Management ondersteuner DBOA

Over deze functie

Als managementondersteuner binnen de directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) verricht je secretariële ondersteuning en dienstverlening, bijvoorbeeld voor de minister bij afwezigheid van de secretaresse. Je bent flexibel inzetbaar, voert specifiek toebedeelde taken uit en kunt directiebreed worden ingezet voor secretariële/administratieve ondersteuning. Vanwege de vervanging dien je op woensdag, donderdag en vrijdag inzetbaar te zijn.

Binnen het team werk je intensief samen met bestuursadviseurs, de adjudant, communicatieadviseurs, chauffeurs en de kamerbewaarder. Ieder draagt vanuit zijn of haar eigen verantwoordelijkheid bij aan één gezamenlijk doel: het optimaal ondersteunen van de minister, staatssecretaris, secretaris-generaal en plaatsvervangend secretaris-generaal. Samen zorg je voor een professioneel, soepel en effectief functionerend team.

Je voert de werkzaamheden uit binnen de afdeling Bedrijfsvoering & Ondersteuning (B&O). Deze afdeling bestaat uit managementondersteuners, chauffeurs, kamerbewaarders, (senior) adviseurs protocol en evenementen, een adviseur bedrijfsvoering en een facilitair medewerker.

Werkzaamheden

1. Secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning, rekening houdend met gestelde prioriteiten en met onderwerpen die verschillen naar aard en inhoud in een politiek en ambtelijk zeer gevoelige en complexe dynamische context.
2. Nauw samenwerken met de coördinerend adviseur met betrekking tot procedures, werkwijze en processen rondom een bewindspersoon.
3. Het administratieve proces van uitnodigingen gericht aan de minister verzorgen in samenwerking met de adviseurs.
4. Adjudanten ondersteunen op het gebied van financiële afhandeling en het aanvragen van visa voor buitenlandse dienstreizen.
5. Archiveren van verslagen van de (Rijks)Ministerraad.
6. Coördineren van de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken.
7. Coördineren van complexe informatiestromen.
8. Fungeren als ‘buffer’ in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving.
9. Inschattingen maken van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie; verbanden leggen; consequenties van handelen afwegen; voortgang en afhandeling bewaken; signaleren en rappelleren.
10. Informatie verstrekken van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en over administratieve en organisatorische processen.
11. Administratief, logistiek en organisatorisch ondersteunen.
12. Bezoekers ontvangen en te woord staan.
13. Werkdossiers aanleggen en bijhouden.
14. Zorgdragen voor de samenstelling van (management)overzichten.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Vereist:

• Secretariële opleiding.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede beheersing van vreemde talen (naar behoefte: Engels).

Gewenst:

• HBO werk- en denkniveau.

Ervaring vereist:

• Ervaring met secretariële ondersteuning van ambtelijke of politieke top.

Competenties:

• Analyseren
• Besluitvaardig
• Communiceren
• Integer
• Klantgericht
• Organisatiegericht
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Stressbestendig

Hier kom je te werken

De Directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) is onderdeel van het kerndepartement en heeft tot doel de omstandigheden te scheppen in, met en voor de organisatie waarin de politieke en ambtelijke leiding van Defensie kan sturen en verantwoordelijkheden kan dragen om te beschermen wat ons dierbaar is. In een veilige en inclusieve omgeving staat DBOA voor integraliteit, verbinding, tijdigheid, kwaliteit en tegenspraak en is DBOA benaderbaar, flexibel en betrokken. DBOA bestaat uit een directeur DBOA, een plaatsvervangend directeur DBOA, een afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Ondersteuning (B&O) die de twee afdelingen Advies & Parlement/Stukkenstroom en Bedrijfsvoering & Ondersteuning aansturen.

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.