Directiesecretaresse

Bij Hutchison Ports ECT Rotterdam is er op de ECT Delta terminal bij de afdeling HR & Services een vacature ontstaan voor de functie van directiesecretaresse.

Hutchison Ports ECT Rotterdam

Hutchison Ports ECT Rotterdam (ECT) is een toonaangevende containerterminal operator in Europa en speelt een belangrijke rol in de haven van Rotterdam. Met de ECT Delta terminal en de ECT Euromax terminal, beide gelegen op de Maasvlakte, verzorgen wij een groot deel van de containeroverslag in deze wereldhaven. Onze terminals zijn 24/7 in bedrijf.

Wat ga je doen als Directiesecretaresse?

Als directiesecretaresse ben je de rechterhand van de directeur HR & Services. Jij zorgt dat alles soepel verloopt: van het plannen en coördineren van vergaderingen tot het afhandelen van correspondentie, van het ontvangen van bezoekers tot het zorgvuldig beheren van vertrouwelijke informatie. Dankzij jouw georganiseerde aanpak blijft de dagelijkse administratie altijd op rolletjes lopen.

Je taken omvatten onder andere:

• Het opstellen van documenten, presentaties en toespraken op basis van de aangegeven richting
• Het zijn van de steun en toeverlaat die op basis van samenwerking zorgt dat de directeur beter functioneert
• Het inhoudelijk corrigeren van vertrouwelijke en (fout)gevoelige concept documenten, presentaties en toespraken zoals die door de directeur zijn gemaakt en zorgendat deze vervolgens in de ECT standaard worden gepresenteerd
• Het signaleren van en anticiperen op wat er leeft in de organisatie, het leveren van gevraagd en ongevraagd advies aan collega directiesecretaresses, collega’s en de directeur HR & Services
• Het voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen waarvan de directeur het voorzitterschap heeft. Alle betrokkenen adequaat informeren naar aanleiding van de vergaderingen. Het zelfstandig opvolging geven aan actiepunten en het stimuleren van het geven van opvolging aan actiepunten door de leden van de betreffende vergadering zodat acties doelmatig en tijdig worden afgehandeld
• Het indien nodig communiceren met aandeelhouders en overige leden van de Management Board
• Assisteren bij het waarborgen van de corporate governance & compliance zodat het bedrijf voldoet aan alle wettelijke verplichtingen en statuten
• Ondersteunt bij het beheren van de formele informatiestromen tussen Management Board, Commissarissen en Aandeelhouder
• Beheren en opmaken van governance gerelateerde documentatie, zoals het bijhouden van registers (o.a. KvK en UBO) en afwikkeling van jaarrekeningen in samenwerking met de juridische en financiële afdeling
• Het zelfstandig zorgen voor opvolging van afgestemde zaken
• Het ontvangen en screenen van inkomende e-mails en telefoongesprekken
• Het plannen, coördineren en bewaken van afspraken voor de directeur en het attenderen op de nakoming ervan
• Het voeren en beheren van alle relevante correspondentie en het, indien mogelijk, zelf afhandelen daarvan. De correspondentie bevat o.a. de correspondentie met de leden van de Management Board
• Het zorgdragen voor beschikbare informatie die geschikt is voor het gebruik door de directeur en toegankelijk is
• Het opzetten en beheren van het archief
• Het vervangen van collega directiesecretaressen bij afwezigheid.

Wat breng je mee naar de haven?

• Hbo werk- en denkniveau
• Opleiding minimaal havo en Schoevers/mbo secretarieel
• Uitgebreide ervaring als directiesecretaresse
• Uitgebreide kennis en ervaring met het gebruik van Pc’s en ondersteunende software systemen als Windows, Word, Excel en PowerPoint
• Volledige beheersing van de Nederlandse taal en twee moderne vreemde talen in woord en geschrift
• Goede kennis van de organisatie en haar product.

Waarom werken bij Hutchison Ports ECT Rotterdam?

Werken bij ECT betekent deel uitmaken van een professioneel en betrokken team. We hebben een no-nonsense mentaliteit. Dat laatste is misschien wel echt 'des havens'. De omgangsvormen zijn soepel, maar vragen een goed gevoel voor verhoudingen. ECT streeft ernaar om voorop te lopen in nieuwe ontwikkelingen en het continu verbeteren van de service en prestaties.

Geef je carrière een boost met onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden

• Aantrekkelijk salaris gebaseerd op kennis en ervaring
• Jaarlijks vakantiegeld van 1,3 keer het bruto basismaandsalaris
• Pensioenregeling
• Netto havenpensioen
• Vakantiedagen en de mogelijkheid tot het kopen van extra vakantiedagen
• Thuiswerkbeleid
• Je bouwt maandelijks een persoonlijk ontwikkelbudget op van 1% van je basismaandsalaris
• Collectieve zorgverzekering met aanvullend pakket en vergoeding
• Personeelsvoorziening pakket met kortingen op verzekeringen en extra's
• Je kunt gebruik maken van onze eigen sportruimte buiten je werkuren om.

Als onderdeel van de wervingsprocedure maakt Hutchison Ports ECT gebruik van een pre-employment screening door een extern bureau en wordt er een check in het Waarschuwingsregister Logistieke Sector gedaan. Een VOG is tevens onderdeel van de wervingsprocedure. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.