Directiesecretaresse

Organisatietalent gezocht! Ondersteun directeur en MT, houd overzicht in dynamiek en schakel moeiteloos. Jij denkt vooruit, regelt alles strak en maakt écht het verschil met jouw proactieve aanpak.

Directiesecretaresse

Dit ga je doen

Als directiesecretaresse zorg jij ervoor dat de directeur DIA en het MT optimaal ondersteund worden, zodat zij zich kunnen concentreren op hun kerntaken. Je bent communicatief, flexibel, snel van begrip en kunt goed omgaan met deadlines en tijdsdruk. Je bent succesvol door jouw klantgerichtheid en proactiviteit bij het:

• Ondersteunen van de directeur DIA met beheer van agenda en mailbox, zelfstandig afwegingen maken over opvolging/doorzetten van mails.
• Brede ondersteuning van het MT, o.a. planning en organisatie zoals complex agendabeheer en regelen van vergaderruimtes.
• Coördineren van het ondertekenproces, correspondentie routing en bijwerken van distributielijsten.
• Maken van interne en externe afspraken met diverse stakeholders.
• Notuleren van MT-vergaderingen en zorgen voor distributie, bewaken en opvolgen van actiepunten en deadlines.
• Digitaal zakendoen: aanmaken en bewaken van inkooporders en boeken van reizen.
• Organiseren en/of coördineren van evenementen en medewerkersbijeenkomsten in samenwerking met collega’s van DIA en andere afdelingen.
• Aanspreekpunt zijn voor facilitaire zaken en huisvesting, problemen oplossen of doorzetten naar de facilitaire dienst.

Hier ga je werken

Op loopafstand van station Utrecht Centraal bundelen ruim 300 collega’s van de afdeling Data, Innovatie & Analyse (DIA) hun krachten. Hier werkt een mix van ervaringen en persoonlijkheden, die elkaar graag opzoeken om met elkaar te sparren en kennis te delen. We werken zowel op kantoor als vanuit huis; in jouw rol verwachten we je minimaal 3 dagen per week op kantoor.

Dit zijn de eisen

• MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring als secretaresse;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk; goede beheersing van Engels;
• Gedegen kennis van en aantoonbare ervaring met Office 365 tooling, specifiek Teams, PowerPoint, Word, Excel en SharePoint;
• Aantoonbare ervaring met financiële processen, zoals inkooporders;
• Effectief en verbindend communiceren met managers en medewerkers; makkelijk schakelen tussen niveaus, hoge organisatiesensitiviteit;
• Goede contactuele vaardigheden, stressbestendigheid en collegialiteit;
• Netwerkvaardig en weet dingen gedaan te krijgen via formele en informele kanalen;
• Flexibele maar gestructureerde werkhouding; snel wisselende planning netjes uitvoeren;
• Snel schakelen, nauwkeurig werken en 3 stappen vooruit denken;
• Initiatiefrijke zelfstarter met goed organiserend vermogen;
• Ervaring met NS is een pré;
• Kennis en ervaring met Agile werken en bijbehorende rituelen is een pré.

Op NS kun je rekenen

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. De kernwaarden van NS zijn open en betrouwbaar. Wij gaan voor resultaat en willen vooruit.