Directiesecretaris ICT

Heb je talent voor organiseren? Neem je graag je verantwoordelijkheid en ben je communicatief sterk? Als Directiesecretaris bij SSC-ICT heb je daarnaast ook de rol als Adviseur Medezeggenschapsraad. Een uitdagende taak, waarbij jouw ervaring meer dan welkom is

Directiesecretaris ICT

Als directiesecretaris van het Chief Operating Office weet je wat er speelt op de werkvloer en je vertaalt dit naar een advies voor het management en met name de Chief Operating Officer (COO). Jouw input bij inhoudelijke, procedurele en procesmatige activiteiten is heel belangrijk. Je senioriteit maakt je ook de aangewezen achtervang voor de secretaris van de CEO.

Dankzij jou verloopt iedere vergadering soepel en gestructureerd. Je zorgt voor een goede (inhoudelijke en procesmatige) voorbereiding, overlegt met de COO over de thema’s die op de agenda staan en neemt de verslaglegging voor je rekening. Daarnaast voer je de regie op de verspreiding van stukken, verzorg je annotaties voor de COO en coördineer je de opstelling van (jaar)plannen en memo’s van het COO Office.

Jij houdt als directiesecretaris oog op de navolging van genomen besluiten. Je weet hoe plannen op verschillende niveaus goedgekeurd en uitgewerkt worden. Soms wordt hierin ook een beroep gedaan op je creatieve pen. Bijvoorbeeld wanneer je de vraag krijgt om de eerste aanzet tot een beleidsplan op te stellen, of juist om de laatste check te doen. Af en toe zijn er (kleinere) projecten die de COO met een gerust hart in jouw handen laat. Zie het als een uitdaging om je ondernemerschap te tonen en al je talenten te benutten.

Adviseur Medezeggenschapsraad

In jouw rol als adviseur Medezeggenschapsraad adviseer en ondersteun je de directie inhoudelijk over de onderwerpen en stukken die, conform de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), bij de Medezeggenschapsraad op tafel komen. Je adviseert inhoudelijk op concrete (voorgenomen) besluiten en hebt het fingerspitzengefühl om bij lopende projecten ongevraagd aan te geven welke aspecten de WOR raken. Je hebt een toetsende rol en je bent vraagbaak en intermediair tussen de organisatie en de Ondernemingsraad (OR).

Je bent aanwezig bij verschillende overleggen en je bereidt deze voor met annotaties. Zonder problemen schrijf je diverse brieven zoals adviesvragen, instemmingsverzoeken en besluiten. De input haal je actief op en stem je af met je collega’s. In nauw overleg met de ambtelijk secretaris van de OR zorg je dat de formele procesgang op orde is en blijft. Dit betekent het versturen en registreren van formele stukken, het inplannen van overleggen en het actief ophalen van informatie in de organisatie.

• Je hebt hbo-plus of wo-werk- en denkniveau.
• Je hebt werkervaring in een soortgelijke rol als directiesecretaris. Dat hoeft niet per definitie in een overheidsomgeving te zijn, al helpt Haagse ervaring zeker.
• Bij voorkeur heb je ervaring aan de medezeggenschapstafel, heb je ervaring met adviseren op en schrijven van formele brieven aan de OR, zoals adviesaanvragen of instemmingsverzoeken.
• Je bent schriftelijk sterk bij het redigeren van beleidsstukken en het schrijven van concepten.
• Je bent communicatief sterk in het contact met collega’s.
• Je hebt enige affiniteit met ICT.

Competenties

• Je ziet wat er gedaan moet worden en je onderneemt actie voordat het gevraagd wordt. Anderen leunen op jouw talent om alles goed te organiseren.
• Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende taken en onderwerpen. Nieuwe informatie maak je je snel eigen.
• Je hebt het vermogen om hoofdzaken van bijzaken te scheiden.
• Je kunt gestructureerd en planmatig werken.
• Je hebt een goed gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen en verantwoordelijkheden.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren. De vacature kan dus eerder sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel!
• Het kan voorkomen dat jouw ervaring niet volledig aansluit bij het schaalniveau van deze vacature, maar dat we wel de motivatie en potentie in jou zien. Dan kijken we of je een schaal lager kan instromen, zodat je op termijn alsnog kan doorstromen naar de schaal van deze vacature.
• De kennismaking en selectieprocedure bestaat uit 2 gesprekken en mogelijk een assessment. Zijn we allebei positief? Dan plannen we nog een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek in.
• Deze functie is herzien en wordt op dit moment ingedeeld in een salarisschaal van ons Functiegebouw Rijk. Dit betekent dat de salarisschaal een indicatie is. Afhankelijk van jouw huidige arbeidsvoorwaarden maken we in een arbeidsvoorwaardengesprek tijdelijke afspraken omtrent passende beloning totdat de indeling definitief is.

Meer over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je werkt in een team met zeven collega’s en bent de rechterhand van de Chief Operating Officer (COO). Hij draagt de verantwoordelijkheid over ongeveer duizend medewerkers, verdeeld over drie business units en twee afdelingen. De samenwerking binnen het team is hecht en iedereen is bereid elkaar te helpen. De werksfeer is collegiaal en open. Je zult veel zelfstandigheid ervaren in jouw dubbelfunctie, maar je krijgt alle vrijheid om je eigen stempel te drukken. Tegelijkertijd is er altijd een klankbord, wanneer je dat wenst.Hybride werken is bij ons ingeburgerd. Op dit moment werken we binnen ons team gemiddeld de helft van de tijd op kantoor. Afgezien van de dagen waarop belangrijke vergaderingen staan gepland, zijn we flexibel in de werkuren. In principe zullen we niet zo snel een beroep op je doen buiten je reguliere werktijden.

SSC-ICT (Ministerie van BZK)

Wij zijn SSC-ICT, een van de grootste ICT-dienstverleners van en voor de Rijksoverheid. Met onze ICT-diensten zorgen wij ervoor dat ruim 57.000 rijkscollega's van 7 ministeries hun werk in dienst van de samenleving altijd, overal en veilig kunnen doen.

ICT moet altijd en overal werken en onze ruim 1.400 medewerkers zorgen daarvoor. Wij gaan elke uitdaging aan, om het werken binnen de Rijksoverheid nog beter, sneller, veiliger én leuker te maken. Wij ondersteunen onze rijkscollega’s met een digitale werkomgeving op ieder apparaat, op ruim 100 locaties in Nederland én wereldwijd op onze ambassades en consulaten. Daarnaast beheren en ontwikkelen we een gevarieerd applicatielandschap, bieden we ICT-diensten met extra hoge beveiligingsniveaus en voeren we jaarlijks honderden projecten uit. Snelle ICT-ontwikkelingen, politieke belangen en de verschillen tussen de diverse ministeries maken ons werk interessant en uitdagend.

De impact van ons werk is door de grootte van onze ICT-infrastructuur, het nationale en internationale belang en de hoge beveiligingsniveaus enorm. Wij werken met geavanceerde technieken en systemen en gebruiken een breed scala aan producten om de digitale werkomgeving van de Rijksoverheid goed te laten functioneren. Ook beheren wij omvangrijke en onmisbare enterprise-applicaties. Met onze kennis van applicaties én de Rijksoverheid geven wij gericht advies en zetten we data om in realtime informatie. Zo helpen wij het Rijk slimmer te werken.