Tijdelijke directie- en bestuurssecretaresse

Ben jij de enthousiaste ontzorger die zorgt voor structuur in een dynamische omgeving? Wil jij jouw organisatietalent inzetten voor de directie in een dynamische omgeving? Maak jij graag deel uit van een collegiaal en professioneel team van bestuurs- en directiesecretaresses? Kom dan werken bij ons! 😊

Functie

Werk waar je trots op kunt zijn

Jij bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van een directielid van de gemeente Woerden en van twee wethouders van de gemeente Oudewater. Dankzij jouw ontzorgende houding en frisse blik verloopt de dag van de directieleden en wethouders gestructureerd, vlot en vlekkeloos. Jij krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid, maar werkt coöperatief samen met jouw collega’s van het Bestuurs- en Directiesecretariaat (BDS) in Woerden en Oudewater.

Dit ga je doen

Je dag is gevuld met acties die voortkomen uit de mail en agenda van degenen die jij ondersteunt, waaronder:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van het directielid vlekkeloos verloopt.
• Zelfstandige behandeling e-mail in de gezamenlijke mailboxen.
• Je pakt proactief de acties uit de e-mail en agenda op.
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld).
• Jij bent de directe vervanging van jouw collega directiesecretaresse in Woerden en van het bestuurssecretariaat in Oudewater.
• Jij helpt je collega's bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige representatieve taken.

Zo ziet jouw werkdag er ongeveer uit:

Je start met een kopje koffie op het gemeentehuis en spreekt de dag door met jouw collega’s op het secretariaat. Je start met het openen van de gezamenlijke directiesecretariaats- en bestuurssecretariaatsmailbox om de spoedjes te kunnen filteren en op te pakken. Vervolgens scan je de agenda of alles loopt. Je beoordeelt en behandelt de ingekomen e-mailberichten. Vervolgens sluit je aan bij de kwartaalbijeenkomst over de organisatieontwikkeling, waar jij bij hebt helpen organiseren. Je controleert of alles klaar staat en werkt. Het is alweer tijd voor de lunch! Na de lunch controleer je de ingekomen mails en of er al reacties zijn op openstaande actiepunten. Je handelt zaken af, ondertussen, loop je met een collega mee die hulp nodig heeft bij het opstarten van een teamsvergadering in een vergaderruimte. Aan het eind van de middag help je je collega met de verzending van de nieuwsbrieven aan een vereniging in de gemeente. Samen hebben jullie de klus geklaard. Tevreden sluit je je laptop af. Morgen werk je een dag op het stadskantoor in Oudewater.

Dit neem je mee

Competenties

Organisatorisch sterk – Je houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht en zorgt voor een strakke planning.

Discreet en betrouwbaar – Je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie en handelt altijd integer.

Communicatief vaardig – Je hebt een vlotte en professionele, foutloze, schrijfstijl en kunt helder en overtuigend communiceren.

Proactief en zelfstandig – Je ziet wat er nodig is en neemt initiatief zonder te hoeven wachten op instructies.

Stressbestendig – Je blijft kalm en efficiënt werken, ook onder druk of bij ad-hoc verzoeken.

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe bestuurs- en directiesecretaresse maakt?

• Je beschikt over aantoonbaar hbo-werk en -denkniveau.
• Je beschikt over meerdere jaren ervaring op secretarieel gebied, ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een sterke pré.
• Je beschikt over goede kennis van en bent zeer vaardig met Outlook en Teams.
• Je bent 36 uur per week beschikbaar op maandag tot en met donderdag.

Team en Organisatie

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van het team BDS. Het bestuurs- en directiesecretariaat (BDS) is onderdeel van het domein Bedrijfsvoering en de ondersteunende kracht achter de colleges van B&W en de directieleden van Woerden en Oudewater. Het team bestaat uit zes enthousiaste medewerkers waarbij jij als zevende persoon het team compleet maakt. Ons team is een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen.

De mindset van Team BDS is: “We doen het samen”. Samen zijn we verantwoordelijk voor het eindresultaat; een goed lopend secretariaat met tevreden klanten en gebruikers!

Wij werken met het principe ‘kies je werkplek bewust’. Als secretaresse ben je een bekend gezicht en benaderbaar. Daarom werk je een deel van je tijd letterlijk rondom het bestuur van de gemeente. Deels in het gemeentehuis Woerden, deels in het Stadskantoor Oudewater en deels thuis.