Senior administratief medewerker

Ben jij een organisatorisch talent en zie je het als een uitdaging om de agenda van onze voorzitter te beheren en overlegmomenten efficiënt te plannen? Lees dan vooral verder! Het uitvoeringscluster Verscherpt Toezicht op gevoelige onderwijs-en onderzoeksgebieden zoekt versterking! Wij zijn op zoek naar een senior administratief medewerker die ons team komt versterken. In deze rol ben jij het eerste aanspreekpunt voor al onze administratieve taken. Je gaat aan de slag met het opstellen van conceptbesluiten en het versturen van belangrijke brieven. Daarnaast zorg je ervoor dat documenten en informatie op tijd in de juiste systemen worden verwerkt en beheer je onze gemeenschappelijke mailbox. Het afgelopen jaar zijn we ook bezig geweest met het professionaliseren van het uitvoeringscluster. We zijn gestart met het herzien van onze inhoud en processen, en nodigen jou uit om mee te denken over hoe we dingen anders kunnen doen. Jouw kritische blik en proactieve houding zijn onmisbaar in het verwezenlijken van verbetervoorstellen.

Je ondersteunt het uitvoeringscluster Verscherpt Toezicht. Dit houdt zich bezig met toezicht op studenten en onderzoekers in gevoelige gebieden. Het doel is te onderzoeken of er een relatie is met het Iraanse ballistische raketprogramma en om risico's op overtreding van EU-sancties tegen Iran te beoordelen. Daarnaast wordt onderzocht of opgedane kennis kan bijdragen aan Noord-Koreaanse activiteiten, zoals kernwapenontwikkeling. Vanaf 1 augustus 2024 wordt ook de focus gelegd op sancties tegen Rusland. Wil jij je administratieve vaardigheden inzetten om zo je steentje bij te dragen aan deze actuele en belangrijke onderwerpen, dan is deze functie perfect voor jou!

Functie-eisen

• Ervaring met het uitvoeren van administratieve en secretariële werkzaamheden.
• Aantoonbare affiniteit met coördinerende werkzaamheden.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands. Een goede en praktische beheersing van het Engels, zowel in woord als geschrift.

Daarbij zijn de volgende competenties belangrijk:

• Accuraat: je werkt zorgvuldig en signaleert verschillen;
• Samenwerken: je staat collega’s bij waar nodig en roept tijdig hulp van collega’s en/of anderen in;
• Flexibiliteit: je schakelt bij onverwachte omstandigheden over op een andere;
• Aanpak waardoor je wel tot het gewenste resultaat komt.

Arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek op niveau B maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure. We streven er naar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie. Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.
• Als je bent aangewezen als een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.
• Goed om te weten: deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.

Meer over de functiegroep Medewerker Verwerken en Behandelen

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het uitvoeringscluster Verscherpt Toezicht bestaat uit een Loket Kennisembargo (frontoffice) en de Taskforce Verscherpt Toezicht (backoffice). Het geheel is ondergebracht bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap in Den Haag. Momenteel bestaat het cluster uit een onafhankelijke voorzitter, een projectleider en een aantal collega’s die zaken behandelen. Wij zijn op zoek naar iemand die ons kan ondersteunen op administratief en secretarieel gebied die 16 tot 32 uur beschikbaar is. Voor het vervullen van deze functie is een veiligheidsonderzoek (B) verplicht. Het gaat in de eerste instantie om een tijdelijke functie van een jaar, bijvoorbeeld via detachering of een jaarcontract. Bij goed functioneren en wederzijdse tevredenheid is er een mogelijkheid tot verlenging van de aanstelling. Afhankelijk van jouw ervaring word jij ingeschaald op schaal 7 dan wel schaal 8.

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.