Student-assistent Admissions Office

Ben je een enthousiaste student die administratief sterk is? En wil je ervaring opdoen in het werken binnen de universiteit? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Onze afdeling Studenteninformatie en - administratie van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een

Student-assistent Admissions Office (0.3- 0.4 FTE)

Binnen het Admissions Office zijn we verantwoordelijk voor het beoordelen van toelatingsverzoeken van (internationale) studenten en het begeleiden van hun toelatingsproces – van diploma-analyse tot visumaanvraag. Je werkt in een team dat zich inzet voor een zorgvuldige en klantgerichte toelating van (internationale) studenten.

Dit ga je doen

• Je verwerkt binnenkomende post en e-mails en hebt frequent contact met (internationale) studenten;
• Je controleert, verifieert en verwerkt diploma’s en toetsresultaten;
• Je ondersteunt bij het completeren van toelatingsdossiers van (internationale) studenten die zich aanmelden voor een studie aan de Universiteit Leiden;
• Je ondersteunt bij het verwerken van IND aanvragen van studenten die een visum en/of verblijfsvergunning nodig hebben voor hun studie.

Hier ga je werken
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Het Admissions Office is binnen het expertisecentrum onderdeel van de afdeling Studenteninformatie en -administratie. Binnen de afdeling zijn verschillende teams werkzaam die allemaal een bijdrage leveren om de (aspirant-)student zo goed mogelijk te begeleiden in het proces van aanmelding tot inschrijving. Onze afdeling bestaat verder uit een Front Office, studentenadministratie, financiële administratie en immigration officers.

Dit breng je mee

• Je bent minimaal een tweedejaarsstudent aan een Nederlandse onderwijsinstelling;
• Je hebt ervaring met administratieve processen en goede kennis van MS-Office;
• Je hebt geen moeite om met strakke deadlines te werken en om onder soms stressvolle omstandigheden nauwkeurig en klantgericht te blijven;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR).

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder.Je kunt rekenen op een leuke afwisselende tijdelijke baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad.

Daarnaast bieden we je:

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst vanaf september 2025 tot en met eind augustus 2026.
• Een salaris van € 2925,- en maximaal € 2981,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal SA). Inschaling is afhankelijk van je studievoortgang;
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Je werkt zoveel mogelijk op de locatie P.J. Vethgebouw in Leiden (je krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking); in overleg is soms hybride werken binnen Nederland mogelijk;

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Arnout van Rhijn, teamleider Admissions Office, email: a.a.b.van.rhijn@sea.leidenuniv.nl.