Senior Bestuurssecretaresse

Ben jij het?

Als collega's jou typeren zeggen ze: een energieke, stabiele spin in het web. Een geweldige, proactieve secretaresse die op hoog niveau werkt en bij drukte nog meer tot haar/ zijn recht komt. Een secuur werkende collega die graag bestuurders ondersteunt om zo bij te dragen aan het beste, gezamenlijke resultaat. En denk jij bij die omschrijving "dat klopt helemaal!"? Dan is dit jouw vacature!

Wij zien je!

Wij zoeken namelijk een ervaren bestuurssecretaresse voor ons college van bestuur. Een uitdagende en voor onze organisatie belangrijke functie, die jou de kans biedt om bij te dragen én te groeien en leren. Je werkt in deze rol rechtstreeks voor één van onze bestuurders en jullie werken samen als een geoliede machine: door jouw goede werk en ondersteuning kan onze bestuurder zich focussen op de kern van zijn/ haar werk. Natuurlijk werk je ook nauw samen met de andere collega's binnen het bestuursbureau en collega's uit de verdere organisatie.

Albeda is een toonaangevende opleider in het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en volwasseneneducatie, met een sterke focus op het opleiden van vakmensen die een belangrijke rol spelen in de maatschappij. Wij bieden een breed scala aan opleidingen en begeleiden onze studenten in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling. Albeda staat voor samenwerking, innovatie en maatschappelijke betrokkenheid en is diep geworteld in de regio Rotterdam-Rijnmond. Met 25 locaties in de regio zetten wij ons in om het beste uit onze studenten te halen, hen te verbinden met de arbeidsmarkt en hen klaar te stomen voor een duurzame toekomst.

Wij werken samen!

Het college van bestuur (CvB) bestaat uit twee leden: een voorzitter en een lid, zij voeren het dagelijks bestuur van Albeda. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het bestuur bij zijn werk en draagt zo bij aan de kwaliteit en de stroomlijning van besluitvormingsprocessen en het onderhouden van de bestuurlijke relaties. Zodat de leden van het college van bestuur met comfort en vertrouwen hun rol kunnen vervullen ten behoeve van het onderwijs voor onze studenten. Albeda kent een collegiaal bestuur, de CvB-leden hebben daarbinnen een portefeuilleverdeling gemaakt.

Er komt per direct een functie vrij van bestuurssecretaresse, ter ondersteuning van één van de leden van het college van bestuur. Op dit moment vindt er een bestuurswisseling plaats. Per september treedt de huidige voorzitter terug, het huidige lid volgt hem op en we werven een nieuw lid. Daarmee gaan we een intensieve tijd tegemoet, met een nieuw samengesteld college van bestuur. We zoeken daarom een collega die fulltime werkt, om er vol voor te gaan en mee te bouwen aan de samenwerking en ondersteuning.

Het team bestuurssecretariaat bestaat uit drie secretaresses van het college van bestuur en de bestuurssecretarissen. Het team werkt binnen het bestuursbureau, dat bestaat uit enkele programmaleiders, adviseurs en de woordvoerder. Je werkt nauw samen met de andere secretaresses, de bestuurssecretarissen en met collega’s van de colleges en de stafdirecties van Albeda.

Wij doen wat werkt!

In deze veelzijdige functie vorm je samen met de bestuurssecretaresses en de bestuurssecretarissen een team dat het bestuur op diverse vlakken ondersteunt en adviseert. Jouw taken omvatten onder meer:

• Complex agenda- en mailboxbeheer voor één van de leden van het CvB
• Samen met andere betrokkenen bereid je afspraken en vergaderingen voor en zorg je er voor dat de bestuurder beschikt over relevante inhoudelijke informatie.
• Je geeft pro-actief follow-up aan acties van de bestuurder, je controleert de voortgang van actiepunten en zo nodig rappelleer je. Je ondersteunt in de bewaking van afspraken en deadlines.
• Je maakt jaarlijks met de collega’s een jaaragenda van alle bestuurlijke overleggen en beheert deze.
• Je stelt brieven en e-mails op en controleert/corrigeert uitgaande brieven en e-mails op spelling, leesbaarheid en huisstijl.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe en interne contacten van ‘jouw’ CvB-lid.
• Je springt bij in het ondersteunen van de andere CvB-leden als hun secretaresse afwezig is.
• Notuleren van overleggen
• Je ondersteunt de bestuurssecretaris bij de werkzaamheden voor de raad van toezicht en bent ook direct aanspreekpunt voor de RvT-leden.

Wij helpen elkaar!

We zoeken een collega die:

• Affiniteit heeft met het (beroeps-) onderwijs en onze studenten.
• HBO werk- en denkniveau heeft met minimaal vijf jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Professionele dienstverlening belangrijk vindt en goed is in plannen en organiseren, prioriteren en hoofd- en bijzaken onderscheiden.
• Zelfstandig, resultaatgericht is en verantwoordelijkheidsgevoel heeft.
• Stressbestendig en flexibel is en ook onder druk snel en grondig kan werken. Je houdt overzicht, ook tijdens hectische perioden.
• Integer omgaat met vertrouwelijke informatie.
• Digitaal heel vaardig is en ruime kennis van en ervaring met MS Office heeft.

Wij zijn overal!

Je komt te werken bij de meest duurzame mbo-instelling van Nederland en daar zijn we trots op!

Je krijgt een veelzijdige functie in een dynamische werkomgeving op onze hoofdlocatie aan de Rosestraat in Rotterdam. Albeda biedt veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei onder andere via de Albeda Academie.

Daarnaast profiteer je van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals het cafetariasysteem waarmee je jouw arbeidsvoorwaardenpakket kunt afstemmen op jouw wensen. Denk aan vergoeding voor een (elektrische) fiets, sportcontributie of scholing. Bovendien organiseren we regelmatig personeelsactiviteiten.

Ook faciliteren we je met een laptop en een mobiele telefoon. Je ontvangt 8% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering.

Je krijgt een aanstelling voor een jaar met daarna de mogelijkheid tot een vast dienstverband.

Durf je?

Albeda hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons innovatiever, creatiever en het werk leuker. Iedereen die zich herkent in het profiel wordt daarom uitgenodigd te solliciteren. Durf jij de stap naar ons te zetten?