Ambtelijk secretaris medezeggenschap - Bureau - KNAW

Ben jij een organisatorisch talent met ervaring in de medezeggenschap en interesse in de wereld van wetenschap en onderzoek? Heb je oog voor bestuurlijke verhoudingen, werk je gestructureerd en vind je het leuk om processen soepel te laten verlopen én mensen met elkaar te verbinden?
Dan is de KNAW op zoek naar jou als (ambtelijk) secretaris medezeggenschap.

Binnen de KNAW is een overkoepelende ondernemingsraad (OR) actief voor KNAW-brede onderwerpen, naast 13 onderdeelcommissies (OC’s) bij de verschillende instituten die zich richten op lokale thema’s.

Als ambtelijk secretaris ben jij de onmisbare schakel tussen de leden van de OR en tussen de OR en de OC’s (met name van het bureau). Je bewaakt de kwaliteit en continuïteit van de medezeggenschap en zorgt voor heldere processen en structuur. Daarnaast vervul je de rol van secretaris bij het Lokaal Overleg met de vakbonden.

Dit ga je doen:

In deze veelzijdige functie combineer je organisatorische, adviserende, administratieve en verbindende taken:

• Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Bewaken van procedures en termijnen op basis van de Wet op de ondernemingsraden en interne reglementen.
• Gevraagd en ongevraagd adviseren over processen en aanpak.
• Opstellen van vergaderverslagen, (concept)brieven en jaarverslagen.
• Signaleren van relevante ontwikkelingen binnen en buiten de KNAW en deze vertalen naar de OR-agenda.
• Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers met vragen over medezeggenschap.
• Samen met de voorzitter van de scholingscommissie organiseren van scholingsdagen.
• Mede organiseren van verkiezingen voor de medezeggenschap.

Wat breng je mee?

Jij bent een zelfstandige en proactieve professional die overzicht houdt en vooruitdenkt. Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde relevante opleiding op minimaal hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een leergang voor ambtelijk secretarissen.
• Minimaal drie jaar ervaring als ambtelijk secretaris medezeggenschap, bij voorkeur binnen een grotere organisatie.
• Affiniteit met en kennis van de Wet op de ondernemingsraden.
• Organisatorisch sterk met talent om prioriteiten te stellen.
• Gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen in een complexe organisatie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Goede digitale vaardigheden (o.a. Microsoft Teams).

Wat bieden wij?

Werken bij de KNAW betekent bijdragen aan wetenschap van wereldniveau, in een inspirerende en professionele omgeving. Je kunt rekenen op:

• Een jaarcontract met uitzicht (bij goed functioneren) op een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Een zelfstandige en uitdagende functie met veel verantwoordelijkheid.
• Een aanstelling van 0,6 fte.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en scholing.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot hybride werken.
• Standplaats in het prachtige Trippenhuis in Amsterdam.
• Aanwezigheid wordt vooral verwacht op vergaderdagen, meestal op donderdag.

Over het Bureau KNAW

Het Bureau van de KNAW staat leden, bestuur, raden en commissies, instituten en de directie bij in de uitoefening van hun taken.

Het aanvragen van een VOG kan onderdeel uitmaken van de indiensttredingsprocedure.