Secretaresse

Wil je werken voor de ambtelijke top in Den Haag? Reageer dan op deze vacature. Wij zoeken twee senior secretaresses (m/v/x) met passie voor het vak en die ervoor zorgen dat de ondersteuning van een directeur-generaal bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening goed verloopt.

Als secretaresse is je hoofdtaak te zorgen voor het agendabeheer. Dit doe je samen met een collega secretaresse. Het gaat om zeer complex agendabeheer waarin je vooruitkijkt en overziet welke afspraken voorrang hebben. Samen met je collega’s (waaronder de adviseurs van de directeur-generaal) bespreek je de activiteiten en verzoeken die binnenkomen en zorg je voor de juiste prioritering. Je vormt een team waarin jullie effectief en prettig met elkaar samenwerken op een dynamisch secretariaat. De werkdagen kunnen hectisch zijn, dus dit is iets waar jij tegen kunt en wat je prettig vindt. Er is veel in beweging in de organisatie waardoor een groot beroep op jouw organisatietalent wordt gedaan. Je bent je bewust van jouw rol hierin en weet deze ambitie ook te vertalen naar jouw vak.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een ervaren secretaresse voor een directeur-generaal met lef en passie voor het secretaresse vak.

Je bent de buffer, maar ook de verbinder, naar de omgeving en naar de interne organisatie. Samen met je collega’s (waaronder de adviseurs van de directeur-generaal) bespreek je de activiteiten, inkomende verzoeken en zorg je voor de juiste prioritering.

Wij zoeken secretaresses die in ieder geval over de volgende competenties beschikken.

• Plannen en organiserenBij jou komen de informatiestromen bij elkaar. Je bent in staat informatie te filteren, te prioriteren en daarover te signaleren en adviseren. Dit alles om alle werkzaamheden voor de directeur-generaal soepel te laten verlopen. Je hebt hierbij aantoonbaar ervaring opgedaan in het ondersteunen van een bestuurder.
• SamenwerkenJe werkt in deze functie nauw samen met een collega secretaresse. Het is belangrijk dat je informatie deelt en afstemt en ook dat je bijdraagt aan een goede werkrelatie en plezierige sfeer op de afdeling. Daarnaast is ook de samenwerking met de omgeving en interne organisatie van belang. Je stelt daarin grenzen, maar blijft tegelijkertijd in verbinding.
• NauwkeurigJe werkt precies en nauwkeurig. Je signaleert en corrigeert afwijkingen en onvolledigheden; ook in geval van drukte en in stresssituaties.
• FlexibiliteitJe bent proactief en kan flexibel inspringen bij veranderingen. Dat kan gaan over agendabeheer, maar ook over veranderingen in ICT systemen. Ook ben je flexibel qua werktijden en heb je de mogelijkheid om ook na kantooruren nog taken op te pakken.

Tot slot heb je een afgeronde opleiding managementondersteuning op MBO-4-niveau of aantoonbaar HBO werk- en denkniveau. Het omgaan met vertrouwelijke informatie en het behouden van integriteit is belangrijk in deze functie. Ook ben je je bewust van de politieke en maatschappelijke afbreukrisico’s in het werk.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuursadvisering heeft als voornaamste taken:

• Integrale en strategische advisering aan de politieke en ambtelijke leiding. Belangrijke opgave daarbij is de integrale benadering van de grote diversiteit van BZK-dossiers.
• Ondersteuning en facilitering van bewindspersonen en BR-leden in de randvoorwaarden om hun werk te kunnen doen. Dit heeft betrekking op o.a. managementondersteuning, ondersteuning stukkenstroom, protocollaire ondersteuning en facilitering van logistieke en restauratieve voorzieningen.
• Op orde hebben van transparantie en verantwoording door invulling te geven aan actuele ontwikkelingen, waaronder voorbereiding van Parlementaire Enquêtes, verbeteren informatievoorziening en documentatie door parlementair contactpersoon.
• Advisering en inhoudelijke ondersteuning van de minister en SG op het gebied van Openbare orde, inlichtingen en veiligheid.

De afdeling PZMOJe komt te werken op de afdeling Parlementaire Zaken en Managementondersteuning (PZMO) van de directie Bestuursadvisering. Onze afdeling ontzorgt en ondersteunt de politieke en ambtelijke leiding. Hiermee dragen wij bij aan het politieke en bestuurlijke besluitvormingsproces. Bij ons komt veel ambtelijke, bestuurlijke en politieke informatie samen en je vervult hierbij een spilfunctie.

De afdeling PZMO bestaat uit gedreven medewerkers. Dit zijn de kamerbewaarders en de managementondersteuners van de bewindspersonen, de secretaris-generaal (SG), de plaatsvervangend SG en de directeuren-generaal van het kerndepartement. Ook de ondersteuners ministerraad, onderraden, coördinatie stukkenstroom en de medewerkers parlementaire zaken maken onderdeel uit van ons team.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.