereedmaken van deze informatie en draagt bij aan het invoeren van datamanagementprocessen. Daarnaast worden kansen voor data‑analyse herkend binnen bestaande werkprocessen, zodat de organisatie steeds meer op feiten en inzichten kan sturen.

Advisering binnen de afdeling
De rol omvat ook een adviserende taak richting afdelingen. Het vergroten van bewustzijn en kennis over informatiehuishouding speelt hierin een belangrijke rol. Door gesprekken en verbeterplannen wordt duidelijk welke kennis nodig is, waarna passende trainingen of opleidingen worden aangeraden. Soms worden ook workshops verzorgd. Daarnaast wordt ondersteuning geboden bij het dagelijkse werk, zoals het ontvangen, vastleggen, verwerken en terugvinden van documenten en gegevens.

Waarom dit bij jou past
Je vindt het leuk om samen te werken, te adviseren en stappen te zetten richting een professionele informatiehuishouding. Je hebt oog voor detail, werkt zorgvuldig en helpt anderen graag verder. Met jouw enthousiasme en kennis draag je bij aan een organisatie die haar informatie op orde heeft nu en in de toekomst.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Dit bieden we nog meer

De arbeidsvoorwaarden bij Justis zijn uitstekend. Naast je salaris volgens de CAO Rijk krijg je een Individueel Keuzebudget (IKB), 16,5% van jouw bruto jaarsalaris. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. Justis hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.

Dit vragen wij

Werk- en denkniveau

• HBO / HBO+

Kennis

• Opleiding in een relevante richting bijvoorbeeld bedrijfskunde of rechten met affiniteit of verdere opleiding informatiemanagement, informatiekunde, records management, datamanagement
• Kennis van wet- en regelgeving rondom IHH, zoals Archiefwet, Woo, AVG
• Kennis van en vaardigheid met ICT systemen die IHH ondersteunen
• Affiniteit met duurzame toegankelijkheid, selectielijsten, bewaren en vernietigen, overbrenging en openbaar making
• ISO 9001 kwaliteitsystemen (ISO 30300 e.v. is pré) en LEAN

Inzicht

• Rijksoverheid ervaring
• Ervaring met het verbeteren van processen en implementeren van veranderingen in organisaties.

Specifieke vaardigheden/competenties

• Organisatiesensitiviteit en omgevingsbewustzijn
• Analyseren
• Creativiteit en flexibiliteit
• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Overtuigingskracht
• Initiatief
• Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Hier kom je te werken

Meer over Control, Kwaliteit en Auditing (CKA)

De afdeling CKA (Control, Kwaliteit en Auditing) draagt er actief aan bij dat Justis optimaal in control is, zijn doelen bereikt, efficiënt en effectief resultaten behaalt en werkt aan zijn toekomst. We realiseren die ambitie door actueel inzicht te bieden in de processen, prestaties en bedrijfsvoering van Justis, analyse op de uitvoering, de veranderbehoefte en de resultaten en advisering over te treffen herstel- en beheersmaatregelen, continue verbetering en vernieuwing.

CKA ondersteunt directie, management en medewerkers bij het vergroten van hun sturend vermogen. We helpen de organisatie bij de voorbereiding en realisatie van verbeteracties en vernieuwingstrajecten gericht op slimmere, betere en goedkopere resultaten voor klanten en opdrachtgevers. We willen een gewaardeerde sparringpartner en vraagbaak zijn voor managementvraagstukken rond businessarchitectuur, organisatieontwikkeling, proces- en verbetermanagement, planning & control, financiën en auditing (o.a. ISO certificering).

Als IHH professional vorm je met drie collega’s ons nieuwe IHH cluster binnen de afdeling CKA, dit naast de drie andere clusters (F&I, Control en Kwaliteit) binnen CKA. Een cluister waarin we allemaal onze eigen verantwoordelijkheid hebben, maar ook op een prettige manier samenwerken. Dit met veel ruimte en vrijheid om je tijd en werk op jouw manier in te vullen. We zijn een gedreven en ambitieus team in een organisatie die volop in ontwikkeling is.

Over Justis

Werken bij Justis betekent werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving. Justis is de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Justis screent personen en organisaties op betrouwbaarheid en bevordert zo een veilige en rechtvaardige samenleving.